Коллектив авторов. Справочник экономиста по бюджетированию - файл n40.doc

Коллектив авторов. Справочник экономиста по бюджетированию
скачать (1771.2 kb.)
Доступные файлы (42):
1.1.doc99kb.15.02.2012 19:28скачать
1.2.doc123kb.15.02.2012 19:28скачать
10.1.doc40kb.16.02.2012 13:32скачать
10.2.doc39kb.16.02.2012 13:28скачать
2.1.doc118kb.15.02.2012 19:29скачать
2.2.doc42kb.15.02.2012 19:29скачать
2.3.doc53kb.15.02.2012 19:30скачать
3.1.doc114kb.15.02.2012 19:31скачать
3.2.doc269kb.15.02.2012 19:33скачать
5.1.doc63kb.15.02.2012 19:34скачать
5.2.doc87kb.15.02.2012 19:35скачать
6.2.doc48kb.16.02.2012 11:28скачать
7.2.doc30kb.16.02.2012 11:32скачать
7.3.doc27kb.16.02.2012 11:32скачать
7.4.doc27kb.16.02.2012 11:33скачать
7.5.doc27kb.16.02.2012 11:33скачать
n17.doc140kb.16.02.2012 14:43скачать
n19.doc46kb.16.02.2012 13:28скачать
n20.xls29kb.11.01.2012 16:06скачать
n21.xls380kb.15.02.2012 19:20скачать
n22.xls380kb.15.02.2012 19:20скачать
n23.xls380kb.15.02.2012 19:20скачать
n24.xls380kb.15.02.2012 19:21скачать
n25.xls380kb.15.02.2012 19:21скачать
n26.xls380kb.15.02.2012 19:21скачать
n27.xls380kb.15.02.2012 19:22скачать
n28.xls380kb.15.02.2012 19:22скачать
n29.xls380kb.15.02.2012 19:22скачать
n30.xls380kb.15.02.2012 19:22скачать
n31.xls372kb.13.02.2012 18:12скачать
n32.xls380kb.15.02.2012 19:23скачать
n33.xls31kb.16.02.2012 12:44скачать
n34.xls372kb.11.01.2012 16:41скачать
n35.xls372kb.11.01.2012 16:44скачать
n36.xls372kb.11.01.2012 16:44скачать
n37.xls380kb.16.02.2012 12:48скачать
n38.xls32kb.15.02.2012 19:06скачать
n39.xls380kb.15.02.2012 19:17скачать
n40.doc179kb.16.02.2012 11:24скачать
n41.doc29kb.16.02.2012 11:28скачать
n42.doc28kb.16.02.2012 11:32скачать
n43.doc172kb.16.02.2012 11:37скачать

n40.doc

4. Контроль исполнения бюджета предприятия
Система управления, при которой внимание менеджмента, в том числе финансового директора, акцентируется только на существенных отклонениях фактически достигнутых результатов от плановых (нормативных) значений, в мировой практике получила название «Управление по отклонениям» (Management by Exсeption). Однако для того чтобы реализовать такой подход на практике, нужно определить, какие отклонения от плана можно считать допустимыми.

Контроль исполнения бюджета, являясь составной частью бюджетного процесса, представляет собой анализ причин отклонения значений фактических показателей от плановых, своевременную корректировку этих отклонений и принятие оптимальных управленческих решений.

Комплексный анализ исполнения бюджетов преследует следующие цели:

● осуществление комплексной и объективной оценки деятельности организации;

● контроль выполнения плановых значений бюджетных показателей;

● формирование информационной базы для подготовки и принятия управленческих решений и повышения качества данных решений за счет оперативного выявления причин возникновения положительных или отрицательных отклонений бюджетных показателей и определения факторов, вызвавших эти отклонения;

● формирование основы для планирования деятельности на будущий период с учетом результатов выполнения бюджетов за отчетный период.

Порядок и сроки проведения анализа должны определяться регламентом формирования и контроля исполнения операционных, инвестиционных и финансовых бюджетов.

Результатом проведения комплексного анализа является аналитический отчет об исполнении бюджета, который формируется специалистами финансово-экономической службы.

Проведение анализа должно основываться на следующих принципах:

● полноты и достаточности: с одной стороны, анализ должен основываться на изучении широкого спектра показателей, всесторонне характеризующих объект анализа, с другой — нет необходимости перегружать аналитические отчеты информацией, не являющейся важной для принятия управленческих решений в соответствующей сфере;

● наглядности и однозначности: используемые формы отображения информации должны быть максимально доступными для понимания, простыми для визуального и содержательного восприятия и однозначно интерпретироваться различными пользователями;

● объективности и оперативности: выводы комплексного анализа должны быть основаны только на фактических данных, описывать реально существующую ситуацию, быть устойчивыми к случайным отклонениям показателей, при этом сроки проведения анализа и оформления результатов должны быть такими, чтобы обеспечивать оперативное принятие решений по анализируемому объекту;

● низкой ресурсоемкости: анализ должен основываться на имеющихся формах и базах данных бухгалтерской и управленческой отчетности, а также использовать прозрачные и простые методы и программные средства.

Формирование бюджетов в организации может происходить в разрезе различных бюджетных периодов (три года, один год и месяц). По окончании каждого периода проводится комплексный анализ исполнения бюджета за соответствующий период. Проведение комплексного анализа основывается на сравнении отчетных результатов с плановыми значениями на отчетный период, а также со значениями показателей в предшествующие периоды.

Существуют несколько типов проведения комплексного анализа бюджетов — план-фактный, горизонтальный, вертикальный. Они могут использоваться вне зависимости от типа бюджета (Бюджет доходов или Бюджет затрат и т. д.), поэтому пример их использования приведем только для Бюджета продаж.
Сущность план-фактного анализа

План-фактный анализ заключается в расчете отклонений между плановыми (заданными в бюджетах) и фактически сложившимися значениями бюджетных показателей и дальнейшем изучении причин и характера отклонений. Он позволяет оценивать хозяйственную деятельность в различных аналитиках и служит базой для дальнейшего принятия решений об управленческом воздействии. Точное совпадение плана и факта практически невозможно, поэтому при осуществлении план-фактного анализа необходимо определить пороги допустимых отклонений.

Задача определения величины допустимых отклонений должна решаться с учетом нескольких факторов:

1. Границы допустимых отклонений должны определяться в относительном виде (в процентах от плана). Это позволяет сравнивать между собой различные виды деятельности и различные бюджетные показатели. Так, например, нельзя сравнить между собой отклонение выручки в 5 млн руб. и отклонение по объему продаж в 15 тыс. шт. Но зная, что в первом случае отклонение составило 5 % от факта, а во втором — 10 %, можно сделать определенные выводы.

2. Границы допустимых отклонений, выраженные в относительном виде, требуют правильной интерпретации. Например, отклонение в 20 % от суммы 5 тыс. руб. можно считать несущественным, в то время как отклонение в 5 % от 50 млн руб. может быть критически важным для организации. Таким образом, границы допустимых отклонений должны устанавливаться с учетом особенностей конкретных бюджетных показателей.

3. Необходимо учитывать специфику бюджетных показателей: некоторые из них должны быть максимизированы, то есть чем больше, тем лучше (например, выручка, прибыль), некоторые — минимизированы, то есть чем меньше, тем лучше (например, затраты).

При проведении план-фактного анализа необходимо рассчитать следующие данные:

● абсолютное отклонение показателя от плана — как разность фактического и планового значения показателя;

● относительное отклонение показателя от плана — путем деления абсолютного отклонения на величину показателя в базовом периоде (плановое значение).
Технология проведения план-фактного анализа

Определение пороговых уровней отклонений позволяет сузить область анализа, то есть определить, какое отклонение считать существенным и требующим управленческого воздействия, а какое — несущественным и не требующим вмешательства.

Для этого используется классификация отклонений на следующие группы:

● несущественные — в границах допустимых отклонений;

● средней значимости — отклонения, выходящие за границы допустимых отклонений;

● значительные — отклонения, намного выходящие за границы допустимых отклонений.

В ходе проведения комплексного анализа несущественными отклонениями можно пренебречь. Отклонения средней значимости должны быть изучены, однако их размер говорит о том, что плановые значения показателей были определены достаточно корректно, поэтому необходимо формировать мероприятия по управлению и совершенствованию соответствующих процессов. Значительные отклонения требуют оперативного вмешательства в процесс исполнения бюджетов, однако в некоторых случаях сверхвысокие отклонения могут сигнализировать о грубых ошибках в планировании или о существенных изменениях факторов, влияющих на деятельность организации.

Для осуществления текущего контроля исполнения бюджетов, учета сложившихся отклонений и своевременного принятия мер по предотвращению негативных тенденций необходимо оптимизировать деятельность по анализу отклонений. Одним из методов графического представления отклонений является метод семафора: в зависимости от величины и направления отклонений выполняется цветовое выделение соответствующей информации. Отклонения в рамках границ допустимых отклонений (от –5 % до +5 %) окрашиваются зеленым цветом, отклонения сверх границ допустимых отклонений (но в пределах между –10 % и +10 %) — желтым цветом, более существенные отклонения — красным цветом (табл. 4.1). Цветовое выделение отклонений позволяет оценивать сложившуюся обстановку практически с одного взгляда и концентрировать внимание на тех показателях, которые имеют наибольшее значение.


Таблица 4.1. План-фактный анализ бюджета продаж

Продукция

Объем продаж, м3

Абсолютное отклонение, %

Относительное отклонение, % (индикация по методу семафора)

План

Факт

Лиственница сибирская

1550

1590

40

3

Сосна ангарская

2870

2648

–222

–8

Кряж фанерный

840

986

146

17

Итого лесопродукция

5260

5224

36

–1


Для удобства применения метода семафора можно воспользоваться встроенной функцией MS Excel «Условное форматирование».
Сущность вертикального анализа

Вертикальный анализ основан на изучении структуры бюджета, то есть того, какие доли имеют статьи бюджета в итоговом показателе. Для выявления динамики структуры бюджета проводится ее сопоставление за несколько периодов. К преимуществам вертикального анализа относят то, что использование относительных показателей (долей) позволяет проводить сравнение организации с другими предприятиями (например, входящими в одну холдинговую структуру), а также сглаживает влияние инфляционных процессов, которые могут искажать абсолютные показатели финансовой отчетности и затруднять их сопоставление в динамике. Недостаток вертикального анализа — то, что показатели нормируются, то есть итоговая сумма бюджета каждый раз принимается за 100 %, поэтому если итоговая сумма существенно изменится, структура останется прежней, вертикальный анализ этого не отразит.

Вертикальный анализ дает основу для проведения в дальнейшем горизонтального анализа: выделяются те показатели, которые оказывают наибольшее влияние на бюджеты (имеют наибольшую долю). Дальнейший горизонтальный анализ должен быть сосредоточен именно на них.
Технология проведения вертикального анализа

При проведении вертикального анализа для каждого показателя необходимо выбрать (рассчитать) следующие данные:

● фактическое значение анализируемого показателя;

● фактическое значение агрегирующего показателя, в который входит анализируемый показатель;

● удельные веса (доли) показателей в агрегированном показателе в относительном выражении — рассчитываются путем деления показателя на агрегированный показатель.

В том случае, если структура агрегирующего показателя сравнивается за несколько периодов, дополнительно необходимо рассчитать:

● удельный вес показателя в прошлом периоде;

● динамику (прирост) удельного веса показателя (как разность между долями показателя в отчетном и предыдущем периодах, приведенная к доле показателя в предыдущем периоде).

Для графического сопровождения вертикального анализа рекомендуется использовать структурные или секторные диаграммы. Структурные диаграммы позволяют отражать структуру показателя и ее динамику в течение нескольких периодов (рис. 4.1).


Рис. 4.1. Структура продаж фермерского хозяйства в 2009–2010 гг. (структурная диаграмма)
Секторная диаграмма является основным способом изображения структуры, так как идея целого хорошо выражается кругом, представляющим всю совокупность (рис. 4.2). При этом необходимо учитывать, что секторная диаграмма показывает только один ряд данных.

Рис. 4.2. Структура продаж фермерского хозяйства в 2010 г. (секторная диаграмма)
Секторная диаграмма сохраняет наглядность и выразительность лишь при небольшом числе составных частей, в противном случае ее применение малоэффективно.

Преимущества столбиковых (ленточных) структурных диаграмм по сравнению с секторными — их большая емкость и возможность отразить более широкий объем полезной информации.

Результаты вертикального анализа позволяют выявить динамику структуры бюджетных показателей, определить группы показателей, по которым произошли наиболее существенные отклонения, чтобы обратить на них особое внимание, определить причины изменений и по необходимости принять управленческое решение. Существенными изменениями, то есть требующими управленческого воздействия, считаются такие изменения, которые влияют на конечные результаты компании. Например, если доля продукта А в общей структуре продаж выросла с 0,01 до 0,03 %, это, с одной стороны, является большим приростом (увеличение в 3 раза), с другой — доля продукта А в общей структуре по-прежнему остается несущественной (всего 0,03 %). Предположим, что существует также продукт Б, который занимает в структуре продаж 80 %. Если доля продукта Б вырастет на 2 %, то он будет занимать 82 % общих продаж, что является значительным для совокупной выручки организации. Следовательно, рост доли продукта Б на 2 % вызовет большее влияние на общий результат, чем рост доли продукта А на 200 %.

Для анализа динамики структуры показателей может применяться метод нормированной оценки динамики структуры. Для этого рассчитывается оценка влияния изменения каждого показателя путем умножения нормированных оценок в баллах на веса (значимости), доли каждого показателя и его динамики, взятой по модулю. Данные веса означают важность показателя для анализа. Например, важность показателя «Доля» принимается за 0,75, важность показателя «Динамика доли» — соответственно 0,25. Расчет итоговой нормированной оценки осуществляется по каждому показателю: проставляется оценка значимости динамики данного продукта (статьи затрат и т. д.) с точки зрения влияния на структуру доходов (расходов) организации. Нормирование означает, что при любых изменениях структуры будет выбираться показатель, по которому изменение наименее значимо (ему присваивается минимальная оценка 1 балл), и продукт, по которому изменение наиболее значимо (ему присваивается максимальная оценка 5 баллов). Все остальные показатели ранжируются и распределяются по шкале от 1 до 5 баллов пропорционально значимости их изменения.

Формула расчета оценки показателя:

где c — оценка показателя;

d — доля оцениваемого показателя;

max(d) — максимальная доля показателя;

min(d) — минимальная доля показателя;

dd — динамика доли оцениваемого показателя;

max(dd) — максимальная по модулю динамика среди всех показателей;

min(dd) — минимальная по модулю динамика среди всех показателей.

Полученные таким образом оценки подлежат нормированию, в результате которого каждому показателю будет присвоена нормированная оценка (принимающая значение от 1 до 5). Нормирование происходит по следующей формуле:
,
где nc — нормированная оценка показателя;

c — оценка показателя;

max(c) — максимальная оценка показателя;

min(c) — минимальная оценка показателя.

Данный анализ удобно проводить с использованием возможностей программного продукта MS Excel. Пример проведения вертикального анализа представлен в табл. 4.2.


Таблица 4.2. Вертикальный анализ бюджета продаж

Продукт

Доля продукта

в общей выручке, %

Динамика доли продукта, %

Динамика показателя по модулю, %

Оценка

Нормированная оценка

Рекомендации

отчетный период

прошлый период

Молоко

56,1

48,2

16

16

4,49

5,00

Требуется анализ!

Кефир

24,0

35,0

–31

31

3,13

3,45

Обратить внимание!

Сметана

15,4

12,2

26

26

2,46

2,67

Обратить внимание!

Масло

4,5

4,6

–2

2

1,00

1,00



Итого

100,0

100,0

Х

Х

Х

Х

 


На основании балльной нормированной оценки выдаются рекомендации в текстовом виде:

● если показатель получил оценку важности изменения 2 балла и менее, то его изменение считается несущественным, а в столбце «Рекомендации» ставится прочерк;

● если показатель получил оценку в диапазоне (2; 4] баллов, то выдается рекомендация «Обратить внимание!»;

● если показатель получил оценку в диапазоне (4; 5] баллов, то выдается рекомендация «Требуется анализ!».

Следует учитывать, что формулировка рекомендаций осуществляется автоматически на основании формальной логики и выявляет лишь наиболее значимые проблемы. Поэтому при анализе требуется внимательное изучение отчетной формы, чтобы не пропустить менее явные, но важные изменения. Наличие отметки о необходимости обратить внимание не означает отрицательного результата. Оценка выдается как в случае уменьшения, так и в случае увеличения доли, так как увеличение доли одного показателя автоматически означает уменьшение доли других показателей. Необходимо выяснить, например, либо действительно по остальным продуктам было допущено снижение объемов продаж, либо снижение доли продукта связано с более медленным ростом продаж по сравнению с другими продуктами.

Рекомендация «Требуется вмешательство!» означает, что доля показателя изменилась существенно для общей структуры и необходимо выяснить, чем это вызвано:

● если это изменение плановое, то воздействие не требуется;

● если неплановое изменение в меньшую сторону, то необходимо принять меры по компенсации негативных воздействий;

● если неплановое изменение в большую сторону, то, возможно, данный продукт имеет потенциал для дальнейшего развития.

Если по показателю отсутствуют какие-либо рекомендации, то, вероятно, нет необходимости заострять на нем внимание и изучать его структуру.
Сущность горизонтального анализа

Горизонтальный анализ представляет собой изучение абсолютных и относительных изменений показателей во времени, что позволяет выявить тенденции (величину и направление) изменений отдельных статей и их групп.

При проведении горизонтального анализа рассчитываются абсолютное (разность между показателями в отчетном и базовом периоде) и относительное отклонение (абсолютное отклонение в процентах к базовому уровню). Если значение показателя в каждом отчетном периоде сравнивается с зафиксированным периодом, то есть база остается неизменной, то анализ называют базисным. Если значение показателя каждый раз сравнивается со значением в предыдущем периоде, то анализ называется цепным (база «скользит» вслед за отчетным периодом).

Эффективность горизонтального анализа особенно высока в случае изучения показателей, по которым в рамках стратегии развития организации установлены целевые значения на средне- и долгосрочный период. Например, планируется выход на определенные объемы выручки (производства, активов и т. д.). Тогда ряд значений позволяет отслеживать процесс выполнения данных планов, рассчитывать необходимые для этого среднегодовые темпы.
Технология проведения горизонтального анализа

При проведении горизонтального анализа для каждого показателя необходимо выбрать (рассчитать) следующие данные:

● значение показателя в отчетный (анализируемый) период;

● значение показателя в базовый (прошлый либо базисный) период;

● относительное отклонение показателя (темп прироста) (путем деления абсолютного отклонения на величину показателя в базовом периоде).

Для графического сопровождения рекомендуется использовать столбиковые или линейные диаграммы, при этом возможно совмещение на одной диаграмме нескольких показателей (рис. 4.3).

Рис. 4.3. Выручка и прибыль организации в 2005–2009 гг. (столбиковая диаграмма)
Горизонтальный анализ позволяет выявить динамику показателя (продукта) во времени. При его применении также целесообразно использовать возможности автоматизации программного продукта MS Excel (табл. 4.3). В столбцы «Факт прошлого периода», «Факт позапрошлого периода» из учетной системы вносятся данные о фактических объемах продаж по продуктам за два предыдущих периода. На их основании автоматически рассчитывается динамика (прирост) показателя за отчетный и предыдущий периоды.


Таблица 4.3. Горизонтальный анализ бюджета продаж

Продукция

Выручка от реализации

Характеристика

Факт отчетного периода (n), тыс. руб.

Факт прошлого периода

(n – 1), тыс. руб.

Факт позапрошлого периода (n – 2),

тыс. руб.

Динамика за отчетный период (n), %

Динамика за прошлый период

(n – 1), %

Яблоки

546

524

426

4

23

Рост выручки замедлился

Груши

422

380

734

11

–48

Выручка нестабильна

Бананы

718

211

196

240

8

Выручка растет

Апельсины

256

358

362

–28

–1

Выручка падает

Киви

48

51

50

–6

2

Выручка падает

Итого

1990

1524

1768

31

14

Выручка нестабильна


В столбце «Характеристика» выдаются предварительные результаты анализа динамики объемов продаж каждого вида продуктов (табл. 4.4).



Таблица 4.4. Характеристики горизонтального анализа объема продаж

Прирост в отчетном периоде

Прирост в прошлом периоде

Характеристика

< –5 %

< –5 %

Объем продаж падает

< –5 %

[–5 %; 5 %]

Объем продаж падает

< –5 %

> 5 %

Объем продаж нестабилен

[–5 %; 5 %]

< –5 %

Падение продаж уменьшилось

[–5 %; 5 %]

[–5 %; 5 %]

Объем продаж стабилен (в форме ставится прочерк)

[–5 %; 5 %]

> 5 %

Рост продаж замедлился

> 5 %

< –5 %

Объем продаж нестабилен

> 5 %

[–5 %; 5 %]

Объем продаж растет

> 5 %

> 5 %

Объем продаж растет


Особое внимание необходимо обратить на горизонтальный анализ продуктов, получивших в процессе вертикального анализа характеристики «Требуется анализ!» или «Обратить внимание!». Также можно отдельно проанализировать показатели, вес которых значителен в общей структуре продаж (например, более 10 %). Следует учитывать, что характеристика «Стабилен» не всегда положительна. Если стояла задача увеличения показателя, а результат получился стабильным, то это негативный результат.

Представленная методика позволяет комплексно оценить бюджетные показатели организации с использованием возможностей автоматизации MS Excel.

Учебный материал
© bib.convdocs.org
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации