Эрнсттхал Генри, Джефферсон Вивьен. Принципы руководства ассоциациями. Справочник профессионала - файл n1.doc

Эрнсттхал Генри, Джефферсон Вивьен. Принципы руководства ассоциациями. Справочник профессионала
скачать (1148 kb.)
Доступные файлы (1):
n1.doc1148kb.02.11.2012 15:48скачать

n1.doc

  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   12



Принципы

руководства

ассоциациями

Справочник профессионала

Генри Эрнсттхал, САЕ

Главный консультант

Вивьен Джефферсон

Редактор

Второе издание

Российская ассоциация

территориалных органов управления авто дорогами

Опубликовано Американским обществом управляющих ассоциациями

 Данный материал был разработан в рамках Проекта по развитию институционных партнерств, финансируемого Агентством международного развития США (USAID).
Контроль за выполнением проекта осуществлял Совет по международным исследованиям и обменам (IREX).

ТОЛЬКО ДЛЯ НЕКОММЕРЧЕСКОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
Содержание

Предисловие

Глава 1.

Организация, планирование, контроль

Ли Ван Бремен, САЕ

Глава 2.

Управление на высших уровнях: выборные руководители

Бернард Дж. Имминг, САЕ

Глава 3.

Комитеты и их работа

Бернард Дж. Имминг, САЕ

Глава 4.

Организация штата

Ли Ван Бремен, САЕ

Глава 5.

Управление людскими ресурсами

Рональд К. Пайлензо, SPHR

Глава 6.

Юридические вопросы

Джеральд А. Джекобс

Глава 7.

Финансы

Рональд Р. Кавенер, FHFMA, CAE

Глава 8.

Системы автоматизации

Мейнард Х. Бенджамин

Глава 9.

Маркетинг

Дональд Эйзиер

Глава 10.

Развитие членства

Уилфорд А. Батлер, САЕ

Глава 11.

Стратегическое планирование связей

Джон Б. Кокс

Глава 12.

Связь с общественностью

Пауль Т. Кнапп, САЕ

Глава 13.

Правительственные отношения

Чарльз О. Кемпбелл

Глава 14.

Конвенции и совещания

Уейн Х. Гросс, СМР, САЕ

Глава 15.

Выставки

Уейн Х. Гросс, СМР, САЕ

Глава 16.

Образовательные программы

Нельсон Б. Джейнс, САЕ

Глава 17.

Публикации

Дебра Дж. Страттон

Глава 18.

Исследовательская деятельность

Девид А. Эллис, САЕ и д-р Майкл Шерман, САЕ

Глава 19.

Деятельность в международных масштабах

Джон А. Кроуфорд, младший, СМР, САЕ

Глава 20.

Эдвард Х. Эйбл, младший, САЕ

Библиография

Введение

Это весьма специфическая книга. Авторы предполагают, что вы, как читатель, относитесь к одной из следующих категорий:

Полностью охватить такую обширную и разнородную область как управление ассоциациями в одной книге разумеется невозможно. Чтобы приблизиться к пониманию всего того, что необходимо знать о нашей профессии не хватит и целой жизни. Взгляните на список использованной литературы в конце книги (раздел «Библиография»), и вы это поймете. Как управлять ассоциациями? Этот вопрос постоянно обсуждается на страницах соответствующих периодических изданий, в книгах и монографиях, выпущенных ASAE и ее фондом, а также на рабочих встречах и семинарах, проводимых ежегодно и по многу раз.

Войти в контекст рассматриваемого вопроса нам поможет краткий экскурс в историю ассоциаций, изложенный по материалам книги Самуэля Б. Шапиро, САЕ, «Достижение зрелости: История профессии управления ассоциациями» («Coming of Age: A History of the Profession of Association Management» Samuel B. Shapiro, CAE).

История ассоциаций

Люди собираются вместе, чтобы удовлетворить свои основные потребности в еде, убежище, а также для обмена информацией и распределения. Людские объединения способствуют новым открытиям, возникновению новых идей и учреждений, например государства, школы и церкви. По тем же причинам возникают и развиваются ассоциации, которые обеспечивают свободный обмен информацией и опытом среди людей, занятых одним и тем же делом. Потребность в ассоциациях имеет в основном экономические корни. В то же время у нее есть и другие источники: социализация, дружба и альтруизм.

В ассоциации возможности коллективной работы применяются для решения общих проблем и для достижения общих целей. В одиночку можно многого добиться, но в ассоциациях те же самые задачи решаются как правило значительно быстрее и эффективнее.

Чтобы лучше понять современные ассоциации, надо изучить их прошлое. Сейчас ассоциации далеко ушли от своих средневековых собратьев, но их корни прослеживаются хорошо.

Истоки профессиональных ассоциаций

Происхождение профессиональных ассоциаций точно неизвестно. С большой долей вероятности можно предположить, что на заре человеческой истории разделение труда, как и сейчас, способствовало обмену идеями между людьми, которые таким образом защищали друг друга и развивались.

Предполагается, что в древности ассоциации существовали в Египте и Китае. Профессиональные группы Римской империи заключали соглашения о профессиональном обучении подмастерьев и устанавливали протекционистские нормы. Библия упоминает о склонности представителей одной профессии селиться в одном районе, что предполагает их дальнейшую организацию. Свыше 2 000 лет назад профессиональные и политические проблемы заставляли финикийских купцов объединяться в группы взаимопомощи.

Средневековые гильдии

Взаимопомощь, кооперация и общие интересы стали основой средневековых гильдий, возникших в 16-м столетии. В Англии, купеческие гильдии представляли торговцев, а ремесленные гильдии — индивидуальных ремесленников. Такие гильдии устанавливали и проводили в жизнь жесткие нормы торговли, производства, контроля, профессионального обучения подмастерьев, заработной платы и продолжительности рабочего дня.

Полномочия гильдий и городских властей зачастую переплетались, когда местные органы власти обеспечивали соблюдение норм, установленных гильдиями. Появление привилегированных, находящихся под покровительством государства корпораций и торговых фирм способствовало росту частных монополий за общественный счет. Гильдии неумолимо фиксировали цены, диктовали свои правила, давили своим непререкаемым авторитетом и не давали развернуться частной инициативе.

В восемнадцатом веке, с ростом изобретательской активности, подъемом промышленного производства и увеличением числа фабрик и заводов, влияние гильдий прежнего образца стало ослабевать. По мере индустриализации гильдии постепенно исчезли.

Торгово-промышленные ассоциации в США

В США, на ранних этапах истории этой страны, преобладали традиции государственного патронажа. Государственная власть и гильдии тесно взаимодействовали между собой. Из-за несовершенства путей сообщения торгово-промышленные ассоциации имели, вероятно, местный характер.

Старейшая из существующих ассоциаций США, Торговая палата штата Нью-Йорк, была создана 20-ю торговцами в 1768 г. Вторая старейшая ассоциация из существующих — это Нью-йоркская фондовая биржа, основанная в 1792 г.

В 1861 — 1865 г.г. создавались ассоциации регионального и национального уровня, с целью наилучшего использования промышленного потенциала страны в период Гражданской войны. К 1875 г. действовало

25-40 национальных групп. Формированию торгово-промышленных ассоциаций способствовал также рост промышленного производства, ставший возможным в основном благодаря развитию железных дорог. К 1900 г. число региональных и национальных ассоциаций перевалило за сотню.

Кооперация во имя справедливой конкуренции — вот доминирующая тематика первых ассоциаций. Их создавали бизнесмены, которые понимали, что коллектив способен эффективно выполнить действия, невыполнимые в одиночку. Совет Национальной промышленной конференции (экономическая исследовательская организация США — прим. перев.) в своей публикации «Торгово-промышленные ассоциации: их экономическое значение и правовой статус» (Trade Associations — Their Economic Significance and Legal Status) указывал, что «начиная примерно с 1890 г. торгово-промышленные ассоциации оформляются в настоящие деловые учреждения. Многочисленные ассоциации из разных отраслей и различных районов страны регулярно посылают своих представителей на ежегодные съезды, содержат постоянные офисы и действуют на постоянной основе под началом выборных руководителей... Иногда, в качестве главного связующего элемента ассоциации выступают ее социальные черты». Многие ассоциации участвуют в деятельности Конгресса и законодательных собраний штата, а также в других действиях, полезных не только определенной отрасли, но и обществу, например проверках качества продукции, стандартизации и улучшении кредитной системы.

В конце 19-го века «кооперация для конкуренции» незаметно переросла в «кооперацию для монополии». Некоторые ассоциации превратились в проводников фиксирования цен, контроля производства, раздела сбытовых территорий и контроля распределения. В условиях ограниченного числа потребителей при постоянном увеличении числа производителей создавались объединения (пулы), призванные обеспечить прибыль для своих членов. Свою задачу такие пулы осуществляли тремя основными методами: ограничением поставок, соглашениями о поддержке определенного, фиксированного уровня цен, вне зависимости от спроса, а также организацией местных монополий. контролирующих распространение какого-либо продукта на определенной территории.

В 1890 г. был принят антитрестовский закон Шермана, призванный обуздать монополии. В 1911 г., в заключении по делу корпорации Стандард Ойл, Верховный суд США постановил, что антитрестовское законодательство можно считать нарушенным, если на торогово-промышленную деятельность наложены неоправданные ограничения и «участники сговора действительно воспрепятствовали или собирались воспрепятствовать конкуренции на значительной части определенного рынка». Это постановление стало известно как «Правило разумного подхода».

После постановления Верховного суда по делу Стандард Ойл, ассоциации стали развивать программы «открытых цен» (их иногда называют «кооперативной конкуренцией»). Члены ассоциации, действующей по принципу «открытых цен» обмениваются с ее главным офисом информацией о ценах, заказах, поставках, закупках, издержках производства и сбыта, о произведенных товарах и наличных запасах. Кооперация достигается не за счет ценовых соглашений, а в результате осведомленности о прошлых ценах и фактических, хотя и не оговоренных заранее, издержках. С 1913 по 1919 г.г. возникло или было реорганизовано более ста национальных ассоциаций.

Принцип «открытых цен» был принят на вооружение основными промышленными группами, включая стальную, лесную и хлопковую промышленность. Конец его действию положил Антитрестовский отдел Министерства юстиции США. В 1921 г. Верховный суд США постановил считать практику «открытых цен» противозаконной, но в 1925 г. разрешил обмен статистической информацией в общественных интересах. В принятом в 1925 г. решении по делу Мэйпл Флоринг Маньюфекчурерс было сказано, что информация о ценах может предоставляться лишь по прошлым операциям, конкуренты не могут договариваться о поддержании такой цены на определенном уровне, а также что такую информацию следует отсылать как членам, так и не членам ассоциации, банкам и в Министерство торговли США.

Перед Первой Мировой войной в США насчитывалось около тысячи торгово-промышленных ассоциаций. Рост ассоциаций стимулировался быстрым переводом промышленности на военные рельсы и потребностью в скорейшей координации всех производительных сил. Председатель Совета по военному производству Бернард Барух впоследствии отмечал: «Во время войны многие бизнесмены впервые в своей жизни осознали, какие колоссальные преимущества для них лично и для широкой общественности в целом способны дать сближение, кооперация и сотрудничество с их естественными конкурентами».

По окончании Первой Мировой войны, в 1920 г., Министерством торговли был отмечен рост общего числа ассоциаций до 2000, 600 из них действовали на национальном уровне, а 1 400 — на местном, региональном уровнях или на уровне штата. Таков был непосредственный ответ на потребность демократической страны в добровольной координации перед лицом надвигающихся трудностей.

Период конструктивного роста ассоциаций начался в 1920 г. и продолжается до сих пор. В 1933-35 г.г. ассоциации, с одобрения правительства, попробовали самоорганизоваться, чтобы на них не распространялось антитрестовкое законодательство. Но Верховный суд США признал такую привилегию неконституционной. Сейчас ассоциации превратились в современные, эффективные, хорошо оснащенные организации с компетентным штатом.

Торгово-промышленные ассоциации сослужили своей родине хорошую службу во время Второй Мировой войны. Они значительно расширили ряды своих членов, а их деятельность приобрела новый смысл. Ассоциации снабжали федеральное правительство технической информацией по оборонным заказам, данными об имеющихся в наличии товарно-материальных запасах и были связующим звеном между государством и отдельными фирмами. Невозможно переоценить предоставленную ими статистическую информацию по имеющимся в наличии трудовым ресурсам и производственным мощностям. Все это позволило быстро переориентировать американскую экономику на войну.

В первые недели войны Ассоциация железных дорог США координировала передвижение войск численностью 600 000 человек. Совет по обслуживанию станков и механизированного оборудования составил перекрестный указатель поставщиков оборудования и запасных частей, по которому исполнители военных заказов могли быстро разыскать срочно необходимое оборудование. Кроме того, ассоциации размещали технических специалистов на государственных должностях и инициировали кампании за экономию по всей стране. После войны ассоциации сыграли важную роль в деле возврата экономики США на мирный путь развития.

Истоки профессиональных объединений

У профессий почти такой же почтенный возраст, как и у человечества. Общество всегда ценило специалистов, например священников, врачей или адвокатов.

Научные общества, созданные для сбора и распространения знаний, стали появляться в Европе во времена позднего Возрождения. Самое первое научное общество, Academia Seretorium Naturae, было организовано в Неаполе в 1560 г. В следующем столетии аналогичные общества возникли в Риме, Лейпциге, Флоренции, Лондоне и Париже.

Разделение труда и последующая специализация сыграли чрезвычайно важную роль в росте профессионализма, присущего разнообразным занятиям. Начиная примерно с 1700 г. интеллектуалы все больше и больше времени тратят на глубокое изучение определенных сфер деятельности, оценку общепринятых стандартов и знаний, эксперименты, опыты, а также изучение обширной литературы. Знания суммируются, систематизируются и записываются для будущих поколений. По мере того, как печатное дело становилось все более дешевым, доступным и удобным, такие знания распространяются все более широко, способствуя стандартизации высококачественного обучения и практики. Профессионализм в современном смысле этого слова стал реальностью.

История профессиональных обществ в США

Американское философское общество было основано в 1743 г. Бенджаменом Франклином. Это старейшее научно общество США, существующее до сих пор. Второе старейшее научное общество — Американская академия наук и искусств, основанная в 1780 г. в Бостоне. В период между Войной за независимость и Гражданской войной жители США были так озабочены экономическими и социальными проблемами, что профессиональные общества не смогли развиться на национальном уровне до каких-либо серьезных масштабов. Тем не менее, на уровне штата и на местном уровне такие общества действовали довольно активно, особенно в свете характерного для 19-го века интереса к науке и научным открытиям.

К 1840 году стала очевидной потребность в национальных ассоциациях. В это время были основаны многие из наиболее влиятельных в настоящее время групп, таких как Американская статистическая ассоциация (1839), Американская психиатрическая ассоциация (1844), Американская медицинская ассоциация (1847) и Американское географическое общество (1852).

Начиная с 1865 г. основной импульс развитию профессиональных и научных ассоциаций придают потребности урбанизации и индустриализации. В результате такие организации становятся хранителями суммы знаний в своей области, ответственными за распространение информации и поддержку высоких профессиональных стандартов. Их собрания создают плодотворную почву для обмена профессиональными идеями и новаторскими методиками, представления и обсуждения документов, а также публичных дискуссий по спорным вопросам. Эти общества становятся ценнейшими источниками профессиональных контактов и обеспечивают более широкий взгляд на вещи. Посредством своих журналов и отчетов научные общества вносят существенный вклад в копилку научного знания.

Профессиональные общества проводят большую работу в качестве консультантов правительственных и научно-исследовательских организаций. В этом качестве они расширяют пределы существующих знаний и участвуют во многих научно-исследовательских проектах. Такие ассоциации сыграли важную роль в повышении стандартов многих сфер деятельности до профессионального уровня.

Организации с индивидуальным членством или профессиональные общества бывают трех типов. Ассоциации, подобные Американскому обществу филателистов или Американскому обществу пенсионеров обеспечивают соблюдение личных интересов и решение личных задач своих членов.

К организациям второго типа относятся научные, технические и учебные общества, которые стремятся к расширению знаний в своей области. Американское химическое общество, Общество автомобильных инженеров и Национальная ассоциация бухгалтеров предоставляют информацию, благодаря которой их члены могут идти в ногу с последними достижениями в своей отрасли.

Организации третьего типа — это религиозные, благотворительные общества или братские общины, например Национальный совет по делам старения, Американская легочная ассоциация или Братство Дельта Аплисон.

Профессиональные ассоциации решают как правило множество задач, например обслуживают общественные интересы и развивают знания в своей сфере деятельности, а также ее понимание и признание. Объединяя профессионалов в однородную группу, они создают у них чувство единства.

Ассоциации сегодня

В «Энциклопедии ассоциаций», изданной в 1988 г. фирмой Gale Research Company, из г. Детройт, штат Мичиган, приведено свыше 21 000 национальных ассоциаций США, классифицированных следующим образом:

Промышленность, бизнес, коммерция........................................................................... 3 927

Сельскохозяйственные, товарные биржи......................................................................... 912

Публичная, государственная администрация, юридические и военные......................... 711

Научные, машиностроительные и технические............................................................ 1 377

Образовательные............................................................................................................1 217

Культурные......................................................................................................................1 759

Социальное обеспечение...............................................................................................1 641

Медицина и здравоохранение........................................................................................2 045

Общественные дела.......................................................................................................2 217

Братства, Иностранные, национальные, этнические интересы.......................................539

Религия............................................................................................................................1 066

Ветераны, традиции, патриотизм......................................................................................340

Развлечения и хобби.......................................................................................................1 366

Атлетика и спорт................................................................................................................798

Общества, ассоциации и федерации греческой и не-греческой

письменности.....................................................................................................................335

Профессиональные союзы, ассоциации и федерации....................................................234

Торговые палаты, торговля и туризм...............................................................................159

Фэн-клубы..........................................................................................................................241

Из перечисленных в Энциклопедии ассоциаций, 3 200 имеют штаб-квартиру в г. Вашингтон, 2 700 расположены в г. Нью-Йорк, а 800 — в

г. Чикаго.

Американское общество управляющих ассоциациями (ASAE)

Американское общество управляющих торгово-промышленными ассоциациями (ATAE) было организовано в г. Ленокс, штат Массачусетс, в 1920 г. как общество руководителей бизнес-ассоциаций. В 1956 г. название сменили на Американское общество управляющих ассоциациями (ASAE). Первый съезд общества собрал 68 участников, 58 из которых стали уставными членами. Здесь обсуждались вопросы взаимоотношения с государством, финансирования ассоциаций, методики управления и правовые аспекты ассоциаций. Все эти вопросы остаются актуальными по сей день.

Изначально ASAE ставило перед собой задачу «обеспечить удобный обмен идеями между управляющими ассоциациями и совершенствовать методики управления в той их части, которая относится к ассоциациям бизнесменов. Устав и правила внутреннего распорядка ASAE менялись несколько раз, но основной дух этого общества остался неизменным. В настоящее время ASAE, расположенное в г. Вашингтон, представляет собой профессиональное общество. В своей деятельности оно подчеркивает роль этики и социальной ответственности, сертифицирует тех, кто отвечает требованиям стандартов и поддерживает на должном уровне сумму знаний об управлении ассоциациями.

Глава 1

Организация, планирование, контроль

Ли Ван Бремен, САЕ

Ассоциации и другие аналогичные группы людей организуются по основному принципу архитектуры, который гласит: функция определяет форму. Организация стремится исключить конфликтные ситуации, установив четкие взаимоотношения между людьми и ресурсами в целях повышения качества их работы. Управление ассоциацией начинается с ее организации, призванной минимизировать потери и обеспечить максимальную производительность труда.

Основная задача руководства — установить функциональные отношения для достижения определенной цели (со временем такая цель может меняться). Управляющий высшего ранга непременно должен убедиться, что все добровольные и штатные сотрудники его ассоциации максимально реализуют свои возможности.

Задачи создания ассоциации и управления ею относятся к области искусства. Главное здесь по-новому организовать привычные ресурсы, чтобы таким образом достичь чего-нибудь нового.

Окружающая обстановка, которая меняется

Эффективно организовать свою работу стремятся как коммерческие организации, так и ассоциации. В настоящее время американские корпорации коренным образом меняют свою структуру. Это происходит под действием определенных сил, затронувших также и ассоциации. Огромные, безликие, бюрократические организации с иерархической структурой на практике никогда не получали такого широкого распространения, как может показаться на первый взгляд. Тем не менее, для многих американцев такой принцип организации остается идеальным. Организуя и реорганизуя свои учреждения, американское общество некритически придерживалось принципа пирамиды. Им пользовались еще древние римляне. С тех пор этот принцип применяется в военном деле. Во всем мире преуспевающие корпорации имеют пирамидальную структуру. При таком построении стратегия разрабатывается на вершине. Предполагается, что эффективность работы обеспечивается сильной властью, ясно очерченной командной цепочкой, решительностью и четким руководством.

Однако современный, быстро меняющийся мир с его жесткой конкуренцией на международном уровне, когда взгляды трудоспособной части населения формируются под воздействием идеалов и ценностей

60-х г.г., причем воздействие это усиливается, вынуждает нас, говоря словами Джона Нейсбитта (John Naisbitt), «заново изобретать корпорацию». В свой работе «Мегатенденции» (Megatrends), Нейсбитт рассматривает десять тенденций, совокупное действие которых вынуждает современные организации быть более демократичными, горизонтальными и децентрализованными.

Подтверждение этих тенденций мы находим у Девида Пирса Снайдера (David Pearce Snyder) и Грегга Эдвардса (Gregg Edwards). В своей книге «Силы будущего» (Future Forces) эти авторы суммировали свыше 150-и различных мнений и жизненных позиций, проявившихся в высказываниях американцев о том, чего они хотят от жизни. Следующая подборка мнений из этой книги свидетельствует: американцы хотят изменить свою жизнь и хотят организовать ее по-новому:

При этом американцы начинают понимать, что воплощение этих ценностей и поддержание жизненных стандартов на достигнутом уровне возможно лишь при условии повышения продуктивности всех составных элементов общества, включая ассоциации.

Организационные подсистемы

Руководители ассоциаций с жаром обсуждают вопрос о структуре ассоциаций и управления ими. Как управлять ассоциацией? Так же как предприятием? В чем ассоциации похожи на другие организации, а в чем они отличаются? Об этом спорят хорошо информированные специалисты. Ассоциации на удивление разнообразны. Они отличаются друг от друга размерами, назначением, географией, структурой, историческими и культурными особенностями, а также многими другими признаками. Поэтому ответить на приведенные выше вопросы совсем не просто. Любой ответ необходимо сверять с принципом, приведенным в начале данной главы: функция определяет форму. Организационные структуры формируются таким образом, чтобы с их помощью организация могла решить свои основные задачи, сведя к минимуму нежелательные последствия своей деятельности.

Иными словами, идеальной структуры, подходящей для всех ассоциаций, не существует. Весьма вероятно, что такая структура невозможна даже в одной, отдельно взятой ассоциации. Решение определяется практическими соображениями, динамикой и контекстом текущей ситуации. Подобно всем остальным аспектам человеческой жизни, процесс организации связан с определенными компромиссами.

Тем не менее, можно выявить ряд положений, общих для всех организационных структур. Прежде всего, в каждой организации имеется шесть основных подсистем. Сначала мы рассмотрим три подсистемы: управления, контроля и поддержки. В военном деле их обычно называют «штабными функциями». Мы обращаемся к ним в первую очередь не потому что они самые важные, а потому что они отличают ассоциации от других организаций в большей степени, чем первичные или линейные подсистемы, рассмотренные далее. Обратите внимание, что при рассмотрении конкретных подсистем организационная структура описывается не всегда, поскольку исполнение обязанностей, связанных с определенной подсистемой, в разных организациях может быть реализовано по-разному и возложено на несколько отделов.

Штабные (административные) подсистемы

Один из признаков, отличающих ассоциацию от коммерческой организации, заключается в том, что в ассоциации управление и осуществление принципов деятельности (политики) разделены более четко. Кроме того, быстрой смены добровольных руководителей, обычной для ассоциаций, в корпорациях как правило не происходит. Во многих ассоциациях параллельно штатным структурам (программы, отделы, управляющий высшего ранга) действуют добровольные структуры (рабочие группы, комитеты, советы директоров, высший выборный руководитель). Эти подразделения, занятые административной деятельностью и осуществлением политики, являются основными составляющими подсистемы управления. Одна из задач, стоящих перед руководством ассоциации, заключается в том, чтобы создать такую подсистему для эффективного разрешения неизбежного противоречия между принципами членства в ассоциации и необходимостью своевременного и эффективного принятия решений в ответ на конкретные отраслевые или профессиональные проблемы.

Штат осуществляет административные функции, добровольцы делают политику. Руководители ассоциаций, в большинстве своем, с этим согласятся. В то же время, каждая ассоциация должна выработать свое понимание этих терминов применительно к своей собственной ситуации. Например, руководители профессиональных ассоциаций, как правило не хотят полностью устраняться от осуществления политики. Таким образом, перед каждой ассоциацией стоит важная задача: определить кто и каким образом отвечает за осуществление принципов деятельности (политики) данной ассоциации и распределить соответствующие полномочия. В процессе выработки принципов деятельности ассоциации необходимо ответить и на ряд других, более специфических вопросов, например: От кого такие принципы исходят? С чьего ведома и как они осуществляется? Кто их оценивает?

В качестве примера приведем вопросы, на которые необходимо дать ответ при установке размера заработной платы для штатных сотрудников: Каким образом устанавливается общая методика выплаты заработной платы? Кто определяет совокупный годовой объем средств, выделенных для выплаты заработной платы и премий? Кто и как определяет число штатных единиц и обязанности каждого штатного работника? Кто нанимает, оценивает и увольняет работников? Кто принимает решение об изменении размера заработной платы? Очевидно, это лишь примерный перечень вопросов, относящихся к одной из функций подсистемы управления (осуществления политики ассоциации и административных функций). Здоровая, эффективно действующая ассоциация определяет и распределяет обязанности по управлению и осуществлению своих принципов деятельности в соответствии со своими целями, ценностями и возможностями, причем делает это таким образом, чтобы обеспечить эффективное разрешение возможных в будущем конфликтов.

Вторая подсистема — это контроль. Предприятия, выпускающие определенную продукцию, держатся на контроле качества, техническом обслуживании и организации производства. Контроль качества безусловно необходим программам и услугам, осуществляемым организациями. В то же время, значительно более важным для ассоциаций является финансовый контроль. Многие добровольные сотрудники ассоциаций не понимают принципов финансирования своей организации и не замечают некоторых перспектив, известных штатным сотрудникам. Кроме того, контроль бюджета ассоциации в значительной степени означает контроль над ассоциацией в целом.

Подобно тому, как человеческое тело способно автоматически отслеживать и контролировать свою температуру, хорошая контрольная система действует автоматически и, по большей части, незаметно. Исходя из оперативной информации и точной диагностики ситуации, такая система позволяет решать: сменить курс или продолжать движение в прежнем направлении. В нашем быстро меняющемся мире, в условиях жесткой международной конкуренции, важно точно определить, кто и для каких целей нуждается в информации, а также кто отвечает за предоставление такой информации.

Всякий контроль, как финансовый, так и любой другой, осуществляется в три основных этапа: 1. выработка стандартов, 2. измерение, 3. коррекция отклонений от стандартов и планов. Эффективный контроль включает в себя системы, методики и процедуры планирования, предсказания, измерения и оценки.

Любая оценка, будь то оценка людей, денег или процессов, имеет смысл лишь в том случае, если она соотнесена с определенными стандартами. Стандарты могут быть выражены в долларах, единицах времени, квотах, а также в любых иных измеряемых и понятных величинах. Стандарт может основываться на статистике за прошедший период, а может иметь нормативный характер и выражаться в показателях на конец года, итоговых показателях, показателях посещаемости, положения на рынке и т.д. Чем внимательнее подходят в ассоциации к вопросам контроля и выработки стандартов, тем скорее ее штатные и добровольные сотрудники начинают осознавать свои задачи, прогресс, которого они достигли и изменения, которые необходимо внести в их работу.

Основной элемент такого процесса — информация. Для практических целей, управленческая информация должна быть ясной, точной, объективной, понятной, последовательной, относящейся к делу, надежной, обоснованной и доступной в нужное время нужным людям. Информация о нарушении основных нормативов должна предоставляться незамедлительно. Это особенно важно.

Третья подсистема, поддержка, отвечает за моральное состояние организации. Для штатных сотрудников она может включать такие факторы как заработная плата, премии, рабочие условия, присутственные часы, оборудование, обратная связь, возможность профессионального обучения и признания. Поддержка морального состояния добровольцев включает их тщательный отбор, признание их заслуг как в организации, так и за ее пределами, возможность встречи с новыми людьми, обучение новым навыкам и обратную связь. Например, моральная поддержка добровольца может включать в себя обязанность управляющего высшего ранга ассоциации или кого-либо другого отчитываться непосредственно перед этим добровольцем. При этом, ответственность за найм, служебный рост и поддержку добровольцев должна быть возложена на всех штатных сотрудников и руководителя добровольцев. Главное, чтобы в организации установились приемлемые нормы и порядки.

Линейные подсистемы

Из первичных или линейных подсистем наиболее явно выраженной подсистемой является производство. В промышленной Америке воплощением традиционных средств производства стала сборочная линия. В ассоциациях, имеющих дело с большими информационными потоками, такая подсистема наиболее явно представлена подразделениями, занятыми издательской деятельностью и организацией собраний и встреч. Обеспечивать ли каждую программу и службу ассоциации своей собственной производственной подсистемой или учредить производственные отделы, возложив на них ответственность за всю продукцию и за все услуги, поставляемые данной ассоциацией? Это один из важнейших организационных вопросов. Чем больше ассоциация, тем большую роль он играет.

Подсистемы «наведения мостов» — вторые среди линейных подсистем. В свою очередь они подразделяются на подсистемы ввода и вывода. Основная ответственность подсистем ввода лежит в сфере материально-технического снабжения и персонала. Главные функции подсистем вывода — маркетинг и почтовая рассылка. Клиентов необходимо выявлять, принимать в члены ассоциации, подписывать на ее издания, приглашать на ее собрания и так далее. Публикации, а также отчеты ассоциации необходимо рассылать ее клиентам (членам), как действующим, так и будущим.

Подсистемы внешнего мониторинга — третьи среди линейных подсистем. Для большинства ассоциаций их значение постоянно растет. Выживание, не говоря уже о процветании в нашем быстро меняющемся мире с его жесткой конкуренцией зависит от точной, своевременной и полезной информации об изменениях в окружающей действительности. В некотором роде, такая подсистема представляет собой зеркальное отражение внутренней потребности в информации для целей контроля, рассмотренной ранее. Отношения с государством — пример деятельности, зависящей от информации, поступающей извне. Ассоциации собирают информацию, чтобы утвердить свои позиции в органах законодательной власти. Сведения об отдельных конгрессменах, о том, кто их поддерживает, позволяет ассоциациям повысить эффективность своего влияния на этих конгрессменов.

Маркетинговые исследования — другой важнейший компонент внешнего мониторинга. Ассоциации должны иметь представление о нуждах своих действительных и потенциальных членов, чтобы поддерживать с ними эффективную связь и предоставлять необходимые для них услуги и продукцию.

С Олвином Тоффлером (Alvin Toffler) и его «третьей волной» можно соглашаться, а можно и не соглашаться. Одно несомненно: роль информации во всех аспектах деятельности ассоциации постоянно растет. В будущем, успех ожидает ассоциации, которые сумеют наиболее эффективно осуществлять свои информационные функции.

Планирование

Планирование представляет собой управленческую задачу, решив которую ассоциация выживает и достигает поставленных перед нею целей. Как далеко в будущее может заходить эффективное планирование? Как отличить задачи от целей? Вокруг этих вопросов не утихают споры. Тем не менее, существует общепринятое мнение, что у ассоциация должна ставить перед собой соразмерные и реалистические цели на ближайшие три — пять лет. От ураганов эффективное планирование не спасает. Тем не менее, оно дает возможность подготовиться к одним бурям, а также организовать резервы и принять необходимые меры на случай других. Хорошее планирование в ассоциациях — это осмысленный, непрерывный процесс, на базе которого добровольные и штатные сотрудники ассоциации принимают свои каждодневные решения. Для этого план должен стать «собственностью» штатных сотрудников и добровольцев и в ясном виде доведен до всех, на кого он распространяется. Таким образом, процесс планирования должен быть обеспечен широкой сетью сбора информации и эффективной обратной связью. В то же время, планирование в целом должно проходить под наблюдением людей, свободных от узкоместнического подхода к вопросам будущего данной ассоциации и способных беспристрастно оценивать проекты планов, не отдавая предпочтения своим любимцам. Необходимо ясно осознавать направление развития ассоциации, а также миссию, которая на нее возложена. Планирование без этого невозможно. Хорошая формулировка миссии воплощает стратегическую ориентацию организации. Такая формулировка должна быть достаточно сжатой и ясной, чтобы по ней можно было оценить, насколько возможные программы или действия способны ее поддерживать. Формулировка появилась — значит можно ставить задачи, определять цели и составлять определенный план действий для их достижения.

Другой важнейший аспект планирования — выявление основных исходных условий. Исходные условия — это предположения, на которых основано планирование программ и услуг. По возможности, исходные условия строятся на твердой фактической базе с учетом того, что в определенные периоды времени некоторые виды информации бывают надежнее, чем другие.

Для выработки приемлемых исходных условий необходима информация как о контролируемых факторах, таких как программы, штат и уровень заработной платы, так и о неконтролируемых факторах, таких как будущее состояние экономики и политический климат. Рассматриваемые факторы можно подразделить также на неосязаемые, такие как образ данной ассоциации в глазах разнообразной публики, на которую предполагается оказывать влияние, и осязаемые, такие как текущая доля рынка, приходящаяся на ассоциацию или на ее членов. Сбор данных для планирования продолжается непрерывно, поскольку нужной информации в нужное время всегда не хватает. Планировщик должен точно уяснить, какая информация необходима его ассоциации и найти наиболее эффективные и действенные способы для сбора и обработки такой информации.

Варианты будущего развития выявлены и проанализированы. Наступает черед выбора альтернатив, среди которых нет ни одной идеальной. При наличии ясного, очевидно наилучшего и легко доступного плана действий планирование становится ненужным, или, в крайнем случае сводится к весьма несложной задаче. Планирование всегда связано с компромиссами при выборе приоритетов, сроков и ресурсов.

Установлено стратегическое направление развития ассоциации, выявлены приоритетные программы и службы для его поддержки. Время подумать о бюджете. Финансовые решения, связанные как с настоящим, так и с будущим, имеют первостепенное значение для любой ассоциации. Грубейшая ошибка планирования — расчет будущих доходов и издержек по имеющимся на сегодняшний день и прошлым финансовым показателям, особенно в условиях меняющейся действительности и обновления приоритетов. Деньги — это «бензин», который доставит нас туда, куда мы пожелаем. Но прежде следует выяснить, куда мы хотим попасть в ближайшем будущем и в течение последующих трех — пяти лет, даже если по дороге придется менять маршрут, средство передвижения или ехать в объезд. Бюджетное планирование обеспечивает выделение ресурсов ассоциации для достижения стоящих перед нею целей и задач. Выраженные количественно цели и предельные сроки представляют собой важнейшие аспекты планирования и разработки бюджета. На их основе вырабатываются эталоны для контроля деятельности как отдельных лиц, так и организации в целом. Результирующая оценка — это фундамент для дальнейшего планирования.

Невозможно отрицать важность руководящих указаний, продиктованных планом. Но значительно более важно сделать планирование неотъемлемой частью непрерывного процесса установки приоритетов, мониторинга, оценки и адаптации. Эффективное планирование врастает в культуру и философию ассоциации.

Планирование может затруднятся быстрой сменой добровольных руководителей, характерной для многих ассоциаций. В этих условиях планирование приобретает особую важность для ассоциаций, призванных стоять на страже интересов своих членов вместо того, чтобы с каждой сменой руководства шарахаться от одного приоритета к другому, ничего не доводя до конца.

  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   12


Учебный материал
© bib.convdocs.org
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации