Инструкция по судебному делопризводству - файл n1.doc

Инструкция по судебному делопризводству
скачать (270 kb.)
Доступные файлы (1):
n1.doc270kb.06.11.2012 23:15скачать

n1.doc

  1   2


Утверждена

приказом

председателя Комитета

по судебному администрированию

при Верховном Суде

Республики Казахстан

от «__» _________ 2006 г. N _
Временная инструкция

по делопроизводству в районном и приравненном к нему суде

по программе «Единая автоматизированная информационно-аналитическая система судебных органов РК»
Временная инструкция по ведению делопроизводства в районном и приравненном к нему суде (далее - Инструкция) разработана на основании Типовых правил документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан, утвержденных приказом Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства информации, культуры и общественного согласия Республики Казахстан от 29 апреля 2003 года № 33, в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности районного и приравненного к нему суда с учетом современных информационных технологий.

В Инструкции также учтены требования норм Гражданского процессуального, Уголовно-процессуального кодексов РК, Кодекса Республики Казахстан «Об административных правонарушениях» и других нормативных правовых актов, регулирующих деятельность судов, в том числе Закона Республики Казахстан «О государственной правовой статистике и специальных учетах» от 22 декабря 2003 года № 510-II, Государственной программы формирования "электронного правительства" в Республике Казахстан на 2005-2007 годы, утвержденной Указом Президента Республики Казахстан от 10 ноября 2004 года № 1471.

Порядок работы с электронной почтой в суде регулируется Правилами по работе с электронной почтой в Верховном Суде Республики Казахстан, местных судах Республики Казахстан, Комитете по судебному администрированию при Верховном Суде Республики Казахстан и его администраторами в областях, городах Астане и Алматы, утвержденными Распоряжением Председателя Верховного Суда Республики Казахстан от 04 апреля 2005 года № 62.

Ведение учета и систематизация законодательства определяется Правилами ведения учета и систематизации законодательства в Верховном Суде Республики Казахстан, местных судах Республики Казахстан, Комитете по судебному администрированию при Верховном Суде Республики Казахстан и его администраторах, утвержденными Распоряжением Председателя Верховного Суда Республики Казахстан от 31 августа 2005 года № 157.

Работа ведомственной библиотеки суда регулируется Типовыми правилами о ведомственных библиотеках Верховного Суда Республики Казахстан и местных судов, утвержденными Распоряжением Председателя Верховного Суда Республики Казахстан от 12 сентября 2005 года № 166.

Настоящая Инструкция устанавливает единые правила организации и ведения делопроизводства в канцелярии районного и приравненного к нему суда, в том числе городского, межрайонного специализированного – экономического суда, административного суда, военного суда гарнизона и других (далее – районный суд) электронным способом по системе ЕАИАС.

Порядок хранения документации в электронном виде и передачи их в архив осуществляется в соответствии с данной Инструкцией.

В судах, где внедрено электронное делопроизводство по системе ЕАИАС, производится безбумажным способом.

Все, не предусмотренные Инструкцией ситуации, регулируются требованиями норм Гражданского процессуального, Уголовно-процессуального кодексов РК, Кодекса Республики Казахстан «Об административных правонарушениях» и других нормативных правовых актов.
1. Основные понятия, используемые в Инструкции
1. В настоящей Инструкции используются термины, установленные Государственным стандартом Республики Казахстан СТ РК 1037-2001 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», а также действующим процессуальным законодательством Республики Казахстан:

1) заявление – обращение граждан, юридических лиц, посредством которого реализуются их субъективные права, не связанные с обжалованием, опротестованием судебных актов;

2) предложение – вид обращения, цель которого обратить внимание на необходимость совершенствования работы суда и канцелярии, а также деятельности местных судов, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных перед ними задач;

3) отклик – вид обращения, посредством которого граждане реализуют свое отношение к проводимой государством судебно-правовой реформе, отправлению правосудия;

4) запрос – обращение, выражающее потребность гражданина, юридического лица в получении информации по интересующим его вопросам личного или общественного характера;

Примечание: в понятие «запрос» не включаются дубликаты жалоб, заявлений, предложений, откликов, запросы о предоставлении статистической отчетности, выдаче копий судебных актов.

5) жалоба – письменное обращение гражданина, юридического лица на несогласие с судебным актом, порядок рассмотрения которого регулируется положениями действующего законодательства;

6) коллективное обращение - обращение двух и более граждан, а также обращение, принятое на митинге или собрании и подписанное организаторами или участниками митинга, собрания;

7) Резидентами Республики Казахстан признаются физические лица, постоянно пребывающие в Республике Казахстан, или центр жизненных интересов которых находится в Республике Казахстан, также юридические лица, созданные в соответствии с законодательством Республики Казахстан, и (или) иные юридические лица, место эффективного управления (фактические органы управления) которых находится в Республике Казахстан;

8) Нерезидентами признаются физические и юридические лица, не являющиеся резидентами в соответствии с положениями Кодекса РК «О налогах и других обязательных платежах в бюджет»;

9) корреспонденция – поступающие в суд уголовные, гражданские дела, дела об административных правонарушениях, материалы, а также служебная корреспонденция, обращения органов государственной власти и управления, местных исполнительных и представительных органов, судов, жалобы, заявления и иные обращения юридических лиц и граждан, документы нормативно-правового характера;

10) корреспонденция, не подлежащая регистрации - письма, присланные в копии для сведения; поздравительные письма, пригласительные билеты; расписки о вручении судебных повесток;

11) внутренние документы – распоряжения, поручения, заключения, обзоры, справки, протоколы, планы мероприятий и иные документы информационно-аналитического и организационного характера, связанные с деятельностью суда;

12) делопроизводство – установленный настоящей Инструкцией порядок приёма, регистрации, движения, учёта, отправки и хранения поступившей корреспонденции, внутренних документов и судебных дел, как на бумажных носителях, так и в виде электронных данных, полученных посредством информационных технологий;

13) Единая автоматизированная информационно-аналитическая система судебных органов Республики Казахстан (далее - ЕАИАС) - автоматизированная электронная система регистрации, учёта движения жалоб, заявлений, протестов и представлений, а также гражданских, уголовных дел и дел об административных правонарушениях, материалов, обращений граждан, составления статистических и ведомственных отчетов и иных аналитических материалов, установленная Инструкцией в соответствии с требованиями действующего законодательства и вложенные в учетные документы электронное содержание корреспонденции и судебных актов;

14) База данных «Судебное делопроизводство» (далее – База данных) - составная часть ЕАИАС, которая предназначена для организации систематического учета входящих, исходящих и внутренних организационно-распорядительных документов на основе регистрационно-контрольных карточек в электронном виде. Посредством базы данных осуществляется контроль за исполнением документов, резолюций руководства, исполнительской дисциплины работников суда. База данных обеспечивает автоматическую подготовку различных отчетов по рассмотрению дел, разрешению обращений и рассмотрению иной корреспонденции, а также получение стандартных учетных документов канцелярии суда.

15) информационный учетный документ (далее - учетный документ) – документ электронной базы данных установленного образца для системы автоматизированного оформления регистрации и учёта движения входящей, исходящей, внутренней корреспонденции, связанной с судопроизводством и судебных дел (учетно-статистическая карточка);

16) работники районного суда – судьи, а также работники канцелярии суда, как состоящие в штате, так и работающие по индивидуальным трудовым договорам.
2. Общие требования к обеспечению документооборота и руководство организацией делопроизводства суда
2. Ответственность за ведение делопроизводства, судебной статистики, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с корреспонденцией и судебными делами и материалами, учет, сохранность и своевременное прохождение корреспонденции и судебных дел и материалов, контроль за исполнением документов, поручений возлагается на заведующего канцелярией районного суда.

3. Прием граждан в суде производится в соответствии с Типовыми правилами внутреннего распорядка местных судов, утвержденных распоряжением Председателя Верховного Суда от 26 октября 2004 года № 190.

4. Инструкция распространяется на работу с документами несекретного характера, а также на документы с грифом «Для служебного пользования».

Порядок работы с секретными документами и их ведения определяются соответствующей Инструкцией.

Правила и порядок работы с документами, предусмотренными настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников районного суда.

5. Ведение делопроизводства обеспечивается на государственном и (или) русском языках, в зависимости от языка обращения и ведения делопроизводства.

6. Заведующий канцелярией районного суда знакомит под роспись вновь принятых работников с настоящей Инструкцией и другими документами, регламентирующими работу районного суда.

7. Контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет администратор судов области.

8. Обязанности, права и ответственность работников канцелярии определяются их должностными инструкциями, утверждаемыми администратором судов области.

9. Заведующий канцелярией районного суда организует и руководит работой канцелярии районного суда.

Заведующий канцелярией является материально ответственным лицом в районном суде.

На заведующего канцелярией возлагаются следующие обязанности:

1) распределение работы и обязанностей между работниками канцелярии районного суда и контроль за исполнением ими своих обязанностей;

2) осуществление контроля за исполнительской и трудовой дисциплиной работников районного суда;

3) организация приема заявлений, жалоб, исковых заявлений, заявлений о выдаче судебных приказов (далее исковые заявления), обращений граждан;

4) организация работы по автоматическому распределению дел, материалов, заявлений, жалоб;

5) ведение наряда распоряжений председателя районного суда;

6) осуществление контроля за ведением информационных учетных документов по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях, материалам, обращениям граждан и др., правильным и своевременным составлением государственных статистических отчетов. Ответственность за полноту и достоверность статистических отчетов и их сдачу в уполномоченный орган несет заведующий канцелярией;

7) осуществление контроля по учету и регистрации поступающих в районный суд предложений, заявлений, жалоб, запросов, откликов и сроками их исполнения;

8) осуществление контроля за своевременной отправкой дел с апелляционными, частными жалобами и протестами, а также по запросам в вышестоящий суд, а также их возврат в суд;

9) осуществление контроля за исполнением судебных поручений других судов республики и иностранных государств, поступивших в соответствии с международными соглашениями;

10) организация работы и контроль по учету и хранению уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях, материалов, вещественных доказательств;

11) осуществление контроля за исполнением указаний, распоряжений вышестоящих судов, приказов и поручений Комитета по судебному администрированию при Верховном Суде Республики Казахстан (далее – Комитет) и его территориального органа;

12) разработка и распределение функциональных обязанностей работников канцелярии районного суда. Заведующий канцелярией районного суда вносит администратору судов представление о распределении должностных обязанностей между работниками канцелярии районного суда для их утверждения;

13) ознакомление вновь принятых работников канцелярии районного суда с настоящей Инструкцией;

14) организация работы архива районного суда;

15) организация выдачи исполнительных листов по гражданским, уголовным делам, постановлений по делам об административных правонарушениях и материалам, направления на исполнение судебных актов;

16) организация исполнения судебных актов в части вещественных доказательств;

17) ответственность за приемку, хранение и отпуск материальных ценностей в районном суде возлагается на заведующего канцелярией, с которым заключается письменный договор о полной материальной ответственности;

18) обеспечение хозяйственной деятельности районного суда по согласованию с Администратором судов соответствующей области (далее – Администратор);

19) организация деятельности сантехника, электрика, уборщицы, дворника, вахтеров районного суда;

20) участие в инвентаризации материальных ценностей в сроки, установленные приказом Администратора;

21) определение потребности районного суда в основных средствах, хозяйственном инвентаре и канцелярских принадлежностях, составление заявок по ним и обеспечение экономии материальных ценностей;

22) своевременное предоставление сведений Администратору об обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности материальных ценностей районного суда;

23) организация доставки, своевременное снабжение товарно-материальными ценностями работников районного суда;

24) организация контроля за общим порядком и санитарным состоянием кабинетов, залов судебных заседаний, помещений здания и прилегающей территории районного суда;

25) организация составления и сдачи ежемесячного материального отчета о движении и остатках материальных ценностей в отдел бухгалтерского учета и отчетности администратора не позднее 5 числа последующего месяца;

26) организация ведения автоматизированного рабочего места (далее - АРМ);

27) организация ведения кодификации;

28) выполнение других поручений председателя, судей районного суда и Администратора.

10. На главных и ведущих специалистов районного суда в соответствии с распределением обязанностей возлагается:

1) учет и регистрация поступающих предложений, заявлений, жалоб и контроль за соблюдением сроков их рассмотрения;

2) регистрация и учет приема граждан, осуществляемого председателем районного суда;

3) ведение делопроизводства по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях, материалам, в том числе оформление уголовных дел после предварительного слушания и главного судебного разбирательства, а также оформление гражданских дел и дел об административных правонарушениях после их рассмотрения, сдача судебных дел и приобщенных вещественных доказательств в канцелярию районного суда в установленные сроки;

4) регистрация, учет и хранение уголовных, гражданских дел и дел об административных правонарушениях и других материалов;

5) автоматическое распределение судебных дел и исковых заявлений;

6) ведение систематизации законодательства РК и судебной практики;

7) доведение до работников районного суда изменений и дополнений в действующем законодательстве и судебной практике;

8) подготовка оперативного совещания районного суда, ведение протокола;

9) организация работы по взаимодействию со СМИ;

10) учет частных постановлений, определений и контроль за их исполнением;

11) ведение учета судебных поручений других судов республики и иностранных государств, поступивших в соответствии с международными соглашениями;

12) ведение нарядов, журналов, карточек, алфавитных указателей;

13) ведение информационных учетных документов по уголовным, гражданским делам, по делам об административных правонарушениях, материалам);

14) составление статистической отчетности по судебным делам;

15) осуществление контроля за своевременной сдачей дел в канцелярию суда и направлением дел с апелляционными жалобами и протестами в вышестоящий суд;

16) своевременное исполнение запросов вышестоящих судов о высылке дел и контроль по их возврату;

17) подготовка и направление документов по исполнению приговоров, решений, определений, постановлений суда и контроль за получением сообщений об их исполнении;

18) регистрация, учет, хранение и исполнение судебных актов в части вещественных доказательств;

19) подготовка и сдача в архив законченных дел, журналов и карточек;

20) подготовка и сдача в архив электронных документов в программе ЕАИАС;

21) ведение кодификации, учет обобщений судебной практики и юридической литературы в программе КГЖЭД;

22) работа по взаимодействию со СМИ по согласованию с председателем районного суда, судьей, в чьём производстве находится дело, и заведующим канцелярией;

23) выполнение других поручений председателя, судей, заведующего канцелярией районного суда и Администратора.

11. На старшего судебного пристава (судебного пристава) районного суда возлагается:

1) осуществление охраны судей и иных лиц, участвующих в судебном процессе, а также лиц, участвующих в исполнительных действиях, во время совершения таких действий;

2) обеспечение охраны совещательных комнат, других судебных помещений и зданий;

3) в соответствии с законодательством об исполнительном производстве участвовать в совершении исполнительных действий;

4) предупреждать и пресекать правонарушения в зале судебного заседания и помещении суда, а также во время совершения исполнительных действий;

5) обеспечивать по поручению судьи доставку уголовного дела и вещественных доказательств и их сохранность при проведении судебного разбирательства вне места постоянного пребывания суда;

6) выполнять распоряжения судьи, связанные с соблюдением порядка проведения судебного разбирательства;

7) осуществлять привод лиц, уклоняющихся от явки в суд, к судебному исполнителю или на место совершения исполнительных действий;

8) взаимодействовать с сотрудниками конвойной службы по вопросам охраны и безопасности лиц, содержащихся под стражей;

9) составление отчета о работе судебного пристава;

10) выполнение другой работы по поручению председателя районного суда, судьи, заведующего канцелярией районного суда, Администратора и старшего судебного исполнителя.

12. На специалиста канцелярии районного суда возлагается:

1) ведение служебной переписки;

2) оформление текущей документации;

3) регистрация исходящей и входящей корреспонденции в журналах, карточках, реестрах и электронном виде;

4) ведение архива, осуществление приема дел в архив районного суда;

5) учет и отправление дел по запросам;

6) выдача копий архивных документов;

7) подготовка и отбор нарядов и дел к уничтожению;

8) ведение разносной книги;

9) своевременная доставка по назначению судебной корреспонденции;

10) составление реестров отправляемой корреспонденции, ведение наряда реестров;

11) ведение АРМ;

12) выполнение другой работы по поручению председателя районного суда, судьи, заведующего канцелярией районного суда и Администратора.
3. Учет, хранение и использование печатей, штампов и бланков строгой отчетности
13. Гербовая печать, штампы и бланки строгой отчетности подлежат обязательному учету и особому режиму хранения.

14. Лица, ответственные за пользование гербовыми печатями и штампами, получение и выдачу бланков строгой отчетности, назначаются распоряжением председателя районного суда. Указанные функции отражаются в функциональных обязанностях данных лиц.

15. Печати, штампы, бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах или опечатываемых несгораемых металлических шкафах.

16. Учет и выдача печатей и бланков строгой отчетности ведется под роспись в книге учета.
17. Гербовые бланки выдаются под роспись в журнале работникам суда лицом, ответственным за их выдачу.

18. Испорченные и неиспользованные гербовые бланки по акту передаются ответственному лицу для их уничтожения.
4. Обращение с судебными делами, процессуальными и другими служебными документами
19. Работники районного суда несут ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность служебных документов и судебных дел и неразглашение содержащейся в них информации, государственной, служебной и коммерческой тайны.

20. При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни все находящиеся у судей, работников канцелярии неисполненные документы по указанию председателя районного суда или заведующим канцелярией передаются другому лицу под роспись с обязательной отметкой в учетных документах (реквизит «Другие отметки»).

21. Судебные дела, процессуальные или служебные документы, гербовые бланки в нерабочее время следует хранить в сейфах, железных шкафах и других определенных для этой цели хранилищах. При выходе из кабинетов в рабочее время двери помещений должны быть закрыты на замок. Двери помещений, где хранятся судебные дела и другие служебные документы в открытом виде (на стеллажах), в нерабочее время закрываются и опечатываются. Запрещается без служебной необходимости вынос из здания судебных дел, процессуальных или служебных документов.

22. Судебные дела выдаются для ознакомления в помещении суда в порядке и в пределах, установленными процессуальным законодательством с разрешения председателя районного суда, а также судьи, рассмотревшего дело, под расписку лица, его получившего, при предъявлении следующих документов:

1) лицам, участвующим в процессе (подсудимый, осужденный, оправданный, потерпевший, сторонам, третьим лицам и их законным представителям) – документа, удостоверяющего личность;

2) адвокатам – ордера юридической консультации или доверенности и удостоверения личности;

3) общественным обвинителям и защитникам при предъявлении документа, удостоверяющего личность и полномочия;

4) другим лицам, выступающим по гражданским делам, гражданскими истцами, ответчиками и их представителями, выступающими по уголовным делам, – доверенности на ведение дела и документа, удостоверяющего личность.

23. Ознакомление с делами должно проходить в специальном помещении в присутствии соответствующих работников районного суда.

24. Судебные дела направляются только по письменным запросам органов, которым законом предоставлено право истребования дел, с согласия председателя районного суда.

Запрос, копия сопроводительного письма о высылке дела подшиваются в соответствующий наряд и находятся на контроле до поступления дела. В учетном документе отмечаются соответствующие графы и разделы.

При возвращении дела проверяется наличие в нем материалов по описи.

25. Выдаваемые копии приговоров, решений, определений, постановлений должны быть прошиты, пронумерованы, заверены подписью судьи, в чьем производстве находилось на рассмотрении дело и скреплены гербовой печатью.

26. Повторная выдача копий судебных документов стороне и другим лицам, участвующим в деле, или их представителям осуществляется по письменному заявлению с согласия председателя районного суда, после представления квитанции, подтверждающей уплату государственной пошлины в соответствии с подпунктом 11) статьи 496 Кодекса Республики Казахстан «О налогах и других обязательных платежах в бюджет».

Заявление и квитанция об уплате госпошлины приобщаются в соответствующий наряд.
5. Прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции.
27. Вся поступившая корреспонденция, в том числе судебные дела и материалы, регистрируется в учетных документах входящей корреспонденции в электронном виде.

Корреспонденция принимается и в электронном формате, если иное не предусмотрено законодательством, которая также регистрируется в учетном документе входящей корреспонденции.

При регистрации обязательно заполняются все реквизиты учетных документов входящей корреспонденции. Электронное содержание входящих и внутренних документов вкладываются в учетные документы и при необходимости производится связка между входящими, исходящими и внутренними документами. При возможности применения к сканированной копии корреспонденции технологии оптического распознавания образов производится ее преобразование в формат, обрабатываемый с помощью текстовых процессоров.

Корреспонденция, поступающая в суд, принимается в течение всего рабочего дня.

Зарегистрированная корреспонденция передается на рассмотрение председателю районного суда.

Одновременно с регистрацией на обложке поступивших дел и материалов проставляется штамп районного суда с указанием наименования суда, порядкового номера, даты.

28. Работник канцелярии районного суда, на которого по распределению обязанностей возложено получение корреспонденции, проверяет целостность конвертов, бандеролей, вскрывает пакеты, конверты, проверяет наличие в них документов и приложений к ним, сверяет соответствие номеров поступивших документов номерам, указанным на конверте.

Корреспонденция, поступившая на имя работников районного суда с отметкой «лично», передается по назначению невскрытой.

В случае недостачи документов, повреждения пакетов, расхождения номеров на конвертах (пакетах) и документах составляется акт в трех экземплярах: один экземпляр остается в канцелярии, второй вместе с документом передается по назначению, а третий направляется отправителю.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются в том случае, если адрес отправителя, время отправки или получения документа можно установить только по конверту, а также при поступлении личных документов.

Конверты от исковых заявлений, жалоб о пересмотре судебных актов, частных и других жалобах сохраняются во всех случаях.

29. Регистрационный штамп с указанием даты поступления, входящего номера и количества листов ставится на первой странице. При регистрации корреспонденции на иностранном языке штамп ставится на оригинале и тексте перевода.

30. Исковые и иные заявления, судебные дела, подлежащие рассмотрению в судебном порядке, после регистрации передаются работнику канцелярии для заведения карточки на дело, а затем осуществляется их автоматическое распределение.

31. Не подлежат регистрации, а передаются специалистами, с отметкой о времени получения их районным судом для приобщения к делам:

а) судебные повестки, возвращенные районному суду за отсутствием адресата;

б) расписки о получении судебных повесток, копий исковых заявлений.

32. Зарегистрированные предложения, заявления, жалобы, отзывы, запросы, отклики, в тот же день передаются на рассмотрение председателю районного суда, за исключением тех, которые подлежат автоматическому распределению.

В соответствии с резолюцией председателя районного суда заведующий канцелярией передает обращение соответствующему исполнителю под расписку в разносном журнале не позднее следующего дня.

Все разносные журналы должны быть в обязательном порядке прошиты, пронумерованы, заверены подписью председателя районного суда и скреплены гербовой печатью.

Заведующий канцелярией по обращениям, по которым истекает установленный срок разрешения, отправляет напоминания.

33. Разрешенные обращения вместе с копией ответа заявителю и другой перепиской по ним подшиваются в наряд.

О результатах рассмотрения обращения производится отметка в учетном документе.

34. Отдельной регистрации подлежат также все внутренние документы, требующие учета, исполнения и использования в информационно-справочных целях, создаваемые внутри районных судов (справки, обзоры, распоряжения, планы, протоколы и другие документы, составленные во исполнение плановых мероприятий).
6. Оформление исходящей корреспонденции и документов
35. Вся исходящая корреспонденция, в том числе дела и материалы, регистрируется в учетных документах исходящей корреспонденции в электронном виде.

При регистрации обязательно заполняются все реквизиты учетных документов исходящей корреспонденции. Электронное содержание исходящих документов вкладывается в учетные документы и при необходимости производится связка между входящими, исходящими и внутренними документами. При возможности применения к сканированной копии корреспонденции технологии оптического распознавания образов производится ее преобразование в формат, обрабатываемый с помощью текстовых процессоров.

36. При оформлении документов необходимо руководствоваться Временными требованиями к оформлению организационно-распорядительных документов от 17 апреля 2000 года № 43-1579.
7. Порядок отправления исходящей корреспонденции и судебных документов
37. Исходящая корреспонденция принимается работниками канцелярии
для отправки ежедневно.

О принятии корреспонденции на отправку работник канцелярии должен делать отметку на последнем экземпляре исходящей корреспонденции (сопроводительных писем, в копиях ответов на жалобы, заявления и т.д.) путем проставления даты, времени принятия документа на отправку и росписи в получении документа.

38.Отправка документов, судебных дел и материалов производится работниками канцелярии в день их поступления. В случае большого объема отправляемой корреспонденции исходящая корреспонденция может быть отправлена адресатам не позднее следующего рабочего дня. Телеграммы и срочная корреспонденция принимаются и отправляются в тот же день.

Документы и судебные дела передаются для отправки по назначению оформленные с пометкой категории почтового отправления.

39. Работник канцелярии перед отправкой документа обязан проверить:

- наличие и соответствие подписей должностного лица, подписавшего
документ;

- наличие фамилии, инициалов исполнителя и номера служебного
телефона.

40. Затем работник канцелярии, осуществляющий отправку документа,
должен:

- на письмах с несколькими адресами сделать отметку напротив адреса
того корреспондента, которому посылается данный экземпляр письма;

произвести регистрацию исходящей корреспонденции, заполнив обязательные реквизиты учетной карточки исходящего документа. В случаях, когда корреспонденции присваивается порядковый исходящий номер, сотрудник канцелярии выполняет действия по автоматическому присвоению очередного номера. Присвоенный системой номер указывается на исходящем регистрационном штампе или в соответствующем поле титульного бланка.

- поставить дату и исходящий номер на документе, составить опись о направлении документа.

41. При регистрации исходящей корреспонденции автоматически формируются реестры. Ежедневно при отправке корреспонденции, отправляемой посылками, заказной бандеролью реестры распечатываются в 2-х экземплярах на бумажном носителе. Один экземпляр сдается на почту вместе с корреспонденцией, а второй - с соответствующей отметкой почтового отделения или с квитанцией подшивается в наряд, предусмотренный утвержденной номенклатурой дел.

В таком же порядке распечатывается автоматически сформированная опись отправленной простой корреспонденции (в 1 экз.), которая помещается на хранение в соответствующий наряд по утвержденной номенклатуре дел.

42. За пределы населенного пункта, где расположен суд, судебные дела направляются заказными бандеролями, а материалы исковых заявлений и исполнительные документы - заказными письмами.

Исковые заявления при наличии приложений к ним в большом объеме отправляются по назначению также заказными бандеролями.

43. Судебные дела и документы, направляемые адресатам через курьера или получаемые нарочно, записываются в разносную книгу для местной корреспонденции. Корреспонденция передается адресатам под роспись в этой книге, при этом фамилия лица, получившего корреспонденцию, записывается полностью и разборчиво, а также проставляется дата их получения.

44. В необходимых случаях исходящая корреспонденция направляется по республике, в дальнее и ближнее зарубежье через электронную почту с выполнением всех правил регистрации исходящей корреспонденции. О направлении документа через электронную почту делается соответствующая отметка в учетном документе.

45. В целях оперативного решения служебных вопросов с судами, организациями и учреждениями, а также тексты контрольных заданий, помимо отправления через почту, могут быть переданы в виде телефонограмм, факсимильной связью или электронной почтой. При этом, дублирование отправления не допускается.

При передаче телефонограмм тексты заданий передаются с отражением в конце текста после подписи лица, подписавшего документ, данных о лицах передавших и принявших телефонограмму или факсимильное сообщение, с указанием времени и даты передачи.
8. Контроль исполнения документов
46. Контролю подлежат все документы, имеющие конкретные поручения и сроки исполнения.

47. Обязательному контролю подлежат документы с поручениями, полученные из Администрации Президента Республики Казахстан, Парламента Республики Казахстан, Канцелярии Премьер – Министра Республики Казахстан, Верховного Суда, обращения граждан и юридических лиц.

В необходимых случаях служебные документы с указаниями сроков исполнения, пометками «доложить», «внести предложения» и т.д. также могут быть взяты на контроль по поручению председателя суда, заведующего канцелярией.

48. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается словами или штампами "Бақылау", "Контроль", "Бақылауға алынды", "Взято на контроль", литерами "Б", "К" и проставляется в верхней половине левого поля первого листа документа.

49. Одновременно в разделе "Контроль в целом" соответствующей учетной карточки устанавливается значение "Контроль" дата постановки на контроль и контрольная дата исполнения. Исходя из контрольной даты исполнения, ЕАИАС автоматически вычисляет количество дней, оставшихся до даты исполнения и формирует соответствующий реестр, который можно получить при задании определенных параметров.

50. Исполнение документов осуществляется в соответствии со сроками, установленными законодательством Республики Казахстан. Сроки исполнения документов, не предусмотренные законодательством Республики Казахстан, устанавливаются настоящей Инструкцией и действующим процессуальным законодательством Республики Казахстан.

51. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях со дня подписания (утверждения) документа, а для входящей корреспонденции - со дня её регистрации.

При отсутствии конкретного срока, поручения исполняются в месячный срок со дня регистрации документа в качестве входящей корреспонденции в суде.

52. Срок разрешения корреспонденции, не требующей производства проверок, составляет 15 дней со дня регистрации входящей корреспонденции в суде.

53. Сроки исполнения документов могут быть продлены должностными лицами, установившими их. Продление срока должно быть мотивировано обоснованными аргументами.

54. Документы с поручениями председателя суда и заведующего канцелярией исполняются в сроки, указанные в резолюции или поручении.

Документ с любым сроком исполнения должен доводиться до сведения всех исполнителей одновременно.

55. Проверка хода исполнения документов и поручений и напоминание об этом осуществляется за 5 дней до истечения срока. Для оперативной проверки хода исполнения используются соответствующие реестры, формируемые в БД «Судебное делопроизводство».

56. В случае необходимости дополнительного времени для исполнения документов (жалоб, заявлений) и поручений исполнитель, не менее чем за 3 дня до истечения срока исполнения, письменно обращается к должностному лицу, установившему срок исполнения, со служебной запиской о продлении срока исполнения или рассмотрения документа.

57. Если срок исполнения по документу продлен, то исполнитель в тот же день сообщает о продлении срока заведующему канцелярией. Соответствующий работник канцелярии вносит сведения о продлении срока исполнения в разделе «Контроль в целом» учетной карточки.

58. Исполнение документа проводится в следующем порядке: сбор и обработка необходимой информации, подготовка проекта и оформление документа, согласование и передача на подписание (утверждение) председателю суда.

59. Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем вопросы и заявителю дан ответ.

60. Если решение вопросов переносится на длительный срок, то обращение ставится на дополнительный контроль вплоть до окончательного его исполнения. О постановке на дополнительный контроль срока исполнения также производится соответствующая отметка в разделе «Контроль в целом» учетной карточки.

61. Рассмотрение документа не может считаться законченным, если в ответе сообщается лишь о намечаемых мерах по решению поставленных автором вопросов. В таких случаях автору должно быть направлено дополнительное письмо об окончательном решении вопроса. О даче промежуточного ответа делается отметка в учетном документе.

62. На исполненном документе должна быть отметка с указанием даты исполнения, под каким номером он исполнен и дата списания документа «в наряд».

63. На документах, по которым поставленные вопросы решены в оперативном порядке, исполнитель на обороте последнего листа делает отметку, когда и как решен вопрос и расписывается.

64. Исполненный документ снимается с контроля при наличии ответа заявителю или краткой справки, о чем в учётной карточке входящего документа делается отметка о снятии с контроля и его списании в наряд.

65. Исполнитель осуществляет подготовку документа к отправке, определяет количество экземпляров документа, приложений к нему, готовит список на рассылку. Затем исполнитель передает все документы соответствующему работнику канцелярии, который, зарегистрировав документ в учетном документе «Исходящего документа», сдает документы на отправку и помещает копию документа в соответствующий наряд по утвержденной номенклатуре дел, а электронный вариант ответа вкладывается в учетную карточку исходящего документа.

66. Контроль исполнения резолюций и поручений председателя суда, заведующего канцелярией осуществляют специально назначенные работники канцелярий. Для оперативного контроля хода исполнения резолюций и поручений используются соответствующие реестры, формируемые в БД «Судебное делопроизводство».

67. Контроль соблюдения процессуальных сроков рассмотрения заявлений и дел в соответствии с процессуальным законодательством осуществляется председателем суда.

68. Контроль своевременной регистрации и правильного оформления входящей и исходящей корреспонденции и судебных дел по суду осуществляет заведующий канцелярией.

69. Организация контроля исполнения заключается в постановке документов на контроль, регистрации факта постановки на контроль в учетных документах, размещении карточек в соответствующие разделы картотеки и ведение картотеки (когда по указанию председателя суда дополнительно ведется контроль на бумажных носителях), напоминании о сроках исполнения, информирование руководителей о ходе и результатах исполнения, снятие документа с контроля.

70. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, перевода на другую должность или увольнения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с заведующим канцелярией все документы, находящиеся у него на исполнении.

71. О передаче документов, поставленных на контроль, в обязательном порядке необходимо сообщить заведующему канцелярией для внесения отметки об изменении исполнителя по документу.
9. Регистрация и учет судебных дел и других материалов
72. Судебные дела и материалы, поступившие в районный суд для рассмотрения, в том числе после отмены судебных актов, регистрируются в учетных документах входящей корреспонденции с присвоением входящего номера по электронному журналу регистрации в зависимости от типа корреспонденции:

по учету входящей корреспонденции;

по учету исходящей корреспонденции;

по учету внутренних документов;

по учету исковых заявлений и гражданских дел;

по учету дел об административных правонарушениях;

по учету уголовных дел;

по учету материалов;

по учету исполнительных листов;

по учету частных определений, постановлений;

по учету вещественных доказательств;

по учету заявлений и дел частного обвинения;

по учету заявлений об обеспечении иска;

по учету заявлений об изменении способа и порядка исполнения решения;

по учету заявлений об индексации.

Номер соответствующего дела, материала, указывается на обложке дела или материала.

73. В учетных документах должны быть заполнены все реквизиты соответственно движению уголовного, гражданского дел, дела об административном правонарушении и материалов и вложено электронное содержание судебных актов.

74. Для регистрации корреспонденции, в том числе дел, заявлений, создается новый учетный документ входящей корреспонденции, в котором заполняются соответствующие реквизиты поступившего дела, присвоенные отправителем сопроводительному письму (исходящий номер, дата отправки, кем подписан документ), а затем новые регистрационные реквизиты (входящий номер, дата поступления, количество томов, листов дела, приложений к ним и т.д.).

Для регистрации дел, заявлений, подлежащих рассмотрению в судебном порядке, в данном учетном документе создаются формы на дело и лицо, в которых заполняются соответствующие реквизиты поступившего дела.

75. Исковые заявления, заявления и жалобы, поступившие для рассмотрения в порядке гражданского судопроизводства, регистрируются в базе «Журнал заявлений (дел)».

Судебные дела и материалы, возвращенные на новое рассмотрение после отмены судебных актов, при отмене заочного решения, приказа и уголовные дела, поступившие из органов предварительного расследования после возобновления производства по делу, выделенные дела, дела после отмены определения об оставлении без рассмотрения, а также дела по заявлениям по вновь открывшимся обстоятельствам, регистрируются в учетных документах наравне с вновь поступающими делами и получают новый порядковый номер.

Дела об административных правонарушениях, поступившие после выполнения указаний суда о дополнительной проверке или возвращенные после дооформления, регистрируются и распределяются, как вновь поступившие.

Материалы регистрируются в базе «Журнал материалов».

76. По истечении календарного года учетные документы на дела, не рассмотренные к началу нового года, переносятся в базу нового года.

В учетных документах по данным делам в разделе 1 «Сведения о поступлении дела и преступлении» отмечается реквизит «Остаток прошлого года» по уголовным делам, в разделе 1 «Сведения о поступлении заявления» - реквизит «Остаток принят к производству до начала отчетного периода» - по гражданским делам, «Сведения о поступлении дела» - реквизит «Остаток прошлого года» – по делам об административных правонарушениях.

В связи с этим, при наличии переходящих дел, нумерация дел, поступивших в новом году, начинается с очередного номера, после перерегистрации остатка дел предыдущего года.

При этом в учетном документе дела за прошлый год в разделе «Примечание» делается отметка о переходе дела остатком на новый год и указывается номер дела, за которым дело будет числиться в новом году. В учетном документе дела в новом году в соответствующем разделе вносится номер дела за прошлый год.

77. Материалы, поступившие в суд для рассмотрения вопросов, связанных с исполнением судебных актов подлежат регистрации в учетном документе электронного журнала для материалов. Копия вынесенного постановления направляется в суд, вынесший приговор, для сведения (либо приобщается к уголовному делу, если оно ранее было рассмотрено данным судом), а также в территориальные управления Комитета по правовой статистике и специальным учетам Генеральной прокуратуры Республики Казахстан для регистрации в карте осужденного.

78. Для регистрации уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях, других материалов устанавливается перечень индексов, указанный в номенклатуре дел, например:

«1» - уголовные дела;

«2» - гражданские дела;

«3»- дела об административных правонарушениях;

«4» - материалы.

Примечание: в случае изменения законодательства и при необходимости перечень индексов может быть дополнен.

79. В случае непригодности обложки, в которой поступило дело, специалист суда оформляет дело в новую обложку с переносом всех реквизитов со старой обложки, при этом старая обложка остается при деле.

По уголовным делам, поступившим от органов предварительного следствия и дознания с обвинительным заключением (актом), может быть использована та обложка, в которой находилось дело, при условии ее надлежащего качества и сохранности. На обложке делаются необходимые отметки (наименование суда, порядковый номер дела, дата начала производства в данном суде и т.д.).

Если уголовное дело, поступившее от органов предварительного расследования, было судом подшито в новую обложку, то при деле должна быть сохранена обложка, в которой оно находилось в стадии предварительного расследования.

На внутренней стороне обложки уголовного и гражданского дела помещается справочный лист, в котором отмечаются все процессуальные действия суда, произведенные по делу (направление судебных повесток, искового заявления, приговора, решения, истребование документов и др.).

80. Исковые заявления, заявления особого искового и особого производства, заявления о выдаче приказа подлежат регистрации как гражданские дела с присвоением номера дела лишь после вынесения судьей определения о принятии их к производству суда в порядке ст. 152 ГПК.

При предъявлении (поступлении) встречного иска, их регистрация производится по общим правилам искового производства.

После вынесения определения о возбуждении гражданского дела встречный иск соединяется с первоначальным иском, затем присваивается регистрационный номер и секретарем делается отметка в соответствующем поле учетной карточки.

81. Заявление о пересмотре решения по вновь открывшимся обстоятельствам , регистрируется по общим правилам искового производства и подлежит повторной регистрации с созданием нового учетного документа с присвоением нового номера лишь после удовлетворения судом данного заявления, вынесения определения об отмене решения суда в порядке ст.409 ГПК и принятия дело в производство. Новый учетный документ связывается с прошлым учетным документом.

82. Дела, возвращенные на новое судебное рассмотрение после отмены судебных актов, а также уголовные дела, поступившие из органов расследования после производства дополнительных следственных действий по постановлениям судов, регистрируются в учетных документах как вновь поступившие дела и присваиваются новый номер. Новый учетный документ связывается с прошлым учетным документом.

В случае выделения одного или нескольких из соединенных истцом требований в отдельное производство в соответствии с частью 1 статьи 171 ГПК присвоенный номер сохраняется за первоначальным делом, а выделенные регистрируются, как вновь поступившие дела, делам присваиваются новые номера. Новый учетный документ связывается с прошлым учетным документом.

В случае объединения двух и более гражданских дел в одно производство для совместного рассмотрения в соответствии с частью 3 статьи 171 ГПК, за объединенным делом сохраняется номер по определению судьи. Учетные документы связываются с друг другом.

83. В наряде с копией определения судьи остается один экземпляр искового заявления, заверенный печатью районного суда.

84. Заявления о разъяснении судебного решения, об отсрочке, рассрочке судебного решения, изменении способа исполнения решения, индексации взысканных сумм отдельно регистрируются на учетных документах соответствующего электронного журнала и приобщаются к соответствующим судебным делам. Производится связка соответствующих учетных документов.

85. Заявления, постановления о розыске подсудимых и материалы о розыске ответчиков, объявленных в розыск судом при рассмотрении гражданских дел на основании ст. 135 ГПК, материалы о розыске должников, объявленных в розыск на стадии исполнения судебных актов, приобщаются к соответствующим судебным делам. Производится связка соответствующих учетных документов.

86. Копии судебных актов по уголовным, гражданским делам и делам об административных правонарушениях, материалам помещаются в учетные документы в электронном виде.

87. Конверты от исковых заявлений и заявлений о пересмотре решений,
постановлений, частных и других жалоб, дополнений к ним, отзывов и
возражений по ним сохраняются во всех случаях.

88. Не позднее следующего дня после вынесения судьей определения о
принятии дела в производство суда секретарем судебного заседания на дело
заводится обложка, составляется опись документов, и формирует документы в
дела в хронологическом порядке:

по гражданским - в первую очередь подшивается определение судьи о принятии искового заявления к производству суда и возбуждении дела, о подготовке дела к судебному разбирательству, затем следует подшивать квитанцию об оплате государственной пошлины, исковое заявление с приложенными к нему документами. Копии писем о вызове сторон по делу, истребовании необходимых документов, расписки о вручении повесток и другие процессуальные документы, а также представленные сторонами дополнительные материалы подшиваются в дело по хронологии их принятия судом.

по уголовным - постановление судьи о принятии дела к производству суда и назначении главного судебного разбирательства, в случае проведения предварительного слушания по делу - постановление о его назначении, документы, предшествовавшие судебному разбирательству (копии писем о вызове сторон по делу, требования о доставке подсудимых, расписки о вручении повесток и т.д.), затем принятые в ходе судебного разбирательства, подписка свидетелей, протокол судебного заседания, приговор (постановление) и его заверенная копия, а также другие процессуальные документы по хронологии их принятия судом.

89. О назначении дела к слушанию в учетную карточку вносятся данные о дате слушания, указываются лица участвующие в слушании, а в журнале регистрации исковых заявлений производится соответствующая отметка.

90. Все дела, принятые к производству суда, хранятся у судей в
металлических шкафах (сейфах).
10. Оформление судебных дел до их рассмотрения и обеспечение явки лиц в суд
91. По поступившим в производство делам, заявлениям и материалам все процессуальные действия судьей выполняются в соответствии требованиями ГПК, УПК, КоАП и других нормативно – правовых актов.

92. По делам, назначенным к рассмотрению, секретарь судебного заседания направляет судебные повестки о вызове участников процесса и третьих лиц, свидетелей, экспертов, специалистов, переводчиков. На судебной повестке указываются время (час, день) и место проведения судебного заседания. Письменно извещаются защитники и прокурор. При решении вопроса в стадии назначения главного судебного разбирательства об обеспечении судом подсудимого защитником через профессиональную организацию адвокатов, секретарь судебного заседания направляет копию судебного акта в указанную организацию (п. 4 ст. 72 УПК).

В отношении подсудимого, находящегося под домашним арестом (ст. 149 УПК) или под арестом (ст. 150 УПК) суд направляет органу или должностному лицу, надзирающему за лицом, находящимся под домашним арестом, а в отношении арестованного - в следственный изолятор требование о доставке подсудимого в судебное заседание.

Допускается извещение перечисленных лиц телеграммой, телефонограммой и факсимильной связью, которое подтверждается указанием данных принявшей стороны.

93. Судебные повестки и другие документы, адресованные гражданам
Республики Казахстан, проживающим за границей и работающим в
казахстанских или иностранных организациях, должны направляться через
организации, направившие их за границу.

94. О вызове в суд иностранных граждан, проживающих за пределами
Республики Казахстан, направляется извещение. Извещение о рассмотрении
дела иностранному гражданину, проживающему на территории государства, с
которым Республика Казахстан имеет договор о взаимной правовой помощи,
направляется с соответствующим поручением.

95. Секретарь судебного заседания следит за возвращением в суд
расписок, свидетельствующих о получении судебных повесток.

Расписки о получении судебных повесток, а также повестки, возращенные в суд в связи с невручением их адресату, подшиваются к делу. В тех случаях, когда направленные повестки окажутся неврученными по адресу, секретарь судебного заседания обязан выяснить причины невручения и доложить судье, который в свою очередь обязан принять меры для надлежащего вручения повесток.

96. Составляется список назначенных к слушанию дел, формируемый автоматическим способом и вывешивается в доступном для обозрения месте.

97. По делам приказного производства судебные повестки не выписываются, поскольку судебный приказ по существу заявленного требования выносится судьей в течение трех дней со дня поступления заявления в суд без участия должника и взыскателя.

98. По уголовным и гражданским делам судебные повестки о вызове лиц составляются по установленной форме.

99. Судебные повестки должны быть изготовлены и направлены не позднее следующего дня после назначения дела к разбирательству в судебном заседании независимо от того, на какой срок дело назначено к слушанию (по делам, рассмотренным на предварительном слушании не позднее дня, следующего за днем слушания). Извещения и вызовы должны быть направлены с таким расчетом, чтобы извещаемый или вызываемый имел достаточный срок для своевременной явки в суд и подготовки к делу.

В отношении лиц, подвергнутых административному задержанию, составляются требования и вместе с копией определения о назначении дела к слушанию направляются в соответствующий орган.

100. В тех случаях, когда направленная районным судом повестка окажется не врученной по адресу, секретарь судебного заседания обязан немедленно по возвращении ее почтой или специалистом (экспедитором или курьером) выяснить причины невручения и доложить об этом судье, а также принять последующие меры по вручению повесток в установленном порядке.

В дело должны подшиваться все расписки о получении повесток, в том числе и явившихся в районный суд лиц.

101. После назначения главного судебного разбирательства по уголовному делу районный суд направляет администрации места заключения или следственного изолятора требование о доставке подсудимого в судебное заседание. В требовании точно указываются фамилия, имя, отчество и год рождения подсудимого, статья Уголовного кодекса, по которой он предан суду, время (день и час) доставки подсудимого. Требования подписываются судьей и заверяются гербовой печатью районного суда.

102. Судебные повестки и другие документы, адресованные гражданам Республики Казахстан, проживающим за границей и работающим в иностранных учреждениях, должны направляться в соответствии с нормами международных договоров или законодательства, регулирующими эти вопросы.

103. При вызове в районный суд гражданина иностранного государства районный суд составляет поручение об оказании правовой помощи по выполнению процессуальных и иных действий на территории другого государства в письменной форме на соответствующем бланке, подписывает и заверяет гербовой печатью районного суда.

Поручение об оказании правовой помощи по мотивированному ходатайству районного суда направляется в Комитет через его территориальные органы, которые в свою очередь решают вопрос о направлении поручения об оказании правовой помощи компетентному учреждению другого государства (ст. 523 УПК и ст. 423 ГПК).

104. График рассмотрения дел, назначенных к слушанию, составляется на неделю и вывешивается накануне следующей недели при входе в зал районного суда или в другом удобном для обозрения месте.

105. Перед началом слушания дела секретарь судебного заседания обязан проверить явку вызванных в районный суд лиц, выяснить причины их отсутствия, доставку подсудимых, находящихся под стражей, и доложить судье.

106. Если разбирательство дела было отложено и назначено на другой день, то вызванным и присутствующим в судебном заседании лицам (кроме подсудимых, содержащихся под стражей) вручаются повестки о вызове в районный суд либо объявляется об этом под расписку на отдельном листе, приобщенном к протоколу судебного заседания, с разъяснением последствий их неявки.

Лицам, не присутствовавшим в судебном заседании, вызов которых районный суд признал необходимым, направляются повестки о вызове в районный суд. Для повторного вызова подсудимых, содержащихся под стражей, администрации следственного изолятора или исправительного учреждения уголовно-исполнительной системы направляется требование.
  1   2


Учебный материал
© bib.convdocs.org
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации