Соколова Н.В. Деловая корреспонденция на русском и английском языке - файл n1.doc

Соколова Н.В. Деловая корреспонденция на русском и английском языке
скачать (302.5 kb.)
Доступные файлы (1):
n1.doc303kb.15.10.2012 23:41скачать

n1.doc

Соколова Н.В.

Практикум
по дисциплине «Деловая корреспонденция на русском и английском языке»
Санкт-Петербург

2009


© Соколова Н.В., 2009

Составление организационно-распорядительных документов

Написано на основе ГОСТ Р 6. 30 -2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов



Назначение и применение ГОСТ Р 6.30-2003
Правила оформления организационно-распорядительной документации устанавливаются ГОСТ Р 6.30-2003. ГОСТ носит рекомендательный характер, но эти рекомендации распространяются на государственные и негосударственные организации. ГОСТ Р 6.30-2003 был утвержден постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст., введен в действие с 01 июля 2003 года.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (далее - УС ОРД). Виды унифицированнных форм организационно-распорядительной документации приведены в "Общероссийском классификаторе управленческой документации" (сокращенно - ОКУД), в классе 02. В ОКУДе унифицированнные формы ОРД разделены на подклассы по общности содержания и направленности их использования: документация по созданию, реорганизации, ликвидации, приватизации, распорядительная, по организационно-нормативному регулированию, оперативно-информационному регулированию, по приему, увольнению, переводу, оформлению отпусков, поощрений, взысканий. Внутри каждого подкласса приведены названия унифицированных форм ОРД: решения, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Формуляр- образец
В ГОСТе Р 6. 30 – 2003 приводятся 2 формуляра-образца (2 схемы с расположением реквизитов). На схемах указываются размеры рабочих полей и порядок расположения реквизитов.

Реквизит в переводе с латинского обозначает «необходимое» и в применении к документам используется в значении «необходимые данные». При заполнении реквизитов необходимо соблюдать следующие правила:

Форматы и качество бумаги
В Российской федерации используется форматы в соответствии с международными стандартами ИСО (ISO):

“ISO 216-75. Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В”.

Этот стандарт устанавливает потребительские форматы писчей бумаги.

Основное правило получения форматов: каждый новый формат получается из предыдущего путем деления его на две равные части, параллельно наименьшей стороне листа. Все форматы разделены на следующие виды:

1. Формат А. Основной ряд (ИСО-А ряд). Всего 13 размеров форматов. Площадь основного формата А0 1 м2 (841 х 1189). Самый маленький формат равен размеру почтовой марки 26 х 37 мм.

2. Формат В. Вспомогательный (ИСО - В ряд). Всего 10 размеров форматов Площадь основного формата В 0 - 1000 х 1414.

3. Дополнительный ряд (для исключительных случаев, когда необходимы промежуточные размеры). Получают путем размещения средних геометрических значений между смежными форматами ряда А.

4. Длинные форматы (специально установленные). Получают путем деления любых соответственных форматов из двух вышеуказанных рядов на 3, 4, 8 равных частей. Используются для этикеток, билетов и т. п.

Для документирования управленческой деятельности используются форматы А4 (210 х 297), А5 (420 х 297), А3 (210 х 148).

Требования к качеству бумаги для документов

Бумажные документы должны обладать следующими качествами: пригодность к длительному хранению, четкость изображения, возможность машинной обработки и копирования. Для этого предъявляются следующие требования к бумаге: несворачиваемость; отсутствие пыления; плотность; белизна.

Виды бланков документов

Для более быстрого изготовления документов в организации разрабатывают и утверждают приказом руководителя специальные бланки документов (заготовки, содержащие «шапку»).

Бланки можно подготовить типографским способом или на компьютере. Исключение составляют бланки организаций с изображением государственного герба РФ или герба субъекта РФ. Гербовые бланки являются полиграфической продукцией, подлежащей учету. Они выпускаются только предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на качественном уровне.

Бланки документов проектируют в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003.

Виды бланков документов:

Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без использования бланков.

Бланк письма в отличие от общего бланка содержит реквизит 9- справочные данные организации и реквизит 13 – ссылку, но не содержит реквизит 10 – вид документа (слово «письмо» на письме не ставиться) и не содержит реквизит 14 - место составления, так как считается, что оно совпадает с адресом.

На бланках желательно указывать ограничительные отметки (уголки) для заголовка, текста, адресата.

Бланки структурного подразделения используют тогда, когда это подразделение является автором документа. За действия структурного подразделения ответственность несет юридическое лицо, если иное не оговорено во внутренних документах фирмы; это надо учитывать при получении таких документов.

Бланк должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или другое должностное лицо имеет на это право.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации реквизиты печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

Размеры полей и нумерация страниц
Работу над документом следует начинать с установления полей. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает минимальные размеры полей. Но при необходимости размеры полей не запрещается увеличивать.

Размеры полей:

- левое поле – не менее 20 мм (для архивных документов рекомендуется 35 мм),

- правое поле - не менее 10 мм,

- верхнее поле - не менее 20 мм,

- нижнее поле – не менее 20 мм;

При изготовлении документов на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа (договоры, протоколы).

После задания полей определить, какие реквизиты требуется проставить на данном документе. Выбрать наиболее рациональный способ расположения реквизитов (угловой или поперечный). Следует учитывать, что в организациях рекомендуется соблюдать единообразие в ведении документации, поддерживать фирменный стиль. Поэтому необходимо ознакомиться с «Альбомом форм унифицированных документов», с «Инструкцией по делопроизводству».

Документы личного характера допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).
Состав реквизитов документов

на формуляре-образце ГОСТ Р 6.30-2003
01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации (ОКПО);

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа (ОКУД);

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.
Описание реквизитов документов

(номера пунктов соответствуют номеру реквизита на формуляре-образце)
1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

9. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

На №______ от ________

14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения (Москва, Санкт-Петербург, г. Псков, Новгород, г. Калуга и т.п).

15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору

ОАО "Северные регионы"

И.П. Лагунину

или

АО "Электроцентромонтаж"

Главному бухгалтеру

В.М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрациям районов

Московской области
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома

"Меди"

Н.В. Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО "Ростекстиль"

Личная подпись В.А. Степанов

Дата

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО "Электронные технологии"

Личная подпись Л.В. Кузнецов

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2003 N 14
или
УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.04.2003 N 82
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.
Прошу подготовить проект

договора с Консалтинговой группой

"ТЕРМИКА" к 05.10.2003

Личная подпись

Дата
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

О создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложения: 1. Положение об Управлении кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления

регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и

приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение N 2

к приказу Росархива

от 05.06.2003 N 319
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

к приказу Минздрава России

от 05.06.2003 N 251
22. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Вице-президент Ассоциации

региональных предприятий Личная подпись А.А. Борисов

или на бланке:

Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов
Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
Исполнительный директор

ЗАО "Партнер" Личная подпись Н.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Директор института Личная подпись М.В. Ларин
Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель директора Заместитель директора

по научной работе по персоналу
Личная подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. Игнатьев
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич
Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова
Личная подпись А.С. Красавин
Личная подпись О.И. Рысков

23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А.Г. Грязнова

Дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2003 N 430-162
24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Верно

Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко

Дата
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
В.А. Жуков

924 45 67

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Рекомендации по оформлению текста организационно-распорядительных документов
Текст может начинаться с красной строки или исполняться флаговым способом (от левого края листа).

Смысловые куски текста разделяют на абзацы, разделы и подразделы (главы и параграфы), которые нумеруют арабскими цифрами с точкой.

Названия разделов и подразделов (заголовки и подзаголовки) выделяются различными способами: увеличенным размером шрифта, прописными буквами., малыми прописными буквами, разрядкой, курсивом, жирным шрифтом. Подчеркивание заголовков, а также написание их чернилами не допускается.

Переносы слов в заголовках не допускаются.

Точку в конце заголовка не ставят. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.

Заголовки отделяют от текста увеличенным интервалом (или одной пустой строчкой).

Каждый раздел, часть, главу следует начинать с нового листа (страницы).

Страницы нумеруются арабскими цифрами, с проставлением номера посередине верхнего поля, нумерация начинается со второго листа, на титульном листе номер не проставляется, но он включаются в общую нумерацию.

При использовании в тексте цитаты иди утверждения того или иного автора следует делать ссылки на заимствованный источник путем заключения в квадратные скобки номера, под которым произведение значится в вашем списке использованной литературы. В случае затруднения оформления списка отдельных авторских книг следует обратиться непосредственно к ним, где вначале или в конце дается точное библиографическое описание книги.


Формуляр-образец 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
20 73 88 10

?<----->?<---------------->? ?<----------------->?<->?

?????????????????????????????????????????????????????????????

/\ ? ?/\

3 ? ? ? ?

\/ ? ? ?

????? ???????????????????????? ????????????????????? ? ?

/\ ? /\ ?01 02 ? ? 16 19 ? ? ?

? ? 17 ? ? 03 ? ? ? ? ?

? ? \/ ? ? ? ? ? ?

? ? ???????????????????????? ????????????????????? ? ?

51 ? ? ?08 09 10 ? ? 15 ? ? ?

? ? ?04 05 06 07 ? ? ? ? ?

? ? ? ? ? ? ? ?

\/ ? ? ? ? ? ? ?

????? ???????????????????? ? ? ? ?

/\ ? ?11 12 ? ? 17 ? ? ?

? ? ?13 ? ? ? ? ?

22 ? ? ?14 ? ? ? ? ?

\/ ? ? ? ? ? ? ?

????? ???????????????????? ? ? ? ?

/\ ? ?18 ? ? ? ? ?

18 ? ? ? ? ? ? ? ?

\/ ? ? ? ? ? ? ?

????? ?????????????????????????????????????????? ? ?297

? ? ? ? ?

? ?20 ? ? ?

? ? ? ? ?

? ? ? ? ?

? ? ? ? ?

????? ?????????????????????????????????????????? ? ?

/\ ? ?21 22 25 ? ? ?

20 ? ? ? ? ? ?

\/ ? ? ? ? ?

????? ?????????????????????????????????????????? ? ?

/\ ? ?23 24 26 ? ? ?

? ? ?27 ? ? ?

? ? ? ? ? ?

40 ? ? ?????????????????????????????????????????????? ? ?

? ? /\ ?28 30 29 ? ? ?

? ? 16 ? ? ? ? ?

\/ ? \/ ? ? ? ?

????? ?????????????????????????????????????????????? ? ?

/\ ? ? ?

20 ? ? ? ?

\/ ? ?\/

?????????????????????????????????????????????????????????????

? 210 ?

?<-------------------------------------------------->?


Формуляр-образец 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
20 10

?<----->? ?<->?

?????????????????????????????????????????????????????????????

/\ ? ?/\

3 ? ? ? ?

\/ ? ? ?

????? ?????????????????????????????????????????????? ? ?

/\ ? /\ ?01 02 03 16 19 ? ? ?

? ? 17 ? ? ? ? ?

? ? \/ ? ? ? ?

? ? ?????????????????????????????????????????????? ? ?

? ? /\ ?08 09 10 ? ? ?

? ? 20 ? ? ? ? ?

73 ? ? ? ?04 05 06 07 ? ? ?

? ? \/ ? ? ? ?

? ? ?????????????????????????????????????????????? ? ?

? ? /\ ?11 12 15 ? ? ?

? ? 10 ? ? ? ? ?

? ? \/ ? ? ? ?

? ? ?????????????????????????????????????????????? ? ?

? ? ?13 14 ? ? ?

\/ ? ? ? ? ?

????? ?????????????????????????????????????????? ? ?

/\ ? ?18 17 ? ? ?

18 ? ? ? ? ? ?

\/ ? ? ? ? ?297

????? ?????????????????????????????????????????? ? ?

? ? ? ? ?

? ?20 ? ? ?

? ? ? ? ?

? ? ? ? ?

? ? ? ? ?

????? ?????????????????????????????????????????? ? ?

/\ ? ?21 22 25 ? ? ?

20 ? ? ? ? ? ?

\/ ? ? ? ? ?

????? ?????????????????????????????????????????? ? ?

/\ ? ?23 24 26 ? ? ?

? ? ? ? ? ?

? ? ?27 ? ? ?

40 ? ? --- ?????????????????????????????????????????? ? ?

? ? /\ ?28 30 29 ? ? ?

? ? 16 ? ? ? ? ?

\/ ? \/ ? ? ? ?

????? --- ?????????????????????????????????????????? ? ?

/\ ? ? ?

20 ? ? ? ?

\/ ? ?\/

?????????????????????????????????????????????????????????????

? 210 ?

?<-------------------------------------------------->?
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)

(приводится в сокращенном варианте, только для класса документов ОРД)
Принят Постановлением Госстандарта России от 30.12.93 N 299, вносились изменения в 1997 и 1999 годах. Слева отображен код унифицированной формы документа (реквизит 7 - ОКУД), который необходимо определить по виду документа и проставить на бланках (контрольное число непроставляется). Например, на приказе по вопросам основной деятельности ОКУД 0251151.

Цифры кода означают следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак - контрольное число.
0200000 2 УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

0211000 0 Документация по созданию организации, предприятия

0211031 3 Договор об аренде

0211071 5 Заявление на государственную регистрацию

0211072 1 Заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета

0211073 8 Заявление об исключении из состава членов колхоза (совхоза)

0211101 1 Письмо об изготовлении печати, штампа

0211111 7 Положение о структурном подразделении

0211151 9 Приказ о создании предприятия

0211152 5 Приказ о выходе из совхоза

0211161 4 Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива

предприятия о создании

0211162 0 Протокол общего собрания членов кооператива об утверждении устава

0211163 7 Протокол заседания правления колхоза

0211171 3 Распоряжение Главы администрации территории о предоставлении земельного участка

0211191 0 Свидетельство о регистрации

0211231 2 Устав

0211241 8 Учредительный договор

0212000 4 Документация по реорганизации организации, предприятия

0212151 2 Приказ о реорганизации

212161 8 Протокол общего собрания

(конференции) трудового коллектива о реорганизации

0212181 9 Решение Совета директоров (Правления) о реорганизации

0213000 8 Документация по ликвидации организации, предприятия

0213011 4 Акт о ликвидации

0213101 9 Письмо с сообщением о ликвидации

0213102 5 Письмо участника о выходе из совместного предприятия

0213151 6 Приказ о ликвидации и создании ликвидационной комиссии

0213181 2 Решение Совета директоров (Правления) о ликвидации

0213161 1 Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о ликвидации

0214000 1 Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий

0214061 0 Заявка на участие в конкурсе

0214161 5 Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия

0214191 1 Свидетельство о регистрации

0251000 1 Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия

0251121 3 Постановление коллегиального органа по вопросам основной деятельности

0251151 1 Приказ по вопросам основной деятельности

0251152 6 Приказ о распределении обязанностей между руководством

0251161 5 Протокол коллегиального органа по вопросам деятельности

0251221 8 Указание по вопросам основной деятельности

0252000 5 Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия

0252031 8 Договор на производство работ (оказание услуг)

0252051 9 Должностная инструкция

0252111 1 Положение о структурном подразделении

0252131 2 Правила внутреннего трудового распорядка

0252211 6 Структура и штатная численность

0252251 8 Штатное расписание

0253000 9 Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия

0253011 0 Акт по вопросам основной деятельности

0253101 2 Письмо по вопросам основной деятельности

0253201 4 Справка по вопросам основной и кадровой деятельности

0281000 0 Документация по приему на работу

0281071 4 Заявление о приеме на работу

0281081 6 Контракт о назначении на должность

0281151 8 Приказ о приеме на работу

0281161 3 Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу

0282000 3 Документация по переводу на другую работу

0282071 8 Заявление о переводе на другую работу

0282141 6 Представление о переводе на другую работу

0282151 1 Приказ о переводе на другую работу

0283000 7 Документация по увольнению с работы

0283071 1 Заявление об увольнении

0283151 5 Приказ об увольнении

0283161 0 Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении

0284000 0 Документация по оформлению отпусков

0284021 8 График отпусков

0284071 5 Заявление о предоставлении отпуска

0284151 9 Приказ о предоставлении отпуска

0285000 4 Документация по оформлению поощрений

0285141 7 Представление о поощрении

0285151 2 Приказ о поощрении

0285161 8 Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении

0286000 8 Документация по оформлению дисциплинарных взысканий

0286041 6 Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины

0286091 3 Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины

0286151 6 Приказ о наложении дисциплинарного взыскания

0286161 1 Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению


  1. Акты

  2. Нормативы

  3. Инструкции

  4. Сметы

  5. Перечни

  6. Положения

  7. Программы

  8. Стандарты

  9. Тарифные ставки

  10. Формы унифицированных документов

  11. Штатные расписания

  12. Расценки на производство работ

  13. Структура и штатная численность

  14. Задания на проектирование, технические

  15. Договоры

  16. Заявки

  17. Планы

Конкретный перечень документов, подлежащих утверждению, уточняется для каждой организации и приводится в инструкции по делопроизводству данной организации.



Примерный перечень документов, на которых ставиться печать

(Конкретный перечень документов, на которых ставиться печать, уточняется для каждой организации и приводится в инструкции по делопроизводству данной организации)


  1. Акты

  2. Сметы

  3. Доверенности

  4. Договоры

  5. Задания на проектирование, технические

  6. Заявки на оборудование, изобретения

  7. Заключения и отзывы в ВАК

  8. Исполнительные листы

  9. Командировочные удостоверения

  10. Сметы

  11. Нормы расходов

  12. Образцы оттисков печатей и подписей

  13. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные)

  14. Положения

  15. Уставы

  16. Протоколы согласования планов поставок, выдвижения народных заседателей

  17. Реестры чеков, бюджетных поручений

  18. Справки лимитные

  19. Спецификации изделий, продукции

  20. Титульные списки

  21. Штатные расписания и изменения к ним

  22. Письма гарантийные

  23. Представления и ходатайства (о награждении)



Вышестоящая организация

Организационно-правовая форма организации

«Название организации»
окпо 33189662 огрн 1234567890123 инн/кпп 1234567890 / 123456789 ОКУД 0222153
ПРОТОКОЛ
«__»_______200_г. №_____________
Санкт - Петербург
Заголовок
Председатель -

Секретарь -

Присутствовали: (по алфавиту, без указания должности или отдельным приложением).

Приглашенные: (с указанием организации, должности, ФИО)
ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.

2.


  1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

1. 1.

1. 2.


  1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

  1. 1.

2. 2.

председатель И.О. Фамилия

Секретарь И.О. Фамилия

В дело №______

Должность

___________И.О. Фамилия

___________
Вышестоящая организация

Организационно-правовая форма организации

«Название организации»
окпо 33189662 огрн 1234567890123 инн/кпп 1234567890 / 123456789 ОКУД 0222153
ПРОТОКОЛ

«__»________200___г.__ №_____________
Санкт - Петербург
Заголовок


Председатель -

Секретарь -
Присутствовали:

Приглашенные:
Рассмотренные вопросы:
1.

2.
Принятые решения:
1. 1.

1. 2.
2. 1.

2. 2.
председатель И.О. Фамилия

Секретарь И.О. Фамилия

В дело №______

Должность

___________И.О. Фамилия

Вышестоящая организация

Организационно-правовая форма организации

«Название организации»
окпо 33189662 огрн 1234567890123

инн/кпп 1234567890 / 123456789

ОКУД 0222153
АКТ

____________№_____________
Санкт — Петербург





УТВЕРЖДАЮ

Директор, д.э.н., профессор

______________В.Н. Соколов

______________


Заголовок

Основание:
Составлен комиссией:

Председатель: И.О. Фамилия

Члены комиссии: 1. И.О. Фамилия (по алфавиту)

2. И.О. Фамилия

3.

Присутствовали: должность И.О. Фамилия

Изложение фактов (текст акта)

Председатель
Члены комиссии: 1. (по алфавиту)

2.
В дело №______

Должность

___________И.О. Фамилия

___________

Вышестоящая организация

Организационно-правовая форма и название организации

(сокращенное название)
окпо 33189662 огрн 1234567890123 инн/кпп 1234567890 / 123456789 ОКУД 0215312
ПРИКАЗ
«____»____________200 г. №___________
Санкт - Петербург
Об утверждении инструкции

по делопроизводству
С целью совершенствования работы с документами в Санкт-Петербургском технологическом институте

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в Санкт-Петербургском технологическом институте и ввести в действие с 01 сентября 2005 г.

2. Деканам факультетов и начальникам отделов совместно с лицами, ответственными за делопроизводство в подразделениях, обеспечить введение делопроизводства в соответствии с требованиями данной инструкции.

4. Инструкцию по делопроизводству от 13.02.1991 № 2 считать утратившей силу с 01.09.2005.

5. Контроль за исполнением приказа возложить на проректора по административно – финансовой работе Петрову З.П.

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 52 л. в 1 экз.

2. Список рассылки на 2 л. в 1 экз.
Ректор, д.э.н., проф. В.Н. Соколов
В дело №______

Секретарь

__________И.О. Фам

___________


Проект вносит:

Зав. канцелярией Л.В.Шарапова
Проректор по УВР Проректор по АФР

____________Д.В. Карпов ___________З.П. Кузнецова
____________ ____________
Гл. бухгалтер Начальник отдела кадров

____________В.В. Новак ___________Н.И. Жарова
____________ ____________

С приказом ознакомлены:
Нач. коммерческого отдела Е.И. Забровская
Нач. СОК Т.М. Цаплина
Нач. РИО И.Х. Эмиров
Зав. библиотекой Н.А. Чудаева


К.В. Попова

568 18 71

Вышестоящая организация

Организационно-правовая форма организации

«Название организации»

(сокращенное название)
Садовая ул., д. 55 / 1, оф.301, Санкт-Петербург, 198171,

Тел: 560-39-41, факс: 560-44-41, E-mail: rector@tis.spb.ru,

окпо 33189662 огрн 1234567890123 инн/кпп 1234567890 / 123456789


«____»________200__г. №_____

На №______от_______________
Заголовок








Текст документа


Вышестоящая организация

Организационно-правовая форма «Название организации»

(сокращенное название)

Садовая ул., д. 55 / 1, оф.301, Санкт-Петербург, 198171, Тел: 560-39-41, факс: 560-44-41, E-mail: rector@tis.spb.ru

окпо 33189662 огрн 1234567890123 инн/кпп 1234567890 / 123456789
___________№________________

На №_________от_____________
Заголовок







Текст

Образцы для организации документооборота

Учет документооборота


Вид документа



Внутренняя


Входящая



Исходящая


Месяц




Регистрир.

Не регистр











январь
февраль

март

апрель

май

июнь

июль

август

сентябрь

октябрь

ноябрь

декабрь

Всего за год




Титульный лист к журналу учета документации




Вышестоящая организация

Организационно-правовая форма организации

«Название организации»
окпо 33189662 огрн 1234567890123 инн/кпп 1234567890 / 123456789
Наименование структурного подразделения


К Н И Г А У Ч Е Т А


входящей (исходящей) документации


20 _________ г.

Начало _______________ г.
Окончание ____________ г.

Журнал регистрации входящей, исходящей документации



Регистрация входящей документации



Дата поступления,

вход. номер документа


Корреспондент, дата, индекс документа


Краткое содержание


Кому адресовано


Ответ. за исполнение документа



Отметка об исполнении

1

2

3

4

5

6






































Регистрация исходящей документации



Регистрац.

номер, дата



Корреспондент


Краткое содержание


Кто подписал


Ответ. за исполнение документа

1

2

3

4

5














































Журнал исполнительской дисциплины









Вид документа


Дата


Заголовок


Сроки исполнения


Ответственное лицо за

исполнение поручения


Информация об исполнении


Причина неисполнения

1

2

3

4

5

6

7

8



























Перечень документов, не подлежащих регистрации в канцелярии1


« »





п/п



Вид документов



Место регистрации


Примечание

1


Переписка с абитуриентами по приему в ВУЗ



Приемная комиссия

-

2


Извещения, сообщения о встречах, переговорах



Ректорат

-

3


Пригласительные билеты, письма открытки, поздравительные




-


При необходимости учитываются в подразделениях

4


Письма по вопросам приема на работу



Отдел кадров

-

5


Извещения на получение заказной почты



Бухгалтерия

-

6


Печатные издания каталоги, журналы и т. п.



Библиотека


При необходимости учит. в библиотеке


7


Программы совещаний, конференций



Ректорат

-

8


Письма с пометкой “лично”


-


При необходимости после вскрытия адресатом регистрируются


9


Бухгалтерские и финансовые



Бухгалтерия

-

10


Рекламные письма


-

-

11


Плановые документы, документы по ценообразованию


Планово - экономический отдел

-

12


Научные отчеты по темам



В подразд.

-

13


Договоры


Догов. группа

-



Вышестоящая организация Организационно-правовая форма организации и название организации
окпо 33189662 огрн 1234567890123

инн/кпп 1234567890 / 123456789
Номенклатура дел организации
_____________№_________________




УТВЕРЖДАЮ
Должность

______________ И.О. Фамилия


______________



На 200... год



Индекс дела



Заголовок дела

(тома, части)


Колич. дел

(томов, частей)


Сроки хранения

(тома, части)

и ? статьи по перечню


Приме-чание

1

2

3

4

5
















Наименование должности руководителя

службы документационного обеспечения И.О. Фамилия
Дата

Виза зав. центральным архивом

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Заведующий Протокол ЭПК ЦГА Российской

Центральным городским архивом Федерации

Санкт - Петербурга

От _________ №______

________________ И.О. Фамилия

________________
В дело 00-00

_________ И.О. Фамилия

_________


Форма итоговой записи к номенклатуре дел Института
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных

в ____________году в __________________________________________________________

(название организации)



Сроки хранения



Всего


В том числе

___________________________________________
переходящих с пометкой “ЭПК


1

2

3

4


Постоянного











Временного ( со сроком от 75 до 10 лет)












Временного ( до 10 лет включительно)












ВСЕГО:













Наименование должности лица,

ответственного за делопроизводство подпись И.О. Фамилия

Дата
Итоговые сведения переданы в государственный центральный архив
Наименование должности лица,

передавшего сведения в архив подпись И.О. Фамилия

Дата

Образец внутренней описи документов дела



ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА №---------------


? п/п

Индекс

документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов дела

Примечания

1

2

3

4

5

6


















Итого___________________________________________________________________документов
Количество листов внутренней описи __________________________________________________

(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела подпись И.О. Фамилия
Дата

ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №____




В дело подшито (вложено) и пронумеровано______________________________________

(цифрами и прописью)

__________________________________________________________ листа (листов).
В том числе: литерные листы_________________________________________________
пропущенные номера____________________+…… листов внутренней описи
_________________________________________________________________________



Особенности физического состояния и формирования дела



Номера листов

1

2







Должность лица, составившего

заверительную надпись подпись И.О. Фамилия


Дата


Форма обложки дела



Название вышестоящей организации
организационно-правовая форма и название организации

(сокращенное название)
Структурное подразделение


Д. _______________

Оп. ______________

Ф _______________

Дело №
Том №
_____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
_________

(название дела)
___________

(номера документов)

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

с « » 200 г. по « » 200 г.

(дата)
на_____________лист

хранить____________
Ф. №_______________

Оп. №______________

Д. №_______________

КАРТА - ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА



Дело____________________________________________________________________

(? и название дела)

Выдано____________________ ___________________________________

(дата выдачи ) (кому выдано)


__________________________________________________________________________

(На какой срок выдано)

Должность сотрудника ,

выдавшего дело подпись И.О. Фамилия


Дата выдачи



Форма сводной описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу



Название организации

____________________________________________________________________________

структурное подразделение

____________________________________________________________________________

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

Подпись И.О. Фамилия

Фонд №_______ Дата

Опись №_______

Дел постоянного хранения

На _____________год

__________________________________________________________________________

Название раздела структурного подразделения


? п/п


Индекс дела

тома, части


Заголовок дела, тома, части


Дата дела, тома части


Количество листов в деле


Срок хранения дела , тома , части


Примечание

1

2

3

4

5

6

7






















В данную опись внесено ____________________________________________дел

(цифрами и прописью)

с №_________________по № ______________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера :
Наименование должности

составителя описи подпись И.О. Фамилия

Дата
Заведующий центральным архивом

(лицо, ответственное за архив) подпись И.О. Фамилия

Дата
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЦЭК Протокол ЭПК

от ____________№ ________ архивного учреждения

Наименование ведомства

от__________№_________
В дело №

Рекомендуемая ЛИТЕРАТУРА

  1. ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт, 2003.

  2. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. – 359 с.

  3. Организация работы с документами: учебник / В.А. Кудряев и др. – М.: ИНФРА-М, 2000. - 575 с.

  4. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. - М.: ПРИОР, 2001.


ПЕРЕЧЕНЬ ВОПРОСОВ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ К ЗАЧЕТУ

по дисциплине «Деловая корреспонденция на русском и иностранном языке»


  1. Понятие документированной информации (документа)

  2. Понятие официального документа.

  3. Функции документа.

  4. Выбор средства общения.

  5. Юридическая ответственность за нарушение правил работы с документами

  6. Организация работы службы документационного обеспечения управления: цель, задачи, функции, выбор рациональной структуры, документирование распределения обязанностей между сотрудниками, условия работы и техническое обеспечение.

  7. ГОСТ Р 6.30-2003. Назначение, структура и применение ГОСТа.

  8. Форматы бумаги, бланки документов, поля на документе, нумерация страниц.

  9. Формуляры-образцы в ГОСТе Р 6.30-2003.

  10. Инструкция по делопроизводству в организации.

  11. Табель форм документов организации.

  12. Правила проставления на документе герба РФ, герба субъекта РФ, эмблемы организации.

  13. Реквизит «наименование организации», его структура.

  14. Реквизит «справочные данные организации», его структура, назначение и применение.

  15. Реквизиты ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, их назначение и необходимость проставления на документах.

  16. Регистрация и индексация документов. Правила оформления даты и регистрационного номера документов.

  17. Реквизит «резолюция», особенности оформления.

  18. Реквизит «адресат», особенности оформления.

  19. Реквизит «гриф утверждения». Перечень документов, на которых ставится гриф утверждения.

  20. Удостоверение документа (подпись, печать). Перечень документов, на которых ставится печать.

  21. Внутреннее и внешнее согласование документов.

  22. Оформление приложений.

  23. Удостоверение копий и выписок из документов.

  24. Отметки на документах: о контроле, о поступлении документа в организацию, об ограниченном доступе, о копировании.

  25. Оформление и основные разделы «Положения о структурном подразделении».

  26. Оформление и основные разделы «Должностной инструкции».

  27. Понятие, организация и учет документооборота в организациях.

  28. Технология обработки входящих и исходящих документов.

  29. Технология обработки внутренних документов.

  30. Контроль исполнительской дисциплины.

  31. Систематизация документов и составление номенклатуры дел.

  32. Правила формирования дел.

  33. Правила оформления дел.

  34. Процедура уничтожения документов.

  35. Классификация и основная характеристика деловых писем.

  36. Части делового письма и их расположение. Построение текста письма.

  37. Тон и стиль деловой корреспонденции.

  38. Стандартные фразы и выражения.

  39. Особенности деловой корреспонденции на иностранном языке.

1В каждой организации свой список


Учебный материал
© bib.convdocs.org
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации