Будянская И.М. Документирование управленческой деятельности. Часть 1. Управленческий документ. Оформление и составление - файл n1.doc

Будянская И.М. Документирование управленческой деятельности. Часть 1. Управленческий документ. Оформление и составление
скачать (991 kb.)
Доступные файлы (1):
n1.doc991kb.13.10.2012 20:54скачать

n1.doc

  1   2   3   4   5   6   7   8


Министерство образования и науки Российской Федерации

федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования
«Пермский национальный исследовательский

политехнический университет»
КАФЕДРА МЕНЕДЖМЕНТА И МАРКЕТИНГА




УТВЕРЖДЕНО

на заседании кафедры

менеджмента и маркетинга

«____»___________2011 г.



ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Учебно-наглядное пособие

Часть 1

Управленческий документ. Оформление и составление





Составитель:

Ст. преподаватель

кафедры менеджмента и маркетинга

И.М.Будянская




Пермь 2011

Составитель: И.М.Будянская

УДК
Учебно-наглядное пособие Документирование управленческой деятельности. Часть 1. Управленческий документ. Оформление и составление

Рецензент:

Старший преподаватель кафедры «Менеджмента и маркетинга»

Н.И.Демидова
Методическое наглядное пособие утверждено на заседании кафедры «Менеджмента и маркетинга» «_____» ___________ 2011г.


Пермский государственный

технический университет

2011г.

СОДЕРЖАНИЕ

1. ДОКУМЕНТ И СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ 5

1.. Нормативно-правовая база делопроизводства 5

2.. Федеральное законодательство в сфере работы с документированной информацией 7

3.. Нормативно-методические документы по делопроизводству и организации архивного хранения документов 10

4.. Классификация в делопроизводстве 10

5.. Унификация и стандартизация в делопроизводстве 11

6.. Международные стандарты в области работы с документами 12

7.. Унифицированные системы документации 14

8.. Унифицированная система организационно-распорядительной документации 14

9.. Основные термины и определения в области документационного обеспечения управления 15

2. УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ 17

1.. Основные документы управления 17

2.. Краткий перечень видов и разновидностей документов 17

3. ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ 20

1.. Состав реквизитов документов 20

2.. Рекомендации по оформлению реквизитов документов 21

3.. Требования к бланкам документов 31

4. ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ 37

1.. Назначение и состав 37

2.. Учредительный договор 39

3.. Устав 39

4.. Положения 41

5.. Инструкции 45

6.. Должностная инструкция 46

7.. Структура и штатная численность 48

8.. Штатное расписание 49

9.. Договор 54

5. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ 56

1.. Постановление 57

2.. Решение 59

3.. Приказ 60

4.. Выписка 65

5.. Распоряжение 67

6.. Указание 69

6. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ 73

1.. Акт 73

2.. Протокол 79

3.. Докладная записка 89

4.. Служебная записка 89

5.. Объяснительные записки 94

6.. Справка 95

7.. Примерный перечень документов, заверяемых печатью организации 98

8.. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению 99

7. ДОКУМЕНТЫ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ 100

1.. Резюме 100

2.. Служебная характеристика 103

3.. Составление текста управленческого документа 104

4.. Способы записи текста документа 104

5.. Требование к тексту документа 104

6.. Особенности языка деловой документации 105

7.. Образцы синтаксических конструкций. Объяснение мотивов 105

8.. Языковые средства 106

9.. Культура письменной речи 107

10.. Типичные языковые ошибки в текстах деловой документации 107

11.. Типичные грамматические ошибки 108

12.. Употребление предлогов и предложных сочетаний 109

13.. Типичные лексические ошибки 109

14.. Ошибки при использовании фразеологизмов 110

15.. Нормы сочетаемости слов 110

16.. Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении 111

17.. Краткий словарь-справочник для составления текстов служебных документов 111

18.. Рекомендации по записи цифровой информации 116

19.. Элементы административного речевого этикета 117

20.. Редактирование делового текста 117

8. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 118

1.. Схема организации работы с документами 118

2.. Регистрация документов 118

3.. Хранение документов 121

4.. Электронный документооборот 124

5.. Работа с входящими документами 125

6.. Работа с исходящими и внутренними документами 127

7.. Разработка проекта документа 128

8.. Порядок согласования 128

9.. Корректировка содержания по результатам согласования 129

10.. Оформление документа 129

11.. Действия должностных лиц после получения подписанного (утвержденного) документа 129

12.. Подготовка исполненных документов к отправке 130

13.. Номенклатура дел 131

9. ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ 136

1.. Основные понятия делопроизводства 136

2.. Управленческая документация. Требования к составлению и оформлению, формуляр-образец, составление и расположение реквизитов 136

3.. Составление и оформления основных видов документов 137

4.. Организация документооборота 137

5.. Систематизация документов. Регистрация документов 138

6.. Контроль за исполнением документов 138

7.. Номенклатура дел. Организация текущего хранения документов 138

8.. Подготовка дел к архивному хранению 138

9.. Работа с документами, имеющими гриф конфиденциальности 138

10. ЛИТЕРАТУРА 139

1.. Основная литература 139

2.. Дополнительная литература 139


1.ДОКУМЕНТ И СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

1..Нормативно-правовая база делопроизводства


Документационное обеспечение управления (ДОУ) или делопроизводство (ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения») - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) или делопроизводство, представляют собой отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство основывается на нормативно-методической базе – комплексе нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними. Нормативное регулирование ДОУ охватывает все уровни управления.

Государственное регулирование делопроизводства осуществляет Федеральная архивная служба России (Росархив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (утв. Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. №552) и Положением о Федеральной архивной службе России (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. № 1562) осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.

Единые требования ко всем системам документации внедряются путём издания:

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях обеспечивается применением:

ГСДОУ устанавливает и закрепляет единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы со всеми документами в учреждениях в целях:

Состав управленческих документов организации определяется:

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать:

В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методическая база - документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб, подразделений и работников учреждений.

Нормативно-правовая база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя:

- законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;

- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства.

2..Федеральное законодательство в сфере работы с документированной информацией


Федеральные законы Российской Федерации являются актами высшей правовой значимости, и закрепленные в них нормы обязательны к применению в той области деятельности, на которую эти законы распространяются.

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149 – ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, а также при применении информационных технологий и обеспечении защиты информации.

В настоящем Федеральном законе используются следующие основные понятия:

  1. информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;

  2. информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов;

  3. информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;

  4. информационно-телекоммуникационная сеть - технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники;

  5. обладатель информации - лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам;

  6. доступ к информации - возможность получения информации и ее использования;

  7. конфиденциальность информации - обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя;

  8. предоставление информации - действия, направленные на получение информации определенным кругом лиц или передачу информации определенному кругу лиц;

  9. распространение информации - действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц;

  10. электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

  11. документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;

  12. оператор информационной системы - гражданин или юридическое лицо, осуществляющие деятельность по эксплуатации информационной системы, в том числе по обработке информации, содержащейся в ее базах

Для придания правового статуса электронным документам важны следующие нормы закона. Федеральный закон от 10.01.2002 №1 – ФЗ «Об электронной цифровой подписи», действие которого распространено на отношения, возникающие при совершении гражданско - правовых сделок.

Гражданский кодекс РФ устанавливает обязательность документирования, а также требования к форме и составу документов, создаваемых при совершении актов гражданских взаимоотношений. Кодекс содержит положение о возможности использования электронно – цифровой подписи при совершении сделок.

Уголовный кодекс РФ предусматривает ответственность за контрабанду утрату документов, содержащих государственную тайну, похищение или повреждение документов.

Кодекс РФ об административных правонарушениях относит несоблюдение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ в каждой организации обязательно должны создаваться такие локальные правовые акты, как коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об использовании и защите персональных данных.

Некоторые законодательные акты, устанавливающие порядок создания и деятельности организаций различных организационно – правовых форм, содержат положения о правилах составления и оформления ряда их основных документов. (Федеральный закон от 26.12.1995 № 208 – ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», Федеральный закон от 14.11.2002 № 161 – ФЗ « О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» и т.д.).

Федеральный закон от 01.06.2005 № 53 – ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» устанавливает, что русский язык как государственный язык Российской Федерации подлежит обязательному исполнению.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125 – ФЗ « Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности. Закон дал определение основным терминам в области архивного дела (в частности, архивный документ, архив, архивный фонд, экспертиза ценности документов, владелец и пользователь архивных документов).Этим законом к частной собственности отнесены архивные документы негосударственных организаций, а также созданные гражданами или законно приобретенные ими документы. Закон определяет обязанности в отношении архивных документов и устанавливает ответственность владельцев архивных документов (государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане) за их несоблюдение.

Федеральный закон от 29.07.2004 № 98 –ФЗ « О коммерческой тайне» регламентирует отнесение информации к коммерческой тайне, порядок передачи такой информации, охраны ее конфиденциальности в целях обеспечения баланса интересов обладателей этой информации и других участников, в том числе государства, на рынке товаров, работ, услуг и предупреждения недобросовестной конкуренции. Он определяет сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну. Закон распространяется на информацию, составляющую коммерческую тайну, независимо от вида носителя, на котором она зафиксирована, но не действует в отношении сведений, составляющих государственную тайну.

Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой органами государственной власти и иными государственными органами, органами местного самоуправления и иными муниципальными органами, юридическими и физическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональным т данными с использованием средств автоматизации.

3..Нормативно-методические документы по делопроизводству и организации архивного хранения документов


Общее методическое руководство в области архивного дела в России осуществляет Федеральное архивное агентство (Россархив), которое находится в ведении министерства культуры и массовых коммуникаций РФ. Ведущая научная организация в этой области – Всероссийский научно – исследовательский институт документоведения и архивного дела (В НИИДАД).

В течение многих лет одним из основных нормативных документов для делопроизводства служб всех государственных органов власти и управления, ведомств, организаций и предприятий была «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ). Этот документ установил единое требование к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. В связи с изменением нормативно-правовой базы ДОУ и совершенствованием технологий работы с документами никоторые нормы ГСДОУ в настоящее время уже устарели.

«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения» (последняя редакция 2000 г.) К сожалению его содержание в достаточное мере устарело.

В соответствии с законодательством об архивном деле сроки хранения документов устанавливают федеральные законы и иные нормативные правовые акты федерального уровня, а также перечни, которые разрабатывают федеральные органы исполнительной власти для собственных служб и подведомственных им организаций.

4..Классификация в делопроизводстве


В целях классификации информации была создана Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ), работа над которой продолжается и в наши дни. Задача системы состоит в разделении технико-экономической и социальной информации на группы объектов, а затем присвоение этим группам и объектам определенных кодов. Объекты классификации кодирования в ЕСКК ТЭСИ – технико-экономические объекты, используемые в различных областях деятельности народного хозяйства страны, и их свойства.

Было выделено 8 групп информации, шестая из которых информация об управленческой документации, показателях и единицах измерения.

Классификатор ЕСКК ТЭСИ – систематизированный свод (список) наименований и кодов классифицированных группировок и (или) объектов классификации.

Общероссийские классификаторы ТЭСИ относят к нормативным документам, они по своему статусу соответствую государственным стандартом РФ.

Наиболее часто для кодирования информации, содержащейся в управленческой документации, в настоящее время используют:

5..Унификация и стандартизация в делопроизводстве


Унификация документов – установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Цели унификации документов:

Стандартизация документов – форма юридического закрепления проведенной унификации.

Объекты унификации и стандартизации в управленческой деятельности:

Унифицированная форма документа; УФД: совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Категории УФД:

Классификация объектов осуществляется параллельно с унификацией их форм.

Национальные стандарты, входящие в систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД), нормативно упорядочивают информационные процессы, обеспечивающие доступ к информационным фондам.

В серию стандартов «Информационная технология» входит ГОСТ Р 52292 – 2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения», в котором закреплена терминология электронного обмена информацией.

Результатом классификации, унификации, стандартизации является создание:

6..Международные стандарты в области работы с документами


Международная организация по стандартизации (ИСО) представляет собой всемирную организацию национальных органов стандартизации.

Разрабатывают международные нормы и стандарты обычно технические комитеты ИСО.

Международный стандарт ИСО 5127-2001 «Информация и документация – словарь» содержит основные термины и определения, применяемые в сфере работы с информацией и документацией. Стандарт используют при разработке прикладных стандартов по информационным наукам, в том числе библиотечному делу, управлению документацией и архивному делу.

Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе установлены: форматы бумаги для документов (ИСО 216:1975); межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979); формуляр – образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (ИСО 3535:1977); основные требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990); принципы компоновки торговых документов (ИСО 6422:1985).

Проставляют даты и время в документах в соответствии с ИСО 8601:1988, оформляют конверты для корреспонденции – с ИСО 269:1985. Адрес на конвертах и письмах пишут, соблюдая положения ИСО 11180:1993.

Стандартизацией в области информационной деятельности, издательского дела, деятельности по индексированию и реферированию, практической деятельности библиотек, документационных и информационных центров, а также архивов занимается технический комитет ТС 46 «Информация и документация». Комитет ТС 46 и меет в своей структуре 4 подкомитета: подкомитет SC 4 «Техническое взаимодействие»; подкомитет SC 8 «Качество-Статистика и оценка технических характеристик»; подкомитет SC 9 «Идентификация и описание»; подкомитет SC 11 «Управление архивами/документами».

В целях стандартизации в сфере делопроизводства и архивного дела подкомитетом SC 11 разработаны 3 международных стандарта: 2 части ИСО 15489 – 2001 «Информация и документация – Управление документами» и первая часть стандарта ИСО 23081 «Информация и документация – Процессы управления документами – Метаданные документов».

ИСО 15489 определяет, что управление документами в организации включает в себя:

Организации должны определить и документально оформить политику в области управления документами.

Ответственность

Стандарт устанавливает, что:

На международном уровне действуют

7..Унифицированные системы документации


Унифицированная система документации (УСД): система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Перечень унифицированных систем (УС) документации, входящих в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД):

УС организационно-распорядительной документации;

УС первичной учетной документации;

УС банковской документации;

УС финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

УС отчетно-статистической документации;

УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия;

УС документации по труду;

УС документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

УС внешнеторговой документации.

К унифицированной системе организационно - распорядительной документации (УСОРД) относят распорядительные, организационные, информационно – справочные документы и документацию по трудовым отношениям. В ней каждой унифицированной форме документа (УДФ – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенных порядке на носителе информации) присвоен определенный ко в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

8..Унифицированная система организационно-распорядительной документации


Документация по созданию организации, предприятия.

Документация по реорганизации организации, предприятия.

Документация по ликвидации организации, предприятия.

Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий.

Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия.

Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия.

Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия.

Документация по приему на работу.

Документация по переводу на другую работу.

Документация по увольнению с работы.

Документация по оформлению отпусков.

Документация по оформлению поощрений.

Документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

9..Основные термины и определения в области документационного обеспечения управления


Делопроизводство; документационное обеспечение управления: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ; документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

Подлинник документа: первый или единичный экземпляр официального документа.

Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Копия документа: документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Заверенная копия документа: копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Документирование: запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Унификация документов: установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Унифицированная система документации; УСД: система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной деятельности.

Организационно-распорядительный документ: вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Реквизит документа: обязательный элемент оформления официального документа.

Формуляр документа: набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец документа: модель документа построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Стандартизация документов: форма юридического закрепления проведенной унификации.

Дело: совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещённые в одну папку.

Оформление дела: подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Внутренняя опись документов дела: учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров, индексов, названий, дат, номеров листов.
  1   2   3   4   5   6   7   8


Учебный материал
© bib.convdocs.org
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации