Инструкция. Правила составления и оформления документов. Организация документооборота - файл n1.doc

Инструкция. Правила составления и оформления документов. Организация документооборота
скачать (362 kb.)
Доступные файлы (1):
n1.doc362kb.13.10.2012 21:45скачать

n1.doc












УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

______________




Введен в действие Приказом № _____

от «____» ___________201__г.





Инструкция

Правила составления и оформления документов. Организация документооборота




Область бизнес-процессов:







Должность

ФИО

Подпись

Дата

Согласовал













Согласовал













Согласовал













Согласовал













Разработал















текущей редакции документа:

1

в Реестре регламентов Компании:




Подразделение, ответственное за процесс/деятельность:






Содержание


1.1. Общие положения 4

1.2. Прием, обработка и регистрация поступающих документов 7

1.3. Правила подготовки и оформления документов общества 8

3.1 Общие требования по оформлению документов 8

3.2 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 13

3.2.1 Основные термины и определения 13

3.2.1 Основные термины и определения 13

3.2.2 Оформление приказов и распоряжений 14

3.2.2 Оформление приказов и распоряжений 14

3.2.3 Согласование приказов и распоряжений 17

3.2.3 Согласование приказов и распоряжений 17

3.2.4 Подписание, регистрация приказов и распоряжений 18

3.2.4 Подписание, регистрация приказов и распоряжений 18

3.3 Порядок оформления, согласования положений, правил, инструкций 18

3.4 Подготовка и оформление, согласование, регистрация протоколов 19

3.4.1 Оформление Общих протоколов 19

3.4.1 Оформление Общих протоколов 19

3.4.2 Оформление Производственных протоколов 22

3.4.2 Оформление Производственных протоколов 22

3.5 Подготовка и подписание акта 23

3.6 Записки (докладные, служебные, объяснительные) 24

3.7 Порядок подготовки и оформления, согласования, регистрации исходящего письма 24

3.7.1 Порядок подготовки и оформления исходящего письма 24

3.7.1 Порядок подготовки и оформления исходящего письма 24

3.7.2 Визирование и согласование исходящего письма 27

3.7.2 Визирование и согласование исходящего письма 27

3.7.3 Подписание исходящего письма 27

3.7.3 Подписание исходящего письма 27

3.7.4 Регистрация исходящего письма 28

3.7.4 Регистрация исходящего письма 28

1.4. Организация документооборота и контроль исполнения документов 29

4.1 Организация документооборота 29

4.2 Организация контроля управленческих решений 29

4.4 Контроль исполнения документов и поручений 30

4.5 Ответственность за неисполнение решений (поручений) 31

4.6 Составление номенклатур дел 31

4.7 Хранение документов 31

Перечень документов, не подлежащих регистрации 33

Индексы структурных подразделений АУП 34

Перечень документов, подлежащих утверждению 35

Перечень документов, на которые ставится печать 36

Заключения и отзывы. 36

Исполнительные листы. 36

Командировочные и другие служебные удостоверения. 36

Нормы - расхода. 36

Положения - об организациях. 36

Счета-фактуры, налоговые декларации, бухгалтерские балансы, заявления в налоговые органы. 36

Соглашения. 36

Трудовые книжки. 36

Уставы организаций. 36

Характеристики. 36

Штатные расписания. 37

Образец бланка письма 37

Образец бланка приказа 38

Образец бланка распоряжения 39

Образец оформления письма 41

Образец оформления служебной записки 42

Образец оформления Общего протокола 43

Образец оформления выписки из протокола 44

Образец оформления Производственного протокола 45

Образец оформления акта 46

Образец оформления объяснительной записки 48

Образец оформления справки 49

Образец заявления 50

ЛИСТ регистрации изменений 51




    1. Общие положения


1.1 Настоящая Инструкция «Требования к оформлению документов. Организация документооборота» (далее – Инструкция) является нормативным документом, устанавливающим систему документирования и организации работы с документами в ОАО «Суперфирма» в процессе осуществления функций управления и определяет основные правила подготовки, оформления, прохождения и контроля исполнения документов.

1.2 Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех сотрудников ОАО «Суперфирма».

1.3 В настоящей Инструкции используются термины и сокращения приведенные в таблице 1.
Таблица 1


Термин/сокращение

Определение термина / расшифровка сокращения

Общество

ОАО «Суперфирма»

Документ

Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документооборот

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.

Реквизит документа

Обязательный элемент оформления официального документа (эмблема организации, наименование и справочные данные организации, дата документа, адресат и др.).

Регистрационный номер документа

Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Приказ

Правовой акт, издаваемый генеральным директором или иным уполномоченным должностным лицом Общества в целях разрешения основных и оперативных задач.

Распоряжение

Документ, издаваемый генеральным директором и функциональными руководителями в целях разрешения оперативных вопросов, который имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.

Служебное письмо


Документ, используемый для внешней переписки, с целью решения перспективных и текущих задач в управлении предприятием.

Продолжение таблицы 1

Термин/сокращение

Определение термина / расшифровка сокращения

Служебная записка

Форма внутренней деловой переписки между подразделениями предприятия или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Докладная записка

Документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса.

Акт

Документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

Междустрочный интервал

Расстояние между двумя строками. В Word 1межстрочный интервал равен значению «Одинарный», которое выставляется в меню «Главная/ Абзац/ Отступы и интервалы/ Интервал/ межстрочный».


1.4 Настоящая Инструкция разработана в соответствии с нормативными документами, приведенными в таблице 2.
Таблица 2


Нормативные документы

Внешние

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена решением коллегии Главархива СССР от 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 23.05.1988 N 33)

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Инструкция по делопроизводству, утверждена Указом Губернатора Красноярского края от 05.12.2006 № 131-уг

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти, утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536

ГОСТ 1.5-2001 «Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению»

Продолжение таблицы 2

Нормативные документы

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержден Федеральной архивной службой России от 06.10.2000г.

Основные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002г.

Федеральный Закон от 22.10.2004г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

Положение о порядке и сроках хранения документов Акционерных обществ, утверждено Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс

Внутренние

СМК 009 Управление организационно-распорядительной документацией (ОРД)



1.5 Служебные документы, а также их проекты на стадии подготовки в отделах и службах являются конфиденциальными.

Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.6 Ответственность за соблюдение требований системы делопроизводства возлагается на генерального директора Общества.

1.7 Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядок работы с документами в структурных подразделениях, отделах и службах возлагается на их руководителей.

1.8 Перед уходом в отпуск или выездом в командировку, при увольнении или переходе на работу в другое подразделение сотрудники обязаны передать находящиеся у них на исполнении документы другому сотруднику отдела по указанию руководителя структурного подразделения.

1.9 Экземпляр настоящей Инструкции выдается каждому руководителю и специалисту под расписку.

1.10 Электронные варианты бланков документов, приведенных в приложениях к данной Инструкции, расположены на общекорпоративном диске по адресу: T:\Секретарь\Формы документов.

    1. Прием, обработка и регистрация поступающих документов


Данная Инструкция устанавливает единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходят экспедиционную обработку, т.е. независимо от адресата, корреспонденция передается в приемную для внесения в регистрационную базу данных, чтобы зафиксировать сам факт и время поступления документов.
2.1 Прием всей корреспонденции осуществляется специалистом-координатором.

Прием корреспонденции, поступающей в нерабочее время, осуществляется работниками службы охраны и передается в приемную до 10 часов следующего рабочего дня.

2.2 До вскрытия корреспонденции проверяется правильность ее доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция должна быть передана сотруднику почтового отделения.

2.3 Не вскрывается корреспонденция, имеющая гриф «лично», а также адресованная общественным организациям (профсоюзным и др.).

При вскрытии корреспонденции упаковка (конверты) уничтожается, исключения делаются только в следующих случаях:

- в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;

- в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;

- если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) грифа «лично» не было;

- корреспонденция получена из судов и иных государственных органов.

2.4 Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые на предприятии, так и поступающие.

Перечень документов, не подлежащих регистрации, приведен в приложении № 1 настоящей инструкции.

2.5 Документы регистрируются в электронном виде (Журнале).

При журнальной системе регистрации устанавливается минимум обязательных реквизитов: порядковый номер поступившего документа, дата поступления, номер и дата (исходящие) поступившего документа, автор и его адрес, содержание документа, кому направлен.

2.6 На поступающих документах проставляется отметка штампом, включающая наименование организации, порядковый номер поступления, дату поступления и при необходимости количество листов. Регистрационные штампы ставятся на первом листе документа, в правом углу нижнего поля.

Если корреспонденция не вскрывается, то штамп может ставиться на конвертах и упаковке пакетов. При получении документов с сопроводительным письмом целесообразно дублирование регистрационных штампов на письме и первом листе приложения.

2.7 Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение руководителю в течение рабочего дня.

2.8 При назначении в резолюции руководителя нескольких исполнителей, документ (подлинник) передается главному исполнителю (его фамилия в резолюции первая), а ксерокопии – другим исполнителям.

2.9 Документ передается исполнителю под роспись.

2.10 Все исходящие документы отправляются в день их получения (документы, переданные на отправку по почте, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня). На документе проставляется номер, который состоит из индекса отдела и исходящего порядкового номера.


    1. Правила подготовки и оформления документов общества



Деятельность Общества обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации.

Общество издает приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы, иные документы.

Установленные указанными актами требования и правила могут быть отменены или изменены только путем издания новых распорядительных актов. Запрещается применять в этих целях такой вид документов, как письма.
3.1 Общие требования по оформлению документов
3.1.1 Документы оформляются на бланках установленной формы с продольным (исходящие письма, служебные записки) и общим (приказы, распоряжения, протоколы, докладные записки) расположением реквизитов.

Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

3.1.2 При подготовке документов следует применять текстовый редактор MS Word 97/2000/XP/2003-2007 с использованием шрифта Times New Roman размером N 12, 14 - для оформления связного текста и размером № 12 - для оформления табличных материалов.

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал.

Абзацный отступ должен быть одинаковым по всему тексту документа и равен значению 1,25 см, которое выставляется в поле «Отступ/первая строка» в меню «Абзац/ Отступы и интервалы».

Внутренние документы могут быть написаны от руки (заявление, объяснительная записка).

3.1.3 Каждый напечатанный лист документа должен иметь следующие размеры полей:

левое – от 2,5 до 3 см;

правое – от 1 до 1,5 см;

верхнее и нижнее – не менее 2 см.

3.1.4 При оформлении текста документа более чем на двух страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Первая страница документа не нумеруется. Порядковые номера страниц проставляются в нижнем правом углу страницы арабскими цифрами без слов «страница» либо «стр.».

Приложения (более одного листа) обязательно нумеруются, начиная со второго листа. Приложения нумеруются самостоятельной нумерацией, отдельной от основного документа.

Если в тексте документа идет ссылка на регистрационный номер, знак № и цифры номера разделяются пробелом.

В целях единообразного оформления реквизитов документов Общества устанавливаются требования к составлению и расположению отдельных реквизитов документов:

3.1.5 Датой документа является:

дата его подписания должностным лицом (приказ, распоряжение, письмо и др.);

дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт);

дата утверждения (план, отчет).

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

Дата документа проставляется на документе цифровым либо словесно-цифровым способом в последовательности:

день месяца, месяц – двумя арабскими цифрами с заменой отсутствующей цифры нулём;

год – четырьмя арабскими цифрами.

День месяца, месяц и год разделяются между собой точками, например: 06.03.2010.

Допускается (но не рекомендуется) словесно-цифровой способ оформления даты с добавлением слова «год» в соответствующем падеже без сокращения, либо с сокращением до первой буквы. Слово «год», либо сокращенное «г.» и цифры года разделяются пробелом,

например: 17 сентября 2009 года или 17 сентября 2009 г.

В целях единообразного оформления даты в тексте одного документа следует использовать только цифровой способ написания даты либо словесно-цифровой.

3.1.6 Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер на документах, оформленных на бланках Общества, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. Регистрационный номер документа, созданного совместно двумя и более организациями (например, договор), состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.1.7 Заголовок к тексту документа составляется ко всем документам (за исключением телеграмм) размером шрифта № 10, 12 и печатается жирным шрифтом от левой границы текстового поля.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание документа и отвечать на вопрос «О чем?»:

«О внесении…», «О создании…», «О направлении…», «О введении в действие…», «Об утверждении…».

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Первое слово в заголовке пишется с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится.

3.1.8 Текст документа несет основное смысловое содержание документа, в связи с чем должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Текст отделяется от заголовка одной или двумя пустыми строками с использованием шрифта Times New Roman размером N 12,14, выравнивается по ширине.

В текстах документов должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины.

Текст должен быть разделен на абзацы. Каждая новая мысль должна начинаться с абзаца. При делении текста на абзацы, абзацный отступ начинается на расстоянии 1,25 см (пять печатных знаков) от левой границы текстового поля. В случаях, когда абзацы следуют в тексте после двоеточия, их начало оформляется без тире, других знаков, их отделяют друг от друга с помощью точки с запятой.

Тексты документов оформляют в виде грамматически связного текста, таблицы или в виде соединения этих структур.

При необходимости разделения текста документа на составные части (разделы, подразделы, пункты) их следует нумеровать арабскими цифрами. Например, номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела, пункта, разделяемых точками: 1.1.3.

3.1.9 Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Отметка о наличии приложения от текста документа межстрочными интервалами не отделяется и печатается без абзацного отступа.

В случае если ссылка на приложение идет по тексту, слово «приложение» пишется с маленькой буквы и оформляется следующим образом:
Выплатить премию сотрудникам, согласно приложению № 1.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то перечисляют наименование, количество листов и экземпляров каждого документа. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложения: 1. Штатное расписание на 3 л. в 2 экз.

2. Пояснительная записка к штатному расписанию на 4 л. в 2 экз.
В случае приложения к документу материалов в электронном виде, об этом делается отметка, например:
Приложение: на 5 л. в 1 экз. и 3 файла на магнитном носителе.
На самом приложении к документу отметка о наличии приложения проставляется в правом верхнем углу первого листа, и печатают от границы верхнего поля строчными буквами (за исключением первой буквы) через 1 межстрочный интервал без кавычек с указанием знака «№», например:
Приложение № 2

к протоколу заседания

приемной комиссии

от ___.___.201_ № ___
3.1.10. Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 строками (под отметкой о наличии приложения). Подпись состоит из полного наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы имени, отчества и фамилия), при этом расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Рекомендуется оформлять жирным шрифтом, но допускается оформление обычным начертанием, Times New Roman размером N 12,14. Если документ подготовлен на бланке Общества, установленной формы, то наименование должности лица, подписывающего документ, производится без указания элементов, имеющихся на бланке (без названия организации), например:

Генеральный директор личная подпись И.И. Васильев



Не допускается подписание документа, на котором обозначены должность и фамилия одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога «за» или косой черты перед наименованием должности).
При подписании документа несколькими лицами разных по рангу (статусу) должностей подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Генеральный директор личная подпись И.И. Васильев


Главный бухгалтер личная подпись С.В. Бачкова



При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Генеральный директор Глава администрации

ОАО «Суперфирма» Рыбинского района
____________И.И. Васильев ________С.М. Колесов
Внесение в подписанные документы исправлений, правок не разрешается.

3.1.11. Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, инициалы имени, отчества исполнителя, номер его телефона (городской с кодом города и внутренний) и печатается шрифтом Times New Roman размером N 10 без слов «Исп.» и «тел». Располагается на лицевой стороне последнего листа документа в нижнем углу у левой границы текстового поля в две строки, например:

Федорин Андрей Викторович

391-221-69-73
3.1.12. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек и без двоеточия.

Все составные части этого реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 10 см и ограничивается правым полем.

При утверждении документа руководителем гриф утверждения документа состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», полного наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО «Суперфирма»

_____________И.И. Васильев

(личная подпись)

«__»__________ 201_ года
При утверждении документа несколькими руководителями их подписи располагают на одном уровне двумя вертикальными рядами.

При утверждении документа правовым актом, другим документом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН (О, Ы, А)», наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и регистрационного номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Протоколом конкурсной

комиссии

от ___.___.201_ № _____
Слова «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕН (О, Ы, А)» печатаются прописными буквами.

Слово «УТВЕРЖДЕН» согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения, например:

положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
3.2 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов


        3.2.1 Основные термины и определения


3.2.1.1 К основным распорядительным документам Общества относятся приказы и распоряжения.

3.2.1.2 ПРИКАЗ – правовой акт, издаваемый генеральным директором или иным уполномоченным должностным лицом Общества в целях разрешения основных и оперативных задач.

Приказы по основной деятельности издаются по наиболее важным и принципиальным вопросам деятельности Общества, требующим правового оформления, например:

- распределение полномочий между руководителями Общества;

- предоставление права подписи должностным лицам Общества определенных видов документов;

- введение в действие нормативных документов (инструкций, положений, регламентов);

- утверждение структуры и штатного расписания Общества (внесение изменений) и др.

Приказами по личному составу оформляются трудовые отношения с сотрудниками Общества на работу, перевод, увольнение, направление в командировку, предоставление отпусков, поощрения, наложения взыскания, изменение фамилии.

3.2.1.3 РАСПОРЯЖЕНИЕ - правовой акт, издаваемый руководителем или главным специалистом Общества в пределах возложенных на них функций, компетенции и предоставленных прав, определенных в Положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях, иных распорядительных документах Общества.

Порядок издания и оформления распоряжений аналогичен порядку издания и оформления приказов по основной деятельности.


      1. Оформление приказов и распоряжений


3.2.2.1 Проекты распорядительных документов разрабатываются сотрудниками структурных подразделений Общества по поручению генерального директора, руководителей подразделений или по собственной инициативе.

Ответственность за подготовку распорядительных документов возлагается на руководителей структурных подразделений.

3.2.2.2 Приказ или распоряжение оформляется с использованием электронной версии утвержденного специального бланка в соответствии с приложениями № 6 и № 7.

Обязательными реквизитами приказа/распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (приказ/распоряжение), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования.

3.2.2.3 Заголовок к тексту приказа/распоряжения печатается под реквизитами бланка слева над текстом документа, жирным шрифтом Times New Roman размером N 10, 12. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа/распоряжения и отвечать на вопрос « о чем? », начинаться с предлогов «О» или «Об». Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.

3.2.2.4 Текст приказа/распоряжения должен быть предельно кратким, его суть - изложена четко и должна исключать возможность двоякого толкования.

Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами и, как правило, подразделяется на преамбулу (констатирующую часть, обоснование) и распорядительную часть.

Текст приказов, распоряжений и приложения к ним выравниваются «по ширине» строки.

Не допускаются разрывы при переходе на новую строку:

- в названиях предприятий;

- инициалов от фамилии;

- знака № от самого номера, написанного цифрами;

- даты или года от слов «год», «г.» или «гг.».

В констатирующей части излагаются цели и задачи предполагаемых действий или дается ссылка на документ или нормативный правовой акт, являющийся основанием для издания приказа/распоряжения. Преамбула должна начинаться словами «В целях», «Во исполнение», «В соответствии с», «В связи» и завершаться запятой, после которой следует распорядительная часть.

Текст распорядительной части приказа/распоряжения должен начинаться словами, которые отделяются от преамбулы (констатирующей части) и указаний выполнения поручений 1 межстрочным интервалом, печатаются отдельной строкой прописными буквами (без разрядки) от границы левого поля:

приказа - «ПРИКАЗЫВАЮ:»;

распоряжения - «ОБЯЗЫВАЮ:», «СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ:»,

которые завершаются двоеточием, затем в повелительной форме указывается кому, в какие сроки и какие действия предписывается выполнить. Если срок выполнения поручения с указанием конкретной даты прописывается по тексту, то он отделяется с обеих сторон запятыми, например:
Руководителям структурных подразделений, в срок до 03.04.2010, представить листы ознакомления с настоящим приказом в приемную.
Если предложение начинается с указанием срока выполнения поручения, то он отделяется запятой с одной стороны, например:
В срок до 03.04.2010, руководителям структурных подразделений представить листы ознакомления с настоящим приказом в приемную.
Распорядительная часть приказа/распоряжения предусматривает обязательное наличие следующих составляющих:

- полное наименование структурного подразделения, которому предписывается выполнение поручения;

- фамилия и инициалы имени, отчества руководителя, возглавляющего структурное подразделение.

Фамилия указывается в именительном падеже, инициалы пишутся после фамилии, фамилия и инициалы заключаются в круглые скобки;

- конкретное задание;

- срок выполнения поручения с обязательным указанием конкретной даты.

Если распорядительная часть приказа/распоряжения содержит несколько решений или выводов, её разбивают на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Нумерации пунктов оформляем следующим образом:

1.

1.1.

1.2.

1.3. и т.д.

2.

2.1.

2.2.

2.3. и т.д.

Текст после цифры с точкой всегда начинается с большой буквы, при этом между пунктами ставится точка, а подпункты отделяются друг от друга точкой с запятой. Каждый пункт (подпункт) начинается с абзацного отступа.

3.2.2.5 Последний пункт распорядительной части приказа/распоряжения должен содержать поручение должностному лицу, на которое возлагается контроль его исполнения в целом. Контроль также может возлагаться на конкретное должностное лицо Общества по пунктам распорядительной части приказа/распоряжения. При этом необходимо учитывать, что статус контролирующего должностного лица должен быть выше должности исполнителя, которому в тексте приказа/распоряжения дается поручение.

3.2.2.6 При подготовке проекта распорядительных документов на нескольких страницах применяется нумерация второй и последующих страниц и оформляется в соответствии с пунктом 3.1.4 настоящей Инструкции.

3.2.2.7 Если приказ/распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами: «Признать утратившим силу», при этом необходимо иметь в виду или конкретный пункт, или документ в целом. В случае внесения принципиальных изменений в распорядительные документы рекомендуется не вносить изменения, а отменять их полностью.

3.2.2.8 Подпись отделяется от текста 2-3 строками и оформляется в соответствии с пунктом 3.1.10 настоящей Инструкции.

В ряде случаев должностное лицо, подписывающее документ, оставляет за собой контроль над исполнением настоящего приказа/распоряжения.

3.2.2.9 Приказы, как и распоряжения, могут иметь приложения. На приложениях проставляется отметка о приложении. Приложения обозначают арабскими цифрами.

В случае ссылки на приложение, необходимо руководствоваться пунктом 3.1.9 настоящей Инструкции.

В приложениях к распорядительному документу на первом листе, в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение № 2

к приказу от ___.___. 201_ №___
3.2.2.10  Фамилия, инициалы имени, отчества исполнителя, внутренний номер его телефона отделяется от подписи руководителя 5-6 строками и печатается шрифтом Times New Roman размером N 10 без слов «Исп.» и «тел». Располагается на лицевой стороне последнего листа приказа/распоряжения от левой границы текстового поля в одну строку, например:

Лавренюк Е.В. 299-71-01
3.2.2.11 Приказ/распоряжение оформляется в одном экземпляре и является подлинником.

3.2.2.12 Образец оформления распорядительных документов приведен в приложении № 6 и приложение № 7 к настоящей Инструкции.


      1. Согласование приказов и распоряжений


3.2.3.1 Согласованию подлежат все приказы и распоряжения по основной деятельности, подготовленные структурными подразделениями Общества/филиалами.

3.2.3.2. Исполнитель контролирует сроки согласования распорядительных документов. Согласование осуществляется в кратчайшие сроки, но не более 2-х рабочих дней.

При наличии у визирующего лица замечаний или дополнений, они излагаются на отдельном листе, подписываются, прилагаются к проекту приказа/распоряжения и направляются исполнителю. Незначительные замечания, не носящие принципиального характера, согласовываются непосредственно с исполнителем (устно или письменно) в рабочем порядке в течение одного рабочего дня.

Исполнитель несет персональную ответственность за соблюдение порядка согласования распорядительных документов, в том числе, за информирование всех визирующих о замечаниях и дополнения, внесенных в распорядительный документ в ходе его доработки.

3.2.3.3 Все визы согласования на приказе/распоряжении получает ответственный исполнитель.

3.2.3.4 Согласование приказа/распоряжения осуществляется путем визирования, где проставляется должность, личная подпись ответственного лица и ее расшифровка (фамилия, инициалы имени, отчества визирующего), а также указывается дата.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

3.2.3.5. Документы, оформленные с нарушением настоящей Инструкции, однако, поступившие на регистрацию в приемную с визами или подписью руководителей, подлежат возврату исполнителям на доработку.


      1. Подписание, регистрация приказов и распоряжений


3.2.4.1 Прошедший процедуру согласования проект приказа/распоряжения передается на подпись руководителю или лицу, официально исполняющему обязанности руководителя, только через приемную.

3.2.4.2 Датой приказа/распоряжения является дата его подписания или утверждения.

Дата приказа/распоряжения оформляется цифровым способом и проставляется справа, при этом первая цифра даты ограничивается правым полем.

Дату приказа/распоряжения оформляют в соответствии с пунктом 3.1.5 настоящей Инструкции.

3.2.4.3 Регистрационный номер распорядительного документа размещается справа от название вида документа (приказ/распоряжение). Регистрационный номер состоит из порядкового номера, который может дополняться литерным индексом.

3.2.4.4 После регистрации приказа/распоряжения исполнитель знакомит, под роспись, сотрудников с данным документом.
3.3 Порядок оформления, согласования положений, правил, инструкций
3.3.1 Положение принимается в случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Общества.

В правилах устанавливаются требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или применения положений, правовых актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые генеральным директором; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

3.3.2 Порядок оформления и согласования проекта положения (правил, инструкции) соответствует п. 3.1, 3.2.2, 3.2.3 настоящей Инструкции.

3.3.3 Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?».

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия- заголовки. Заголовки печатают с абзацного отступа, с прописной буквы, жирным шрифтом, высоту заголовка принять равной высоте основного текста документа.

Расстояние между заголовком и текстом составляет одну пустую строку.

После номера раздела, подраздела, пункта и подпункта точку не ставят, а отделяют от текста положения (правил, инструкций) пробелом.

3.3.4 Оформление таблиц, графических материалов, формул, ссылок выполнить в соответствии с ГОСТ 1.5-2001 «Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению».
3.4 Подготовка и оформление, согласование, регистрация протоколов
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания, собрания). Подготовка текста возлагается на секретаря совещания и должностных лиц подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.

По назначению Протоколы разделяют на:

  1. Общие протоколы (протоколы совета директоров, выездные совещания и пр.);

  2. Производственные (протоколы рабочих совещаний, планерки Института и др.).




        3.4.1 Оформление Общих протоколов


3.4.1.1 Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола и имеют следующие реквизиты:

наименование вида документа - слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами, жирным шрифтом Times New Roman размером N 12,14 и выравнивается по центру;

вид заседания, совещания - располагается под наименование вида документа и выравнивается по центру;

дата и порядковый номер (индекс) протокола располагаются на одной строке и оформляются аналогично пунктам 3.1.5, 3.1.6 настоящей Инструкции;

место проведения заседания, совещания - печатается через 1 строку центрованным способом ниже реквизита «дата и порядковый номер».

Вид заседания, совещания трактует понятие «краткое содержание документа» и должен отвечать на вопрос «о чем говорится в документе?». Однако протокол, как правило, отражает несколько разноплановых вопросов. Поэтому заголовок к тексту любого протокола должен отвечать на вопрос «чего?», содержать указание вида коллегиальной деятельности (собрания, заседания и др.) и название коллегиального органа в родительном падеже, например:
ПРОТОКОЛ

заседания бюджетного комитета

или

ПРОТОКОЛ

производственного совещания
3.4.1.2 Текст протокола четко структурирован. Независимо от вопросов, включенных в повестку дня заседания или совещания, хода их обсуждения, принимаемых решений, текст протокола должен состоять из определенных частей, расположенных в одинаковой последовательности.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части оформляются следующие реквизиты:

- Председатель или Председательствующий;

- Секретарь;

- Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

- Повестка дня;

- Докладчики по каждому пункту повестки дня.

Слова «Председательствовал» или «Председатель» и «Секретарь» печатаются от границы левого поля с прописной буквы и размещаются на 2 строки ниже реквизита «дата и номер». После двоеточия указывают инициалы имени, отчества и фамилии, например:
Председатель: И.И. Васильев

Секретарь: И.И. Васильева
Слово «Присутствовали» печатается через 2 строки от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие. Затем в алфавитном/иерархическом порядке печатаются фамилии и инициалы присутствовавших, например:
Присутствовали: Н.А. Амосова, С.В. Бачкова………………………..

Слова «ПОВЕСТКА ЗАСЕДАНИЯ» располагаются на 2 строки ниже списка участников от границы левого поля прописными буквами в конце ставится двоеточие.

Далее с абзацного отступа печатается формулировка вопроса с прописной буквы, указывается форма его представления (доклад, отчет, сообщение, информация), приводятся инициалы имени, отчества, фамилия, наименование должности докладчика. При наличии в повестке заседания нескольких вопросов они нумеруются арабскими цифрами с точкой.

Основная часть текста протокола включает вопросы, рассматриваемые на заседании, и принятые по ним решения и размещается через 2 межстрочных интервала ниже повестки заседания.

Слово «СЛУШАЛИ» печатается после номера вопроса в повестке дня прописными буквами. Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер соответствующего раздела (вопроса повестки дня). Остальные части (ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ) не нумеруются. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа указывают фамилию и инициалы имени, отчества докладчика, далее через тире - краткое содержание его доклада (с прописной буквы). Если текст доклада прилагается, делается пометка: «текст доклада прилагается», например:
2. СЛУШАЛИ:

Штепа Н.Б. – Текст доклада прилагается.
Слово «ВЫСТУПИЛИ» печатается прописными буквами от границы левого поля. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа с новой строки указывают фамилии и инициалы имени, отчества выступивших по данному вопросу, далее через тире - краткое содержание их выступлений (с прописной буквы). Если текст выступления прилагается к протоколу, то делается пометка: «текст выступления прилагается».

Каждый раздел завершает принятое решение по данному вопросу. Оно записывается после слова «РЕШИЛИ» или «ПОСТАНОВИЛИ», которые имеют равноценное значение.

Слово «РЕШИЛИ» или «ПОСТАНОВИЛИ» печатается прописными буквами, далее через двоеточие с абзацного отступа следует изложение решения (с прописной буквы). Решения должны быть краткими, точными, не допускающими двоякого толкования. Если решение по вопросу повестки дня состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками.

Текст пунктов решения излагается с использованием неопределенной формы глагола (например: возложить, поручить, организовать и т.д.).

Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ.

Решения в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования, например:
Результаты голосования: «ЗА» - 10 голосов; «ПРОТИВ» - 4 голоса; «ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» - нет. Решение принято большинством голосов.

либо: Решение принято единогласно.
Решения могут носить распорядительный характер с указанием на дальнейшие действия, отвечающего на вопрос «что сделать?», указанием исполнителя (ответственного за исполнение) и срока исполнения.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола (после соответствующего протокольного решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

3.4.1.3 Протокол подписывается председателем и секретарем заседания (совещания, собрания). Юридическую силу протокол приобретает только при наличии этих двух подписей.

Подписи располагают от границы левого поля, отделив от текста 3 межстрочными интервалами в соответствии с пунктом 3.1.10 настоящей Инструкции, например:
Председатель личная подпись И.О. Фамилия



Секретарь личная подпись И.О. Фамилия



3.4.1.4 Датой протокола является дата заседания.

Протокол является внутренним распорядительным документом, поэтому его удостоверения печатью не требуется.

Копия протокола рассылается всем участникам совещания, а ответственным исполнителям по конкретным вопросам, не присутствовавшим на совещании, направляется выписка из протокола, которая включает лишь необходимую для выполнения поручения информацию.

3.6.5 Образец составления протокола и оформления выписки из протокола приведен в приложениях № 10 и № 11 к настоящей Инструкции.


        3.4.2 Оформление Производственных протоколов



3.4.2.1 Производственны протокол имеет те же реквизиты, что и Общие протоколы:

наименование вида документа - слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами, жирным шрифтом Times New Roman размером N 12,14 и выравнивается по центру;

порядковый номер протокола располагается после наименования документа через знак номера;

вид заседания, совещания – располагается под наименование вида документа и выравнивается по центру;

дата и место проведения заседания, совещания располагаются на одной строке и печатается через 1 строку ниже реквизита «вид заседания».

3.4.2.2 Слова «Председатель» и «Секретарь» располагаются на одной строке через 1 строку от реквизитов «даты и места проведения».

Слово «Присутствовали» печатается через 2 строки от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие. Затем в алфавитном/иерархическом порядке печатаются фамилии и инициалы присутствовавших, например:
Присутствовали: Н.А. Амосова, С.В. Бачкова………………………..

3.4.2.3 Основная часть документа оформляется в виде таблицы, в которую занесены обсуждаемые вопросы с указанием ответственных и сроков выполнения.

3.4.2.4 Протокол подписывается в соответствии с п. 3.4.1.3 настоящей Инструкции.

3.4.2.5 Образец составления Производственного протокола приведен в приложени1 № 12 к настоящей Инструкции.
3.5 Подготовка и подписание акта
Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

В вводной части акта указываются распорядительный документ, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В основной (констатирующей) части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения, которые помещаются перед отметкой о наличии приложений к акту, например:
Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр -

2-й экземпляр -

3-й экземпляр –
Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта перед подписями и оформляется в соответствии с пунктом 3.1.9 настоящей Инструкции.

Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями без пробела.

Датой регистрации акта является дата его подписания уполномоченным должностным лицом.

Образец оформления акта приведен в приложении № 13 к настоящей Инструкции.

3.6 Записки (докладные, служебные, объяснительные)
3.6.1 Докладная записка - документ, адресованный руководителю Общества, структурного подразделения и информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе составителя, так и по указанию руководства.

Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и имеет следующие основные реквизиты: наименование структурного подразделения, адресат, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

3.6.2 Служебные записки применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных подразделений Общества (запросы, уточнение заданий, информации по запросам, разъяснения и др.). Указанные записки составляются только по тем вопросам, которые требуют обязательного документального подтверждения. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

Оформление служебных записок осуществляется аналогично докладным запискам.

Образец оформления служебной записки приведен в приложении № 9 к настоящей Инструкции.

3.6.3 Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Объяснительная записка пишется составителем, как правило, от руки, на чистом листе бумаги.

Образец оформления объяснительной записки приведен в приложении № 14 к настоящей Инструкции.

3.6.4 Заявление пишется составителем от руки, на чистом листе бумаги. Образец оформления заявления приведен в приложении № 16 к настоящей Инструкции.
3.7 Порядок подготовки и оформления, согласования, регистрации исходящего письма


      1. Порядок подготовки и оформления исходящего письма



3.7.1.1 Исходящие письма (далее – Письмо) готовятся:

как ответы на выполнение поручений, на письма и запросы организаций, юридических и физических лиц;

как сопроводительные письма к направляемым документам;

как инициативные письма.

3.7.1.2 Сроки подготовки исходящих писем устанавливаются руководителем с учетом типовых сроков исполнения документов.

3.7.1.3 Текст Письма должен быть логичным, последовательным, корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно.

Письма могут содержать:

- вступительное обращение к адресату;

- заключительную форму вежливости.

Обращение к адресату центрируется относительно правой и левой границ текстового поля и отделяется от текста 2 строками, например:
Уважаемый Владимир Владимирович!
Если Письмо адресовано нескольким адресатам, то прямое обращение к определенному лицу перед текстом следует опустить, а не нагромождать текст и не помещать несколько обращений столбиком.

Заключительная форма вежливости печатается с абзацного отступа, отделяется запятой от последующего указания наименования должности; после запятой наименование должности указывается со строчной буквы в соответствии с пунктом 3.1.10 настоящей Инструкции, например:
С уважением,

Генеральный директор И.О. Фамилия

3.7.1.4 Письмо рекомендуется составлять по одному вопросу.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении адресата.

Объем Письма не должен превышать двух страниц, в случае, когда требуется по излагаемому вопросу дать глубокий анализ и обосновать предложения, размер письма не должен превышать пяти страниц.

Письма оформляются на бланках Общества установленного образца в соответствии с приложением И настоящей Инструкции.

Размер полей Письма оформляются в соответствии с пунктом 3.1.2 настоящей Инструкции.

3.7.1.5. В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («Просим направить», «Направляем на рассмотрение»);

от первого лица единственного числа («Считаю необходимым», «Прошу представить»);

от третьего лица единственного числа («ОАО «Суперфирма» не возражает...», «ОАО «Суперфирма» предлагает...»).

3.7.1.6 Во вступительной части формулируется тема Письма, объясняющая причины его написания.

Вступление может содержать:

причину возникновения вопроса или его краткую историю;

ссылку на документ (правовой акт, договор, протокол и т.п.) и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием для подготовки письма;

констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основную часть письма составляет описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства или опровержения.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

3.7.1.7 Адресат печатается в правом верхнем углу текстового поля с использованием шрифта Times New Roman размером N 12,14 жирным шрифтом. Адресат, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией.

При направлении Письма в организацию должностному лицу указывают наименование организации-получателя и ее структурное подразделение в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица в дательном падеже. Если Письмо адресовано должностному лицу инициалы имени и отчества указывают перед фамилией, например:
ЗАО «СтройЭлитСтрой»

Финансовое управление

С.Т. Смирновой
При адресовании Письма руководителю организации, реквизит «Адресат» оформляется следующим образом:
Директору филиала

ОАО «Красноярсккрайуголь»

Д.Д. Гацюку
При адресовании Письма физическому лицу сначала указывают фамилию, затем инициалы имени и отчества, далее указывают полный почтовый адрес, например:
Петрову В.И.

660100, г.Красноярск

ул.Кирова, д.15
Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают.

При большем числе адресатов составляют список рассылки Письма.

При адресовании Письма в несколько организаций одного типа организации, реквизит «Адресат» указывают обобщённо:
Руководителям предприятий

(по списку)
Образец оформления исходящих писем приведен в приложении № 8 к настоящей Инструкции.

3.7.1.8 Следующие реквизиты Письма: заголовок к тексту, текст документа, отметка о наличии приложения, подпись, отметка об исполнителе оформляются в соответствии с пунктами 3.1.7, 3.1.8, 3.1.9, 3.1.10, 3.1.11 настоящей Инструкции.


      1. Визирование и согласование исходящего письма


3.7.2.1 Исходящее письмо должно быть завизировано руководителем, ответственным исполнителем структурного подразделения-исполнителя, подготовившего документ. Если Письмо затрагивает интересы или компетенцию других структурных подразделении - оно должно быть согласовано руководителями этих структурных подразделений. Виза должна состоять из подписи, ее расшифровки и даты постановки визы.

Визы проставляются на втором экземпляре проекта Письма, в левой нижней части первого листа на лицевой стороне.

3.7.2.2 В случае несогласия с текстом Письма, лицо, визирующее документ, обязано подготовить свои письменные замечания или (по согласованию с подразделением - исполнителем) подготовить проект Письма с учетом замечаний.

3.7.2.3 Согласование Письма в структурных подразделениях проводится в день его поступления на визирование.


      1. Подписание исходящего письма


Подпись – реквизит документа, представляющий собственноручную подпись уполномоченного лица.

3.7.3.1 Завизированный и согласованный проект Письма передается на подпись руководству Общества через приемную (либо через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении).

Если проект Письма является ответом на входящий документ (письмо, телеграмму, поручение и др.), копия инициативного документа должна быть приложена к проекту Письма и в тексте Письма – ответа должна содержаться ссылка на реквизиты (дата, номер, наименование корреспондента) письма, на которое подготовлен ответ.

3.7.3.2 Право подписи исходящей корреспонденции имеют генеральный директор, исполнительный директор и заместители генерального директора. Руководителям структурных подразделений (служб, управлений и отделов) право подписи писем предоставляется по должности и закрепляется в соответствующих положениях о структурных подразделениях (должностных инструкциях) и приказах Общества.

Письма финансового характера подписываются руководителем и главным бухгалтером. Такие Письма заверяются Главной (круглой) печатью Общества.

3.7.3.3 Проект Письма, направляемого в один адрес, передается на подпись в двух экземплярах (оригинал и копия с визами). При направлении Письма одинакового содержания в несколько адресов, на подпись представляется необходимое количество экземпляров, оформленных на бланке (подписывается каждый экземпляр), плюс, завизированная копия и список (в виде приложения) с указанием всех адресов, по которым отправляется Письмо.

3.7.3.4 Контроль над визированием, подписанием, направлением и получением адресатом Письма, исполнением содержащихся в нем поручений, возлагается на исполнителя.


      1. Регистрация исходящего письма


3.7.4.1 Все исходящие документы, подписанные руководителями Общества, подлежат централизованной регистрации. Регистрация производится в приемной, либо ответственными сотрудниками структурных подразделений, на которых возложена обязанность по ведению документооборота в структурном подразделении.

3.7.4.2 Исходящий регистрационный номер и дата на Письме проставляются рукописно.

Дата оформляется цифровым способом и размещается в составе реквизитов бланка в установленном месте в соответствии с пунктом 3.1.5 настоящей Инструкции.

Если письмо одного содержания направляется в несколько адресов, проставляется один исходящий номер.

Регистрационный номер Письма размещается в составе реквизитов бланков в установленном месте в соответствии с пунктом 3.1.6 настоящей Инструкции.

При подготовке ответных писем необходимо указывать регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Ссылка на регистрационный номер и дату входит в состав реквизитов бланка и размещается под датой и регистрационным номером документа в составе реквизитов бланка в установленном месте. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте ответного письма, например:
15.02.2010 № 01/117

На № 21/6108 от 06.01.2010
Отправлять из Общества письма, не имеющие регистрационного номера, не допускается (категорически запрещено).

3.7.4.3 Структурным подразделениям запрещается вести отдельную регистрацию Писем, подписанных руководством Общества.


    1. Организация документооборота и контроль исполнения документов



4.1 Организация документооборота
4.1.1 Движение документов в Обществе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

4.1.2 Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Обществе, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями.
4.2 Организация контроля управленческих решений
4.2.1 Настоящая Инструкция устанавливает порядок осуществления контроля исполнения управленческих решений (поручений), принимаемых генеральным директором Общества, исполнительным директором, его заместителями, включая сроки и процедуру согласования (визирования) документов.

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения заданий, зафиксированных в документах Общества, или данных по ним поручений.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы.

Контроль включает:

- постановку поручения на контроль;

- проверку своевременности доведения поручения до исполнителя;

- предварительную проверку и уточнение, в случае необходимости, порядка исполнения поручения;

- снятие поручения с контроля и направление исполненного документа в дело;

- учет, обобщение и анализ информации о ходе и результатах исполнения поручений.

4.2.2 На контроль ставятся решения (поручения), которые содержатся в:

а) приказах и распоряжениях;

б) резолюциях на входящих документах;

в) решениях оперативных и рабочих совещаний;

г) устных распоряжениях генерального директора или исполнительного директора.

Кроме того, контролю подлежит соблюдение сроков и процедуры согласования (визирования) документов сотрудниками структурных подразделений Общества (в соответствии с утвержденными регламентами).
4.3 Процедура и сроки исполнения решений (поручений)
4.3.1 Ответственным за организацию исполнения управленческого решения является лицо, указанное в конкретном документе (далее – Исполнитель) и руководитель подразделения, курирующий его работу. В случае если организация исполнения решения поручена нескольким исполнителям, то координация работы, контроль и ответственность за выполнение поручения возлагается на исполнителя, указанного в списке первым.

4.3.2 В случае если в документе не оговорен срок исполнения поручения, установить срок исполнения поручений или указаний – 3 рабочих дня с момента поступления документа с резолюцией исполнителю.

Срок исполнения поручений, данных по входящим письмам, требующим ответа, составляет 10 рабочих дней.

4.3.3 Исполнитель обязан по истечении срока предоставить информацию об исполнении поручения, либо оригинал исходящего письма в приемную. При отсутствии документа, подтверждающего исполнение поручения, предоставлять информацию с кратким отчетом об исполнении поручения в электронном виде.

4.3.4 В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь), ответственность за исполнение поручений, находящихся на контроле, возлагается на лицо, его замещающее. Руководитель структурного подразделения несет ответственность за исполнение поручений, в случае отсутствия ответственного исполнителя.

В случае ухода в отпуск или на время командировки, исполнитель обязан передать все контрольные вопросы исполняющему обязанности данного исполнителя.
4.4 Контроль исполнения документов и поручений
4.4.1 Документы с резолюцией руководителя, поставленные на контроль, доводятся до исполнителя в течение 1 часа.

4.4.2 В случае невозможности своевременно выполнить поручение, исполнитель должен написать мотивированную просьбу о продлении срока исполнения поручения и направить ее в приемную.

4.4.3 Если контрольная информация об исполнении поручения, либо с просьбой о переносе срока исполнения поручения не поступила в приемную к установленной дате, поручение считается невыполненным.

4.4.4 При несвоевременном поступлении контрольной информации с отчетом в приемную, неоднократном переносе сроков исполнения поручения, не вызванным объективными причинами, исполнитель пишет объяснительную записку на имя генерального директора или исполнительного директора. По решению генерального или исполнительного директора срок исполнения может быть продлен, либо принято решение о дисциплинарном наказании.
4.5 Ответственность за неисполнение решений (поручений)
За несвоевременное и/или некачественное исполнение поручений (решений), неоднократном переносе сроков исполнения, не вызванном объективными причинами, к исполнителям могут применяться меры дисциплинарного взыскания.
4.6 Составление номенклатур дел
4.6.1 Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их систематизации и учета, определения сроков хранения. Номенклатура является основой составления описей дел постоянного и временного (до 10 лет) хранения.

4.6.2 Номенклатура дел составляется руководителем отдела (службы) совместно со службой делопроизводства, экспертной комиссией и утверждается генеральным или исполнительным директором.

4.6.3 В номенклатуру дел включаются все дела, отражающие документируемые участки работы.

4.6.4 После утверждения номенклатуры дел отделы и службы получают выписки из соответствующих ее разделов работы.

4.6.5 Утвержденная номенклатура действует в течение ряда лет и перерабатывается в случае изменения функций и структуры предприятия. Если изменений не произошло, номенклатура в конце года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года.

4.6.6 Если в течение года возникают новые участки работы (отделы, службы), они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для этого в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

4.6.7 Номенклатура составляется по установленной форме.

4.6.8 Индексы структурных подразделений приведены а приложении 2 настоящей Инструкции.
4.7 Хранение документов
4.7.1 С момента заведения дел и до передачи их в архив, дела хранятся по месту их формирования (в приемной, структурных подразделениях, отделах, службах). Руководители отделов и работники, ответственные за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

4.7.2 Дела со сроком хранения до 10 лет хранятся по месту нахождения исполнительного органа в рабочих комнатах. Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.

Дела располагаются на полках вертикально в последовательности, которая соответствует последовательности их расположения в номенклатуре. В каждом шкафу должен быть перечень хранящихся в нем дел. На корешках обложек и папок должны быть указаны цифровые обозначения дел.

4.7.3 Дела несекретного характера выдаются для служебного пользования работникам АУП под расписку и возвращаются в этот же день в течение рабочего дня.

4.7.4 Порядок подготовки и передачи дел на постоянное хранение, уничтожение дел, не подлежащих хранению, определяется Положением об Архиве ОАО «Суперфирма».
Приложение № 1

к Инструкции
Перечень документов, не подлежащих регистрации


Приложение № 2

к Инструкции
Индексы структурных подразделений АУП


Наименование структурного подразделения

Индекс

Генеральный директор

01

Директор по науке и инновационной деятельности

02

Технический директор

03

Главный инженер

03 ГИ

Технический отдел

03 ТО

Директор по перспективному развитию

04

Специалист по маркетингу

04 М

Заместитель генерального директора по общим вопросам

05

Служба безопасности

05 СБ

Административно-хозяйственная часть

05 АХЧ

Транспортный участок

05 АТУ

Главный бухгалтер

06 Б

Бухгалтерия

06 Б

Главный экономист

07 Эк

Отдел производственного планирования

07 ОПП

Экономическая служба

07 ЭС

Начальник юридического отдела

08 Ю

Юридический отдел

08 Ю

Начальник отдела информационных технологий

09 ОИТ

Отдел информационных технологий

09 ОИТ

Заместитель генерального директора по управлению персоналом и социальной политике


10

Служба персонала

10 СП

Ведущий инженер по охране труда и промышленной безопасности

11 ОТиПБ



Приложение № 3

к Инструкции
Перечень документов, подлежащих утверждению


Приложение № 4

к Инструкции
Перечень документов, на которые ставится печать


Приложение № 5

к Инструкции
Образец бланка письма
Приложение № 6

к Инструкции

Образец бланка приказа

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«Суперфирма»
ПРИКАЗ №
г. Красноярск «____» _________ 201_г.


Заголовок

(начинается с предлога «О» или «Об»)


Для обеспечения / В связи с необходимостью ______________________
ПРИКАЗЫВАЮ:
Текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст.


Генеральный директор личная подпись И.И. Васильев


СОГЛАСОВАНО: (при необходимости может оформляться на оборотной стороне)
Должность личная подпись И.О. Фамилия

Должность личная подпись И.О. Фамилия

ОЗНАКОМЛЕН: (при необходимости может оформляться на оборотной стороне)
Должность личная подпись И.О. Фамилия

Направить:

В дело

_______

_______

Фамилия, имя, отчество исполнителя Телефон
Приложение № 7

к Инструкции

Образец бланка распоряжения
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«Суперфирма»
РАСПОРЯЖЕНИЕ №___
г. Красноярск «____» _________ 201_г.


Заголовок

(начинается с предлога «О» или «Об»)


Для обеспечения / В связи с необходимостью ______________________
ОБЯЗЫВАЮ:
Текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст.


Генеральный директор личная подпись И.И. Васильев


СОГЛАСОВАНО: (при необходимости может оформляться на оборотной стороне)
Должность личная подпись И.О. Фамилия

Должность личная подпись И.О. Фамилия

ОЗНАКОМЛЕН: (при необходимости может оформляться на оборотной стороне)
Должность личная подпись И.О. Фамилия

Направить:

В дело

_______

_______
Фамилия, имя, отчество исполнителя Телефон




Приложение № 8

к Инструкции
Образец оформления письма
Адресат

Заголовок письма

(начинается с предлогов «О» или «Об»)


Текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст.


Генеральный директор личная подпись Инициалы, фамилия

Фамилия, имя, отчество исполнителя (полностью, 10 шрифтом)

Телефон
Примечание: если письмо на формате А-4 – ОБЯЗАТЕЛЕН ЗАГОЛОВОК, на формате А-5 – не обязателен

Приложение № 9

к Инструкции
Образец оформления служебной записки

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«Суперфирма»
Генеральному директору

ОАО «Суперфирма»

Фамилия, инициалы

От (Должность)

Фамилия, инициалы
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
№ _____________ «__» _________ 2011г.


Заголовок (нужен ОБЯЗАТЕЛЬНО!)

(начинается с предлога «О» или «Об»)


Текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст.


Должность личная подпись Инициалы, фамилия

Приложение № 10

к Инструкции
Образец оформления Общего протокола
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«Суперфирма»


ПРОТОКОЛ

заседания……….
«____» __________ 201_г. № _________

г. Красноярск
Председатель: И.О. Фамилия

Секретарь: И.О. Фамилия


Присутствовали: (указывать ФИО в алфавитном или иерархическом порядке)


Повестка дня:

1.

2.


1. СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. – Краткое содержание доклада…..


РЕШИЛИ:

1.

2.

3.

Председатель личная подпись И.О. Фамилия

Секретарь личная подпись И.О. Фамилия

Приложение № 11

к Инструкции
Образец оформления выписки из протокола
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«Суперфирма»


ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

заседания……….
г. Красноярск

«____» __________ 201_г. № _________


Председатель: И.О. Фамилия

Секретарь: И.О. Фамилия


Присутствовали: (указывать ФИО в алфавитном или иерархическом порядке)


Повестка дня:

1.

2.


1. СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. – Краткое содержание доклада…..


РЕШИЛИ:

1.

2.

3.

Председатель личная подпись И.О. Фамилия

Секретарь личная подпись И.О. Фамилия

Приложение № 12

к Инструкции
Образец оформления Производственного протокола
Протокол  № __

заседания _________
«__»___ 201_г. г. Красноярск

Председатель: И.О. Фамилия Секретарь: И.О. Фамилия

Присутствовали: И.О. Фамилия (указывается в алфавитном или иерархическом порядке)





п/п

Текущие вопросы

Ответственное лицо

Комментарии

Сроки

план.

факт.























Председатель  И.О. Фамилия

Секретарь И.О. Фамилия


Ознакомлены: (рассылка по электронной почте)


Приложение № 13

к Инструкции
Образец оформления акта

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«Суперфирма»


УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

_____________И.И. Васильев
АКТ
________________ №____________
Дата

_______________

Место издания
(Например, «Об уничтожении….»)

Заголовок акта


Основание: приказ генерального директора от _____________№__________

«_______________________________________________________________________»


Составлен комиссией в составе:

Председатель: ________________________________________________________

Должность, фамилия, инициалы


Члены комиссии: ________________________________________________________

Должность, фамилия, инициалы

________________________________________________________

Должность, фамилия, инициалы

________________________________________________________

Должность, фамилия, инициалы


Текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст.
Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экземпляр направлен_________

2-й экземпляр - _________________

3-й экземпляр: в дело 01-17
Председатель комиссии Подпись И.О.Фамилия

Члены комиссии
Подпись И.О.Фамилия



Подпись И.О.Фамилия
Приложение № 14

к Инструкции
Образец оформления объяснительной записки
Генеральному директору

ОАО «Суперфирма»

Фамилия, инициалы

От (Должность)

Фамилия, инициалы

Объяснительная записка
______________

(дата)

Заголовок («О…» или «Об…»)

Текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст.

(Содержит объяснение причины невыполнения какого-либо распоряжения, приказа, устного указания).
Должность Подпись Инициалы, фамилия

Приложение № 15

к Инструкции
Образец оформления справки
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«Суперфирма»
Адресат
На №__________от____________


СПРАВКА
____________ №____________
Дата
__________________________

Место издания
__________________________________________________________________________

Фамилия, имя, отчество полностью

Текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст.

Генеральный директор Подпись Инициалы, фамилия


Главный бухгалтер Подпись Инициалы, фамилия
Приложение № 16

к Инструкции
Образец заявления
Генеральному директору ОАО«Суперфирма»

Фамилия, инициалы

от (Должность)

Фамилия, инициалы

Заявление.


Текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст текст.
Личная подпись
Дата


ЛИСТ регистрации изменений





Номер редакции документа

Дата внесения изменения

Основание для внесения изменения

Описание изменения

ФИО работника, внесшего изменение











































































































































































































































































































































































































Учебный материал
© bib.convdocs.org
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации