Чурбанова О. Современные системы управления персоналом - файл n1.doc

Чурбанова О. Современные системы управления персоналом
скачать (102 kb.)
Доступные файлы (1):
n1.doc102kb.03.11.2012 13:32скачать

n1.doc



Современные системы управления персоналом


Чурбанова О. Современные системы управления персоналом // "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 7, февраль 2011 г. – 9 с.
Содержание


Предисловие 2

Уровни автоматизации управления персоналом 3

Хранить, управлять, анализировать 4

Хрестоматийные сюжеты для нового IT 6

Выбор программы 8

Предисловие



Сегодня служба персонала обладает широким набором обязанностей, все четче стали проявляться такие потребности, как необходимость в управлении количеством и качеством персонала, организационной структурой, а также развитием сотрудников и их мотивацией.

Решительные и хорошо продуманные действия кадровой службы помогают компании завоевать свое место на рынке, а современные автоматизированные системы управления персоналом обеспечивают эффективную работу самого HR-отдела.

Уровни автоматизации управления персоналом



Принято выделять три уровня автоматизации управления персоналом компании: автоматизация расчета зарплаты, автоматизация кадрового учета и автоматизация управления трудовыми ресурсами. Эти уровни соответствуют этапам информатизации управления персоналом и отражают ее хронологический порядок. Действительно, вначале автоматизация затрагивала рутинные и наиболее трудоемкие операции, в первую очередь расчет зарплаты, начислений и удержаний, а также соответствующих налоговых выплат. В то же время указанные операции являются четко регламентированными, что позволяет без труда создавать для них необходимые алгоритмы. В результате автоматизация первого уровня обусловила переход ко второму.

Из-за отсутствия информационных систем для автоматизации кадрового учета постоянно возникала необходимость дублировать "бумажную" отчетность: заносить в систему данные штатного расписания, кадрового документооборота, табельного учета и т.д. В силу того что в данном случае автоматизировались уже бизнес-процессы, системы кадрового учета были в организационном плане сложнее, чем "расчетные".

Третий уровень - автоматизация управления трудовыми ресурсами - является наиболее трудным с технологической точки зрения. В данном случае информационная система должна работать с параметрами, часть из которых имеет прямое отношение к психологии. Следовательно, формализовать их крайне трудно. В профиле компетенций сотрудника наряду со стандартными учетными показателями (уровень образования, специальность, опыт работы) присутствуют, такие как адаптивность, лидерские качества, способность работать в коллективе, открытость мышления и т.д. Субъективный характер трактовки этих категорий делает просто невозможным их "подсчет". Но, используя программное обеспечение, менеджеры по кадрам могут сократить до минимума рутинные операции и значительно повысить долю интеллектуального труда в своей работе. При помощи аналитических отчетов они способны вырабатывать рекомендации по перемещению, подготовке и переподготовке персонала, по кадровому резерву, по приему на работу кандидатов и т.д.

Хранить, управлять, анализировать



В настоящее время наиболее востребованными являются полнофункциональные системы третьего уровня. Они должны обеспечивать ведение баз данных, в которых хранится информация о сотрудниках (в том числе приказах, карьере и т.д.) и компаниях, а также различная часто используемая информация справочного характера. При этом необходимо, чтобы в одной базе данных можно было вести учет по нескольким филиалам корпорации и иметь консолидированный учет. Эта важнейшая часть кадрового делопроизводства должна обеспечиваться информационной системой, причем она должна легко настраиваться под любую организационную структуру, так как именно с ней связаны кадры компании.

Программа должна обеспечивать не только возможность формировать "дерево" штатного расписания любой сложности, но и отображать занимаемые сотрудниками позиции. Со штатным расписанием связаны различные виды отчетности: вакансии, текучесть кадров, штатно-должностная книга, алфавитная книга и др.

В базе данных хранятся огромные массивы сведений о сотрудниках и их свойствах, приказах, должностях, организациях, поэтому в полнофункциональной HR-системе должны поддерживаться хорошие поисковые механизмы. Для быстрого получения аналитических данных необходимо предусмотреть средства, позволяющие получать данные по контексту "на лету".

В деятельности кадровой службы используется множество документов: документы по сотрудникам (приказы, контракты, должностные инструкции, справки, выписки) и отчеты (установленных форм и произвольные списки). Эти документы нужно получать как в электронном виде, так и отпечатанными на принтере, чтобы хранить бумажные копии. Поэтому генерирование и печать документов и отчетов считаются важной функцией информационной системы.

Инструменты и средства для настройки модулей программного продукта необходимы как для обслуживания создаваемых баз данных, их резервного копирования и восстановления, так и для предварительных настроек параметров.

Табельный учет - необходимый компонент (функциональность) систем расчета заработной платы, так как обеспечивает учет отработанного времени. Однако разработчики включают этот модуль в свои HR-системы, поскольку табельный учет является также функцией некоторых отделов кадров.

Другая важная составляющая полнофункциональных систем - это наличие функционала для контроля за мотивацией сотрудников, аттестаций и обучения персонала. Причем анализ расходов на процесс обучения должен происходить в разных срезах, чтобы можно было понимать, например, сколько затрат приходится на обучение определенного подразделения, а сколько - на обучение по определенной тематике или на работу с конкретной компанией. Большинство информационных систем для HR-отдела позволяет хранить большие объемы информации о провайдерах обучения - вплоть до расписания учебных курсов и истории взаимодействия компании с ними. Данные об обучении конкретных сотрудников также хранятся в системе, и нажатием одной клавиши можно вывести на экран полную информацию по обучению конкретного сотрудника: где он учился, программу данного курса, результаты обучения, стоимость и т.д.

Внедрение полнофункциональной системы управления персоналом дает компании организационные, экономические и социальные преимущества. Организационные - это прежде всего сокращение времени принятия решений на всех уровнях управления компанией, повышение качества кадровых решений, оперативная подготовка различных отчетных документов.

Что касается экономических преимуществ, то автоматизированная система управления позволяет повысить производительность труда персонала, поскольку обеспечивает оптимальное использование профессиональных качеств конкретного сотрудника компании.

Социальные преимущества состоят в персональном учете пенсионных накоплений сотрудников, ведении полной индивидуальной трудовой истории персонала компании, а также в подготовке руководящего резерва и продвижении по службе наиболее перспективных сотрудников.

Руководство в свою очередь может не только оперативно получать от службы управления персоналом необходимую информацию, но и иметь непосредственный доступ к базе данных. Это позволяет конфиденциально готовить и осуществлять некоторые кадровые решения, получать оперативный доступ к личным делам сотрудников и другой информации. Кроме того, оперативное представление аналитической отчетности по персоналу способствует принятию адекватных управленческих решений.

В целом автоматизация процессов управления персоналом с помощью полнофункциональных информационных систем приводит к увеличению общей культуры работы с сотрудниками, повышению достоверности данных и оперативности их обработки.

Хрестоматийные сюжеты для нового IT



Опыт показывает, что управление человеческим капиталом в нашей стране в советский период носило социальную направленность и практически ограничивалось повышением квалификации работников, планированием служебного роста сотрудников и формированием кадрового резерва. Ввиду отсутствия как таковой конкуренции между предприятиями в советской экономической системе этим функциям не придавалось такого значения, как в западных странах, где их развитие обусловливалось экономической необходимостью, что повлияло и на развитие средств автоматизации: отечественные системы оставались на втором уровне, когда зарубежные уже достигли третьего.

Сегодня ситуация с программами для HR-систем изменилась. На российском рынке присутствуют программные продукты, способные удовлетворять требования современных компаний, поскольку разработчики обновляют программное обеспечение с учетом текущих потребностей.

В 2010 г. специалисты Высшей школы экономики (ГУ-ВШЭ), ВЦИОМ и российской компании IBS провели исследование "барьеров" в области управления человеческими ресурсами в России. Они опросили 100 топ-менеджеров и 150 HR-директоров предприятий, входящих в первую тысячу компаний страны.

По состоянию на ноябрь 2010 г. в списке основных проблем оказались: низкая квалификация уже действующих сотрудников (прогнозируют большой либо очень большой дефицит квалификации и навыков к 2020 г.), демографические проблемы (вызванные спадом рождаемости в конце 80-х - начале 90-х гг. XX века) и завышенные ожидания соискателей. Почти каждый пятый топ-менеджер отметил проблему, связанную с несоответствием бизнес-целей компании политике управления персоналом.

Что касается низкой квалификации сотрудников, то эту проблему можно решить с помощью средств IT. Так, в программе "1С:Зарплата и Управление персоналом" предусмотрен по итогам аттестации работников ввод оценок компетенций в специальные отчеты, где дан развернутый комментарий по каждому баллу (см. рисунок). Это позволяет определять сильные и слабые стороны каждого сотрудника, что важно для его развития в дальнейшем.

"Рис. 1"
Обеспечить необходимую квалификацию - значит, прежде всего предоставить возможность внутрикорпоративной учебы. Информационная система помогает организовать работу по обучению персонала, разделяя ее на следующие элементы:

выявление потребностей в обучении;

составление учебных планов;

организация обучения;

оценка результативности обучения.

Относительно проблемы завышенных ожиданий, на первый взгляд, может показаться, что она обусловлена социальными факторами и не поддается решению внутри компании. Однако при помощи психологических тестов HR-специалист может определить тип личности соискателя и, как следствие, в определенной мере спрогнозировать его реакцию на будущие обязанности и зарплату.

Если же говорить о несоответствии бизнес-целей политике управления персоналом, то в определенном смысле это структурная проблема. Повысив качество постановки задач и улучшить контроль за их исполнением, можно свести данные расхождения к минимуму. Конкретные поручения формируют общую картину бизнес-процессов. Следовательно, чтобы отслеживать их реализацию, необходимо иметь четкое представление о развитии компании в целом.

Существуют информационные системы, способные автоматизировать контроль за исполнением задач. Так, программа "БИТ:Управление делами", разработанная компанией "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ), позволяет эффективно управлять делами, поручениями, совещаниями и проектами. Одним из главных преимуществ информационной системы является большое количество рабочих инструментов для эффективного применения наиболее успешных методик тайм-менеджмента. Руководитель сможет контролировать подчиненных в реальном времени, а у сотрудников снизится вероятность стресса из-за постоянного обдумывания и вспоминания поручений. Таким образом, управление персоналом будет работать непосредственно на бизнес-цели: работники знают, какие поручения им делегированы, a HR-специалисты работают на достижение максимального KPI служащих.

Выбор программы



При выборе программы для автоматизации управленческих функций необходимо с помощью демонстрационной версии посмотреть, как та или иная задача реализуется в системе. Это поможет получить представление о том, на что реально можно рассчитывать. Выбор информационной системы - это всегда совместный проект, в котором участвуют не только HR-подразделение, но и сама ИТ-компания.

Деятельность каждой компании специфична. Задача профессионалов предложить максимально доступное и эффективное решение. Особую роль здесь играет опыт - чем больше задач по автоматизации решила ИТ-компания, тем лучше она может прогнозировать ситуацию, выявлять скрытые проблемы.

Тщательная подготовка к выбору и внедрению информационной системы, формализация процессов и задач, для решения которых она предназначена, педантичная и "трезвая" оценка функциональных возможностей программы позволят гарантировать соответствие информационной системы HR-задачам компании. Благодаря этому удастся "защитить" инвестиции и не допустить ситуации, когда бизнес-процессы "подгоняются" под возможности системы, а также избежать "разочарования" во внедренной системе. Иными словами, ожидания и полученный результат будут максимально соответствовать друг другу.
О. Чурбанова,

руководитель отдела персонала

Компания "1С: Бухучет и Торговля" (БИТ),

Москва
"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 7, февраль 2011 г.




Учебный материал
© bib.convdocs.org
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации